Regulierung als Chance

Jörg Herkommer, Bernd Hutter, Alexander Riezler

Gut beraten ist, wer sich zielgerichtet für ein exakt auf den Bedarf ausgerichtetes Tool entscheidet – Ingenics hilft bei der Auswahl.

Die Qualität der Geschäftsprozesse ist Dreh- und Angelpunkt für die Effektivität und die Effizienz eines Unternehmens. Bei aller gebotenen Intensität und Konsequenz des Effizienzmanagements ist jedoch auch darauf zu achten, dass die Konzentration auf schlanke Prozesse nicht die eigentlichen unternehmerischen Ziele in den Hintergrund treten lässt. Vor allem Supportprozesse sollten mit Umsicht und administrativer Routine verschlankt oder auch ausgelagert werden. Wo etwa der Unternehmensbereich Personal (Human Resources) lediglich die Kompetenzen eines Lohnbüros, nicht aber strategische Aufgaben hat, lassen sich dessen Tätigkeiten – die einen großen administrativen Anteil haben, dabei aber nicht wettbewerbsdifferenzierend sind – problemlos auslagern. Erfolgreiches Business Process Outsourcing (BPO) kann erheblich zum geschäftlichen Erfolg beitragen.

Bei der Gestaltung von Prozessen ist die Einhaltung von Compliance gemäß der neuen 8. EU Richtlinie des Gesellschaftsrechts zu berücksichtigen, die von allen 27 Mitgliedsstaaten bis zum 29. Juni 2008 in nationales Recht umzusetzen ist. Diese Richtlinie wird – in Anlehnung an den für die USA relevanten Sarbanes-Oxley Act, kurz SOX – häufig als EUROSOX bezeichnet. Zur Einrichtung und Pflege interner Kontrollsysteme gehört die Sicherstellung der Richtigkeit und Vollständigkeit der finanziellen Berichterstattung, der Produktsicherheitsgesetze, ISO Normen etc. Die Prozesse müssen gleichzeitig den Auditoren Stand halten und im Alltag gelebt werden können. Vernünftige Lösungen sind solche, die Komplexität reduzieren und beherrschen helfen, Doppelarbeit verhindern, Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten verkürzen, klare Strukturen und damit Motivation schaffen. Je nach Ausrichtung und Anforderung können die optimierten Prozesse als Managementsystem zur Erfüllung von Normen und Vorschriften und/oder Kundenforderungen genutzt werden (Bild 1).

Bei Projekten des Beratungsunternehmens Ingenics werden, um zu einem solchen Managementsystem zu gelangen, die Geschäftsprozesse in für das Unternehmen passende Ebenen bzw. Prozessschichten aufgegliedert. Innerhalb dieser Ebenen werden so genannte Quality Gates (Quality Tasks) bzw. Meilensteine definiert, beispielsweise allgemeine Kontrollen im Rahmen der periodischen Finanzberichterstattung oder Kontrollen auf der operativen Ebene. Ein solches Gate kann spezielle Auswertungen oder Statusberichte zur Vorlage im Management erfordern.

In dieser Phase werden alle Abläufe und Prozesse einer intensiven Prüfung unterzogen; gleichzeitig werden Compliance Anforderungen identifiziert, die unbedingt zu beachten sind. Selbstverständlich werden die Prozesse dabei auch hinsichtlich Effektivität, Auslagerungspotenzial und Möglichkeiten der Verschlankung hinterfragt. Lean-Methoden, die dabei helfen, Verschwendung zu vermeiden, stehen bei Ingenics stets im Mittelpunkt. „Sind alle meine Prozesse effizient, erbringen sie ein konkretes Ergebnis und tragen sie zur Ertragskraft des Unternehmens bei?“ lauten an dieser Stelle die entscheidenden Fragen. Wo es geboten erscheint, sich trotz eines integrierten Ansatzes im ersten Schritt auf bestimmte Bereiche oder Prozesse zu konzentrieren – z.B. weil kurzfristig besonderen Anforderungen Rechnung getragen werden muss –, wird die Vorgehensweise den aktuellen Bedürfnissen vor Ort angepasst.

Im Weiteren werden die zunächst grob definierten Prozesse im Detail modelliert und mithilfe so genannter Business Process Management (BPM) Tools abgebildet. Um bei jeder Teilaufgabe des Prozessmanagements das optimale Werkzeug einsetzen zu können, ist ein umfassendes Tool-Know-how erforderlich. Gerade im Mittelstand lässt sich durch den Einsatz von kostengünstigen und genau auf den Bedarf zugeschnittenen Tools schnell ein positives Kosten-Nutzen-Verhältnis erzielen. Die einzelnen Elemente der Prozessverfolgung müssen den Mitarbeitern so vertraut gemacht werden, dass sicher gestellt ist, dass alle Prozesse auf Basis der vom Kunden und vom Ingenics-Berater gemeinsam festgelegten Standards hinreichend dokumentiert sind: Jeder weiß, was zu tun und wofür er verantwortlich ist und kann dies gewissenhaft mit den notwendigen Informationen und Werkzeugen umsetzen (Bild 2).

Allein durch eine derartige Standardisierung von Prozessen, die alle betroffenen Abteilungen mit ihren unterschiedlichen Sichtweisen – fachliche Sicht, IT-Sicht, Prozess- und Organisationssicht – übergreift, lassen sich die effektiven Prozesskosten meist schon um mehr als 20 Prozent reduzieren.

Der Erfolg einer Prozessoptimierung hängt zu einem guten Teil von der transparenten Visualisierung und einer benutzerfreundlichen Informations- und Dokumentenlenkung über alle Prozessebenen hinweg ab. Visualisierte Geschäftsprozessmodelle oder Prozesslandkarten sollen weder zu komplex noch zu mächtig sein – schließlich sollen sie helfen, nicht verwirren. In Projekten zur Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen werden bei Ingenics Instrumente und dokumentierte Methoden wie Wertstromdesign, Wertschöpfungsanalyse etc genutzt; als Visualisierungs- und Publizierungsinstrumente werden unter anderem ARIS-Applikationen eingesetzt. Welche Tools nach der umfassenden Analyse vorgeschlagen und eingesetzt werden, ist von der jeweiligen Aufgabe, dem Ziel und der Unternehmensgröße abhängig. Immer jedoch steht eine digitale Prozessdokumentation in Form einer webfähigen Bildschirmdarstellung im Mittelpunkt; für jeden Prozessschritt werden die jeweils erforderlichen Programme mit den jeweils geeigneten Vorlagen sowie erläuternde Informationen zur Verfügung gestellt. Allein dadurch lassen sich unproduktive Zeiten wie z.B. beim Suchen in Papieren und Dokumenten um zehn bis 15 Prozent reduzieren.

Ein IT-gestütztes Managementsystem, wie es Ingenics propagiert, verzahnt alle Aktivitäten im Unternehmen, vermeidet isoliertes Abteilungsdenken, schließt Medienbrüche aus und leistet einen wesentlichen Beitrag zur Harmonisierung und Standardisierung der Geschäftsprozesse. Klare Regeln und Strukturen, koordinierte Abläufe unter Einhaltung von Compliance stellen sicher, dass alle Beteiligten jederzeit Hand in Hand auf das gemeinsame Ziel hin arbeiten. Bei Bedarf werden Lieferanten und Kunden eingebunden. Ein ganz erheblicher zusätzlicher Nutzen entsteht durch die Reduzierung von Einarbeitungszeiten neuer Mitarbeiter, da Arbeitsumfänge und Qualifizierungsbedarfe mit einem Mausklick identifiziert werden.

Die Anwendung des Ingenics Geschäftsmodells mit der einheitlichen Dokumentation aller relevanten Geschäftsprozesse in Form eines Webprozessportals bringt den Kunden auf drei Ebenen konkreten Nutzen:

Mit entscheidend für den Erfolg ist die Einigkeit darüber, dass

Aus der Kombination aus einer geeigneten Plattform, definierten Methoden und Standards sowie dem Best Practice Ansatz aus der langjährigen Projekterfahrung wird in Ingenics-Projekten die jeweils optimal passende Unternehmenslösung entwickelt. Integrative Ansätze, die Unternehmensstrategie und -philosophie mit dem Ziel einer effizienten Organisation ohne Verschwendung verbinden, sind einem vorgegebenen Qualitätsmanagementsystem, das lediglich ein Zertifikat einbringt, immer vorzuziehen.

Die strukturierte Darstellung bis hin zu den einzelnen Prozessschritten versetzt Unternehmen in die Lage, auf Prozessebene Dokumente, IT-Systeme und Organisation zu verknüpfen und eine multifunktionale, webfähige Plattform bereitzustellen. Wurden Maßnahmen zur Effizienzsteigerung bisher vor allem in produktionsnahen Bereichen durchgeführt, rücken zunehmend auch die übrigen Unternehmensbereiche ins Visier der „Verschlanker“. Eine aktuelle Roland Berger-Studie im Auftrag von Ingenics ergab, dass 91 Prozent der befragten Unternehmen davon ausgehen, dass mit neuen Prozessen eine erhebliche Effizienzsteigerung in der Verwaltung bewerkstelligt werden könnte; dabei sahen nur 50 Prozent Outsourcing als gebotenes Instrument an. Tatsächlich steht die nachhaltige Prozessoptimierung in einer unauflösbaren Beziehung zur Unternehmenskultur: Nur wer daran arbeitet, schafft die Basis für eine tief greifende und langfristige Veränderung im Unternehmen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass durch ein Managementsystem in Kombination mit publizierten Geschäftsprozessen als Wissensplattform der Aufwand für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter um bis zu 60 Prozent, Suchzeiten um bis zu 80 Prozent reduziert werden können.

Ingenics, Ulm

QE 505

Der Sarbanes-Oxley Act (SOX) von 2002 ist ein US-Gesetz zur verbindlichen Regelung der Unternehmensberichterstattung. Sein Ziel ist es, die Richtigkeit und Verlässlichkeit der veröffentlichten Finanzdaten von Unternehmen abzusichern. Es gilt für alle Unternehmen, deren Wertpapiere in den USA gehandelt werden. Nach Section 404 muss jeder Jahresbericht eine Beurteilung der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems für die Rechnungslegung durch die Geschäftsleitung des Unternehmens und ein Urteil des Wirtschaftsprüfers über diese Beurteilung enthalten. Das Gesetz führte zu weit reichenden Veränderungen der „Corporate Governance“ – d.h. der Methoden und Instrumente zur Leitung und Überwachung eines Unternehmens unter Beachtung der gültigen Gesetze und Regelwerke (Compliance); ein integriertes Managementsystem ist damit unverzichtbar geworden.

Vier Jahre nach Inkrafttreten des SOX wurde auch in der Europäischen Union eine neue Richtlinie des Gesellschaftsrechts beschlossen und in Kraft gesetzt. Diese Richtlinie ist von allen 27 EU Mitgliedsstaaten bis zum 29. Juni 2008 in nationales Recht umzusetzen. Dank der Ähnlichkeiten mit dem SOX – gleicher Zweck, ähnliche Ziele trotz deutlicher Unterschiede in Details – wird die neue EU-Richtlinie im Fachjargon meist als EUROSOX oder EU-SOX bezeichnet.

Wie werden interne Kontrollsysteme und Risikomanagementsysteme zur sicheren EUROSOX-Compliance am besten implementiert?

So früh wie möglich

Auch wenn die Verpflichtung auf EUROSOX noch nicht sofort gilt: Projektkosten und -risiken werden durch eine längere Projektdauer und gleichmäßiger verteilte Abarbeitung der Projektaufgaben besser kalkulierbar.

Das EUROSOX-Projekt im Unternehmen als Chance, behandeln

Wer neben den gesetzlichen Anforderungen Projektziele identifiziert und kommuniziert, von denen das Unternehmen profitiert, steigert die Motivation und die Qualität der Leistung aller Beteiligten.

Ausreichende Ressourcen für das Projektmanagement bereitstellen

Besonders bei unternehmensweiten Projekten gilt: Klare Vorgaben, einheitliche Strukturen und Vorgehensweisen sowie intensive Projektkommunikation sichern den Erfolg – entsprechende Kapazitäten vorausgesetzt.

IT-Programme lösen nicht die strukturellen Fragen

Hochwertige Software ist ein wertvolles Werkzeug, um das Projekt zu dokumentieren und für Dritte (z.B. den Wirtschaftsprüfer) nachvollziehbar zu machen; inhaltliche Lösungsansätze müssen von Menschen erarbeitet werden.

Gesetze geben nur den Anstoß

Erfahrungen aus SOX-Projekten haben gezeigt, dass unabhängig von gesetzlichen Regelungen die meisten Unternehmen erhebliche Verbesserungen realisieren können, sobald gezielt Schritte zur Verbesserung des Internen Kontrollsystems unternommen werden.