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Die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen

Mit Zeit- und Selbstmanagement zu mehr Effizienz
Die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen

Die voranschreitende Globalisierung der Weltwirtschaft und der damit verbundene Drang der Unternehmen nach höherer Produktivität sowie die Übertragung von mehr Verantwortung an jeden Einzelnen führt dazu, dass sich die Mitarbeiter und Führungskräfte einem immer höheren Leistungs- und Zeitdruck ausgesetzt sehen. Sie werden immer mehr zu einer Herde von zeitlich Getriebenen, die sich dem Ziel der Erhöhung der „Erledigungstaktzahl“ verpflichtet zu fühlen hat.

Dr. Oliver Hettmer, Unternehmensberater, Winnenden,

Stress ist inzwischen ein Modewort. Wer nicht sagen kann, dass er im Stress sei, leistet quasi nicht genug. Diesen Eindruck könnte man bedauerlicherweise heutzutage bekommen. Vor allem der negativ wirkende Distress, aber bei dauerhafter Belastung auch der positiv und produktiv wirkende Eustress können zu Krankheiten und zu Problemen in Hinblick auf den Beruf und das private Umfeld führen. Eine Störung der sogenannten Work-Life-Balance und eine Verminderung der Lebensqualität ist die Folge. Man lebt nicht mehr, sondern man wird gelebt.
Und wie ist dieses Problem nun zu lösen? Die Uhr um 15 oder 20 Jahre zurückzudrehen geht nicht. Der Einzelne kann die Welt nicht ändern, da er nur ein kleines Rädchen in einem großen Getriebe ist. Aber er kann zumindest in seinem Mikrobereich Veränderungen vornehmen, Akzente setzen und sich besser organisieren.
Ziele formulieren
Zunächst ist es von Bedeutung, dass Sie sich Ihre beruflichen und privaten Ziele in kurz-, mittel- und langfristiger Hinsicht bewusst machen. Es geht in einem ersten Schritt also darum, die richtigen Dinge zu tun und nicht nur über die möglichst effiziente Ausführung von Tätigkeiten nachzudenken, deren Zielorientierung gar nicht hinterfragt wurde. Zu beachten ist dabei, dass Ihre Ziele mess- und realisierbar sein sollten. So könnte beispielsweise ein berufliches Ziel lauten, dass Sie sich nicht nur fachlich, sondern auch sozial und methodisch weiterbilden möchten und hierbei beabsichtigen, jedes Jahr vier Seminartage wahrzunehmen. Seminarbesuche erfordern aber Zeit, welche ein knappes Gut ist.
Persönliche Tätigkeitsanalyse
Mit Zeit- und Selbstmanagement kann Stress und Zeitmangel mit offenem Visier begegnet werden. Jeder hat von diesem Schlagwort schon gehört, aber wer kennt die Vielzahl an Techniken und wer setzt wenigstens einige davon konsequent ein? Bevor einzelne Methoden angewendet werden, bedarf es einer persönlichen Tätigkeitsanalyse, die Sie über eine Woche hinweg vornehmen sollten. Veränderungen können nur dann sinnvoll bewirkt werden, wenn Sie Ihre Missstände zuvor aufgedeckt haben. Folglich sollten Sie sich folgende Schlüsselfragen stellen, auf die nachfolgend eingegangen wird:
  • Für welche Tätigkeiten setze ich meine Zeit ein?
  • Wie führe ich diese Tätigkeiten durch?
Vielfach hat man völlig falsche Vorstellungen, wofür und wie man seine Zeit im Arbeitsalltag verwendet. Aus praktischer Erfahrung als Seminaranbieter kann gesagt werden, dass eine kritische Selbstreflexion, die ein wichtiges Element der Stressanalyse ist, einem eine klare Sicht der Dinge eröffnet.
Prioritäten setzen
In Anlehnung an das Pareto-Prinzip erzielt man mit 20% der eingesetzten Zeit immerhin 80% der Ergebnisse. Beziehungsweise mit 80% der verwendeten Zeit erreicht man nur 20% der Ergebnisse. Und genau in diesen 80% der Zeit stecken die Zeitdiebe und Störfaktoren, die es zu vermeiden gilt. Machen Sie sich also daran, auf einem Blatt Papier alle Zeitdiebe zu notieren und die wichtigsten kurzfristig anzugehen (siehe Beispieltabelle).
Und wie sollten die anfallenden Aufgaben nun erledigt werden? So wie sie eben zeitlich eingehen oder wie man Lust dazu hat? Nein! Besser ist es, Prioritäten zu setzen. Wie bei vielen anderen Dingen lässt sich auch hier eine sinnvolle Priorisierung mit Hilfe der ABC-Analyse vornehmen. Und zwar in sehr wichtige A-Tätigkeiten, wichtige B-Tätigkeiten und unwichtige C-Tätigkeiten. So könnte beispielsweise das Arbeiten an einem Kundenprojekt die Priorität A erhalten, die Überarbeitung von Präsentationsunterlagen mit Priorität B versehen werden und die Bestellung von Büromaterial als C-Tätigkeit eingestuft werden.
Das sogenannte Eisenhower-Prinzip geht einen Schritt weiter und nimmt eine Aufteilung in vier Gruppen entsprechend der Kriterien-Kombination von wichtig/unwichtig sowie eilig/nicht eilig vor:
  • Aufgaben, die wichtig und eilig sind, werden sofort angepackt.
  • Aufgaben, die wichtig, aber nicht eilig sind, werden in die Zeitplanung aufgenommen.
  • Aufgaben, die unwichtig, dafür aber sehr eilig sind, werden delegiert.
  • Aufgaben, die unwichtig und nicht eilig sind, wandern in den Papierkorb.
Tages- und Wochenplanung
Planung heißt, die Zukunft zu gestalten. Dies sollte durch Wochen- und Tagespläne erfolgen. Zum einen können Sie dadurch Ihren Schreibtisch und Ihre Pinnwand von vielen kleinen Merke-Zettelchen freihalten und zum anderen erhalten Sie dadurch eine Übersicht der zu erledigenden Tätigkeiten mit der Möglichkeit eine Priorisierung vorzunehmen. Hierzu werden im Handel verschiedene Kalender- und Planungssysteme, zum Teil auch als Software, angeboten.
Bei der Erstellung eines Tagesplans kann die sogenannte ALPEN-Methode herangezogen werden. Sie sieht die vier folgenden Schritte vor:
  • Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben
  • Länge der Aktivitäten einschätzen
  • Pufferzeiten reservieren
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrolle vornehmen
Von besonderer Bedeutung bei der Tagesplanung ist der Biorhythmus, der von Mensch zu Mensch verschieden ist und die persönliche Leistungskurve bestimmt. Studien belegen, dass nur wenige Personen ihrer persönlichen Leistungskurve Beachtung schenken. Nutzen Sie den Morgen, denn „Morgenstund hat Gold im Mund“. Eine zehnminütige Ruhepause oder ein kurzer Spaziergang nach dem Mittagessen führt zu einem Wiederanstieg der Leistungskurve.
Entscheidungen treffen
Im Arbeitsalltag von Führungskräften gehört es zur Tagesordnung, dass Entscheidungen getroffen werden müssen. Treffen Sie Ihre Entscheidungen immer zeitnah? Oder verschleppen Sie sie auch immer wieder einmal, weil Sie sich nicht entscheiden können oder möchten? Entscheidungen sollten dann getroffen werden, wenn alle möglichen Fakten auf dem Tisch liegen. Wenn Ihnen beispielsweise drei Angebote zum Bezug neuer Büromöbel vorliegen und alle Fragen geklärt sind, gibt es keinen Grund die Entscheidung hinauszuzögern. Lässt sich der Unsicherheitsgrad einer Entscheidung durch weitere Informationen verringern, zum Beispiel dadurch, dass Ihnen einer der Büromöbelhändler eine 3D-Skizze nachreichen möchte, sollte ein konkreter Zeitpunkt für die Entscheidung vorgemerkt werden. Entscheidungen ohne Not nicht zu treffen oder zu verschieben, sollte vermieden werden, da man sich dann ein weiteres Mal mit demselben Sachverhalt zu befassen hat.
Delegieren
Delegieren ist als Führungsaufgabe zu verstehen und hat die Übertragung von Aufgabenpaketen auf andere Personen zum Gegenstand. Dass Delegieren aber tatsächlich zu einer Zeitersparnis führt und dadurch nicht mehr Zeit verschlingt als eingespart wird, ist es erforderlich, von vornherein eine Reihe von klärenden Fragen zu stellen (siehe Kasten). Als Beispiele für zu delegierende Tätigkeiten sind die Datenbankpflege oder das telefonische Vereinbaren von Terminen anzuführen.
Kraftvoll „Nein“ sagen können
Nicht nein sagen können, liegt vielfach im Wunsch begründet, hilfsbereit zu sein oder an fehlender Courage. Es schwingt oftmals die Befürchtung mit, von den Kollegen als eigensinnig und egozentrisch abgestempelt zu werden. Folglich muss man „nein sagen“ lernen und sich zum „Dinge mutig sein lassen“ durchringen. Nehmen wir den Fall, dass Sie ein Kollege um die Übernahme einer zusätzlichen Tätigkeit im Rahmen eines Projektes bittet, Sie aber kaum Zeit haben:
  • Sagen Sie nicht gleich zu, sondern fragen Sie: „Warum ich?“, „Warum gerade jetzt?“. Denn warum sollen Sie sich als Nein-Sager zuerst rechtfertigen. Wenn Sie als zweiter Ihre Gründe vortragen, wird Ihrem Gegenüber klar, dass Sie in einer noch kritischeren Situation als er sind.
  • Überlegen Sie, ob eine andere Person nicht genauso geeignet für diese Tätigkeit ist.
Nein zu sagen ist letztendlich eine Ermessensentscheidung bei der die eigene Situation, das heißt, die eigenen Ziele, die Priorität der momentan von Ihnen zu bearbeitenden Aufgabe und Ihr vorhandenes Zeitbudget mitberücksichtigt werden sollten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Zeit- und Selbstmanagement eine Vielzahl von Techniken bereithält mit Hilfe derer dem Stress des Arbeitsalltags entgegenwirkt werden kann. Das Kennenlernen und Üben dieser Techniken wird durch den Besuch von Zeit- und Selbstmanagement-Seminaren möglich. Dadurch lässt sich der Wochen- und Tagesablauf eines jeden Einzelnen effizienter organisieren. Mehr zeitlicher Freiraum führt zu weniger Stress und zu einem ausgeglicheneren Verhältnis von Berufs- und Arbeitsleben.
QE 502

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