Bewerben – aber wie?

Joachim H. Runge, TQM-MC Management Consulting, Wannweil

Unternehmen, die im Wettbewerb vorn liegen und damit zu den Gewinnern gehören, haben die Möglichkeit, sich um den European Quality Award ( > 700 EQA Punkte – die ISO 9000 ff bringt ca 300 Punkte) oder um den Ludwig Erhard Preis (Deutschland) zu bewerben – nach genauer Überprüfung wird dem Unternehmen bestätigt (wenn es die höchste Punktzahl von allen Bewerbern hat), daß es das „wettbewerbsfähigste“ in Europa oder Deutschland ist. Ein derartiger Preis sagt den Kunden, daß sie den richtigen Lieferanten gefunden haben und motiviert die Mitarbeiter zu erhöhter Leistung. Denn wer zu den Gewinnern gehört, hat einen sicheren Arbeitsplatz und mehr Freude an der Arbeit und erfreut den Aufsichtsrat und die Investoren, denn die Unternehmensergebnisse können sich sehen lassen.

Wenn Chancen auf den Gewinn des Preises bestehen, d. h. wenn > 700 EQA Punkte erreicht sind. Es gibt jedoch Organisationen, die sich bei geringerer Punktzahl bewerben, um sich von externen Assessoren kostengünstig den Standort des Unternehmens bestätigen zu lassen – über den damit verbundenen Nutzen/Kosteneffekt muß jeder selbst entscheiden.

Wie werden 700 Punkte erreicht?

Wer mit der TQM Implementierung noch nicht begonnen hat, sollte mit dem Vier-Phasen-Konzept (siehe Quality Engineering 3/98) beginnen:

Phase 1: Führungs-Team weiterbilden,

Phase 2: Standort bestimmen (Self Assessment),

Phase 3: Strategie erstellen,

Phase 4: Strategie implementieren. Dieser Ablauf wiederholt sich Jahr für Jahr bis ca. 700 Punkte erreicht sind. Organisationen mit einem hoch motivierten Führungs-Team und schnell in der Implementierung verbessern ihre Organisation pro Jahr um ca. 100 Punkte! Nach der 1. oder 2. Standortbestimmung durch das Führungs-Team kann diese Aufgabe auch delegiert werden. Mögliche Vorgehensweisen sind in der Broschüre der EFQM „Selbstbewertung“ (Self Assessment) beschrieben – die Bewertung erfolgt von einem internen cross funktionalem Managerteam mit einer Assessorenausbildung.

Ist ein Punktestand von über 550 erreicht, empfiehlt sich die Vorgehensweise „Selbstbewertung mittels Simulation einer Bewerbung um einen Qualitätspreis“, siehe EFQM Broschüre. Bei diesem Ansatz wird eine vollständige Bewerbungsdokumentation (zulässiger Höchstumfang 75 Seiten) für eine Unternehmenseinheit oder für das gesamte Unternehmen erstellt. Die Dokumentation dient Assessoren (interne plus ein oder mehrere externe) zur Bewertung des Unternehmens. Ermittelt werden Stärken, Verbesserungsmöglichkeiten und die Punktezahl.

Das Vorgehen ist aus der jeweiligen „Bewerbungsbroschüre“ für den EQA bzw. LEP ersichtlich. Eine Bewerbung um den EQA ist in englisch abzufassen, eine Bewerbung um den LEP in deutsch. Wer die Absicht hat, sich zu bewerben, sollte diese Broschüre sehr gründlich zu studieren und auch die Broschüre „Selbstbewertung“.

Eine Regel, wer sich um den Preis bewerben darf, ist die Sicherstellung, daß die Bewerber zumindest zu 50 Prozent in Europa (EQA) bzw. in Deutschland (LEP) tätig sind. Ein Zeitplan informiert über alle Schritte – vom Einsenden des Formulars bis zur Preisverleihung. Gebühren und Kosten werden für die Bearbeitung der Bewerbung genannt. Bei entsprechender Qualifikation fallen Reisekosten für einen Vorortbesuch eines Assessoren Teams an. Für Zeit- und Arbeitsaufwand des Assessoren Teams werden keine Kosten erhoben. Erklärt wird das Bewertungsverfahren, die Kriterien nach der die Bewertung erfolgt und die Punkte Ermittlung. Ebenfalls enthalten ist ein Bewerbungsformular und Regeln zur Gestaltung der Bewerbungsunterlagen.

Zunächst noch einige Worte zum Nutzen der zu erstellenden Bewerbungsunterlagen (Unternehmensdarstellung) für das Unternehmen – genaugenommen handelt es sich um eine äußerst wertvolle „Unternehmensdarstellung“, die für viele Zwecke verwendet werden kann.

Auf 75 Seiten wird die Arbeitsweise und Verzahnung der Gesamtorganisation, des Systems, einschließlich Regelkreisen und Meßkriterien nach den 9 EQA Kriterien dargestellt und einschließlich der Ergebnisse und Trends. Zudem handelt es sich um keine Einzelaktion, denn sind die Daten erst einmal im PC, erfordert die jährliche Überarbeitung keinen großen Aufwand mehr.

Es handelt sich um eine äußerst wertvolle Unterlage für eine gemeinsame Sprachregelung des Führungs-Teams. Dies kann beim Umgang mit Kunden, Banken und Aufsichtsrat von Nutzen sein, darüber hinaus kann der Geschäftsbericht leicht davon abgeleitet werden.

Am schnellsten und produktivsten erfolgt die Unternehmensdarstellung in sieben Teams, bestehend aus Mitarbeitern des Führungs-Teams und einem professionellen „Schreiber“ aus dem Kommunikationsbereich. Die Teams liefern die Fakten und Daten wie Zahlen, Trends, Grafiken, Bilder, vereinfachte Prozeßabläufe sowie Beispiele. Der Kommunikationsprofi verbindet die Fakten mit wenigen, aussagefähigen, sachlichen Worten. Die Aufgabenstellung der Teams sollte wie folgt nach EQA Kriterien untergliedert sein: Team 1) Führung,

Die Unternehmensdarstellung sollte sich eng an die neun Kriterien halten. Dadurch werden in der Praxis häufig vorkommende Wiederholungen vermieden. Eine Loseblattsammlung erleichtert das Ändern. Das „Wie“ und das „Was“ ist entscheidend. Bei den ersten fünf Kriterien – Mittel und Wege (Führung, Strategie, Mitarbeiterorientierung, Ressourcen, Prozesse) ist entscheidend, daß beschrieben wird, „wie“ die Organisation ihre Aufgaben durchführt (z. B. ist ein Prozeß vorhanden). Ein häufiger Fehler ist, daß beschrieben wird „was“ gemacht wird.

Bei den Kriterien sechs bis neun (Ergebnisse) kommt es darauf an, mit Zahlen und Trends (mindestens drei Jahre) zu verdeutlichen, „was“ geleistet wurde (z. B. Verkürzung von Prozeßzykluszeiten, Reduzierung von Prozeßkosten) und ob es Fortschritte (Trends) gegeben hat.

Die Darstellung des Systems mit seinen Regelkreisen und das Zusammenwirken der Kriterien muß deutlich herauskommen. Wenn z. B. Ziele in der Strategie genannt werden und im Ergebnisbereich Ergebnisse gezeigt werden, die mit den Zielen nichts zutun haben, kann dies bedeuten, daß das Gesamtsystem noch nicht aufeinander abgestimmt ist.

Ziele, Ergebnisse und Trends in einer Grafik machen deutlich, daß es sich nicht um Zufallsergebnisse handelt sondern um geplante und damit gewollte Werte.

In der Praxis fehlen häufig die Ziele!

Eine Abkürzungserklärung für die vielen in den Organisationen verwendeten Abkürzungen spart Platz und erleichtert den Assessoren die Arbeit. Systematischer Methodeneinsatz z. B. für Fehlerreduzierung oder Prozeßverbesserung ist unbedingt zu erwähnen. Externe Unterstützung durch einen erfahrenen Berater, Assessor oder der Besuch eines Unternehmens, welches den Prozeß bereits hinter sich hat, ist sehr sinnvoll. Fehler und der damit verbundene Zeitverlust, Frustration und Kosten lassen sich bei geringem Aufwand vermeiden.

Bewerbungsunterlagen erhalten Sie direkt bei den angegebenen Adressen (Kasten links). Bei Beratungsbedarf können Sie über die Kennziffer Kontakt mit dem Autor aufnehmen.

Weitere Informationen A QE 301

EFQM, 1200 Brüssel, Belgien, Fax: 0032 2 779 1237, Tel.: 0032 2 775 3511.

Erhältlich sind die Broschüren „Selbstbewertung 1998“ und „European Quality Award Bewerbungsbroschüre 1998“.

DGQ, 60433 Frankfurt, Fax: 069 95 424 133 oder VDI, 40002 Düsseldorf, Fax: 0211 6214 575. Erhältlich sind die Broschüren „Selbstbewertung 1998“ und „Ludwig-Erhard-Preis Bewerbungsbroschüre 1998“.

Deutsche EFQM, Am Borchel 44, 49525 Lengerich, Fax: 05 481 81 000.

Erhältlich sind alle Broschüren der EFQM und die LEP Bewerbungsbroschüre.