„Aufgrund der wachsenden Produktvielfalt, kürzeren Entwicklungszeiten und hohen Anforderungen an die Normenkonformität von Geräten, Maschinen und Fahrzeugen sind transparente und nachvollziehbare Abläufe in Prüflaboren extrem wichtig“, erklärte der Vorstandsvorsitzende der dacore Datenbanksysteme AG, Werner Fink, auf der ersten Labor-Management- Konferenz des Unternehmens in Weimar, die von mehr als 50 Ingenieuren und Interessenten besucht wurde. Die Konferenz in Weimar biete „Anregungen aus der Praxis“ und den „Blick über den Zaun“, so Fink.
Medienbruch aus Labor verbannt
Jürgen Wollner, Leiter des Zentrums für Tests und Zulassungen beim Augsburger Computerhersteller FSC berichtete über eine schrittweise eingeführte Dokumentenmanagement-Lösung. Mit 25 Mitarbeitern führt das Zentrum pro Jahr etwa 2000 bis 2500 Tests mit großer Bandbreite durch – vom einfachen halbstündigen Test über die aufwändigere Prüfung von Komponenten auf Elektromagnetische Verträglichkeit EMV bis zu mehrwöchigen Klima-Dauertests.
Auf der Suche nach einer geeigneten Software stellte Wollner in den 90er Jahren fest, dass Standardprodukte kaum dem Bedarf von Prüflaboren gerecht werden. So begannen die Augsburger Ingenieure im Dokumentenmanagement zunächst mit einem Fileserver (klar strukturierte Ablage von Daten rund um die Tests), daneben gab es jedoch eine Papierablage und somit einen Medienbruch, so Wollner.
Um das Dokumentenmanagement zu optimieren und den Medienbruch aus dem Testzentrum zu verbannen, entschied sich FSC im Jahr 2000 für ein Labormanagementsystem, das intern LabMan genannt wird. Seit dem Big Bang im Jahr 2001 sammeln die Mitarbeiter im Zentrum für Tests und Zulassungen die meisten Informationen zu Angeboten, Aufträgen, Kontakten und Rechnungen jetzt in dem neuen System.
Seit kurzem werden auch im EMV-Labor Messergebnisse und Fotos in diesem System verwaltet und gepflegt. Sehr komfortabel wird heute die Erarbeitung von Prüfberichten unterstützt. Standardisierte Berichtsformulare werden automatisch mit Stammdaten (zum Beispiel Angaben zu Kunde, Prüfling und Prüfung) gefüllt, sodann lassen sich die Prüfergebnisse und Bilder aus dem System automatisch an Textmarken einklinken.
In einer Bewertung betonte Wollner, die in mehreren Schritten optimierte Lösung habe zu konsistenter Datenhaltung und Workflow-Unterstützung geführt, demnächst lasse sich auch eine einfache Archivierung durch elektronisches Backup realisieren. Als Erfolgsfaktoren für bedarfsgerechtes Dokumentenmanagement im Labor nannte Wollner schrittweise Umsetzung sowie die Schulung und das Mitnehmen der Mitarbeiter.
Auftragsabwicklung im Kalibrierlabor für Medizintechnik
Dräger Medical ist ein Unternehmensbereich der Drägerwerk AG und bietet Produkte, Dienstleistungen und integrierte Systemlösungen, die den Patienten von der Notfallmedizin, über den perioperativen Bereich, die Intensiv- und Perinatalmedizin bis hin zur Heimbeatmung begleiten und so auch die klinischen Prozesse unterstützen. Mehr als 30.000 Prüfmittel pro Jahr kalibrieren die Mitarbeiter in den Kalibrierlaboren des eigenen TestCenters der Dräger Medical.
Wirtschaftsingenieurin Elke John, Quality-Manager im TestCenter, berichtete in Weimar über eine 2005 eingeführte Software-Lösung für das Auftragsmanagement der regelmäßig wiederkehrenden Arbeiten in den Kalibrierlaboren. Kern dieser Lösung sei der Dauerauftrag, so John. Was wenig spektakulär klingt, ist in Wirklichkeit eine ausgeklügeltes Tool zur Unterstützung der täglichen Arbeit.
Zunächst wird ein neues Prüfmittel im Labormanagementsystem mit Stammdaten, Registriernummer und Dauerauftrag angelegt. Nach erfolgter erster Kalibrierung erhält der Kunde das neue, mit Registriernummer gekennzeichnete Prüfmittel. Ist das Kalibrierungsintervall abgelaufen, wird das Prüfmittel beim Kunden rechtzeitig wieder abgefordert. Nach erfolgtem Lagereingang zeigt eine elektronische Arbeitsliste den Mitarbeitern an, dass nun eine Dienstleistung offen ist. Nach der erneuten Kalibrierung wird die Dienstleistung wieder geschlossen, die Rechnung erstellt und das Prüfmittel an den Kunden zurückgeschickt. Dieser Vorgang wiederhole sich pro Kalibrierintervall, so Elke John, bis zur Stilllegung des Prüfmittels.
Neben der kurzfristigen Detailplanung kann das TestCenter mit einem Planungstool für Langfristplanung absehbare Spitzenbelastungen in den Kalibrierlabors erkennen und seine Kapazitäten entsprechend planen. Möglich ist auch der softwaregestützte Rückblick in vergangene Monate. „Neben den planerischen Vorteilen wird dieses Tool auch den hohen regulatorischen Anforderungen gerecht, die wir als Medizintechnikhersteller erfüllen müssen“, erklärte Wirtschaftsingenieurin John.
Gewinnwachstum durch gezieltes Prizing
„Preise werden in vielen Unternehmen mit möglichst geringem Zeitaufwand und wenig Engagement festgesetzt“, diagnostizierte Prof. Dr. Roland Heger vom Steinbeis-Transferzentrum für Unternehmensentwicklung an der Hochschule Reutlingen in seinem Vortrag. Bei wirtschaftlichen Problemen, so Heger, tauschten Firmen oft zuerst den Vertrieb und dann das Management aus, bevor sie eines der möglichen Probleme, zum Beispiel ein unsystematisches Preisverhalten, angingen.
Heger hob hervor, dass gerade auch Labore mit Standardprüfungen in Zukunft mit der erhöhten Preistransparenz im Internetzeitalter zu kämpfen hätten, obwohl ihre Leistungen noch nicht in Portalen für den Geizkragen zu Dumping Preisen gelistet seien. Anhand von Diagrammen und Screenshots begründete Heger die Vorzüge einer wissenschaftlichen Messung der Preis-Absatz- Beziehung, einer softwaregestützten Preisfindung und einer gezielten Preisdifferenzierung. Hegers wichtigste Empfehlung war die gezielte Suche nach geeigneten Gewinntreibern für ein gesundes Unternehmenswachstum.
dacore Datenbanksysteme, Heroldsberg
QE 550
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