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Eine Software für alle

Qualitätsmanagement in interdisziplinärer Spitzenforschung
Eine Software für alle

Viele Prozesse und Abteilungen sind im Forschungszentrum Jülich in das Qualitätsmanagement involviert. Die QM-Software IMS von Consense fasst die verschiedenen Normen sowie Regelwerke zusammen und bietet unter einer einheitlichen Oberfläche eine systematische Verknüpfung der Abläufe und Daten.

Qualitätsmanagement ist im Forschungszentrum Jülich ein priorisiertes und zentrales Thema. Denn wenn beispielsweise die Qualitätssicherung bei wichtigen Messgeräten für die Luft- und Raumfahrt nicht funktionieren würde, wäre dies unter anderem mit großem Reputationsverlust verbunden – mit weitreichenden Folgen für Forschung und Wissenschaft.

Aus diesem Grund unterhält das Zentrum seit 2007 einen eigenen Fachbereich für Qualitätsmanagement. Die Aufgabe der Mitarbeiter des Fachbereiches besteht darin, die verschiedenen Institute und Geschäftsbereiche in Sachen Qualitätsmanagement zu beraten und zu unterstützen.
Die Sicherung der Qualität von Forschung, Entwicklung und Dienstleistungen umfasst beispielsweise Standards zu Geschäftsprozessen, Erfüllung gesetzlicher Auflagen, Festlegung von Abläufen und Rahmenbedingungen in der Forschung sowie Entwicklung und Betrieb wissenschaftlicher und technischer Infrastruktur. Das QM-Team berät beim Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems, begleitet gemeinsam vereinbarte Auditpläne, unterstützt auf dem Weg zur Zertifizierung und darüber hinaus – individuell zugeschnitten auf die jeweiligen Bedürfnisse der Organisationseinheiten und Institute. Außerdem fungiert der Fachbereich als direkte Schnittstelle zum Vorstand des Forschungszentrums, mit dem ein intensiver Austausch über Vorstellungen und Ziele in Sachen QM erfolgt.
Die Kollegen des Fachbereiches QM haben einen wissenschaftlichen Hintergrund und langjährige Erfahrung als Mitarbeiter in der Forschung: Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) Hartmut Prast sowie Christian Lichters und Thomas Muckenheim kennen die besonderen Anforderungen, aber auch die möglichen Vorbehalte der Wissenschaftler gegenüber einem Qualitätsmanagementsystem.
„Die verschiedenen Aufgaben und Tätigkeitsfelder hier im Forschungszentrum haben einen individuellen Unterstützungsbedarf und folgen unterschiedlichen Normen und Standards“, erläutert Hartmut Prast. In Consense IMS fand man in Jülich die passende Lösung. Das System wurde vom Aachener Softwareanbieter Consense entwickelt, der sich auf Prozess- und Qualitätsmanagement spezialisiert hat.
Normen und Regelwerke unter einer Oberfläche
Die Software deckt die unterschiedlichen Anforderungen und auch die individuellen Bedürfnisse der verschiedenen Institute und Organisationseinheiten ab. Consense IMS fasst verschiedene Normen und Regelwerke zusammen und bietet unter einer einheitlichen Oberfläche eine systematische elektronische Verknüpfung von Prozessen und Daten sowie von Prozessen und Vorgabedokumenten – wie zum Beispiel Verfahrens-, Arbeits- oder Standardarbeitsanweisungen.
Genau diese Eigenschaften benötigte man in Jülich: Gefordert war eine Lösung, die es erlaubte, zentrale Konfigurationen von nur einer Stelle aus zu verwalten, daneben aber die speziellen QM-Bedürfnisse der höchst unterschiedlichen Institute und Organisationseinheiten parallel zu berücksichtigen. Dies ist wichtig, um den sorgsamen Umgang mit sensiblen Informationen sicherzustellen sowie Geltungsbereiche präzise festzulegen und damit die Überflutung mit Dokumenten aus anderen Organisationseinheiten zu vermeiden.
Abbildung vieler dezentraler Qualitätsmanagementsysteme
Die große Herausforderung bei der Einführung von Consense IMS lautete also: Die vielen verschiedenen QM-Systeme der einzelnen Institute müssen eigenständig im System abgebildet werden. „So zentral wie nötig, so dezentral wie möglich. Das war die Maxime, unter der dieses Projekt umgesetzt wurde“, erklärt Prast.
Das Ergebnis sieht wie folgt aus: Das zentrale QM-System ist verantwortlich für alle Festlegungen, die im Hinblick auf ein Qualitätsmanagement im Forschungszentrum getroffen werden. Es ist einfach aufgebaut: Die Dokumentation besteht aus der Rahmenrichtlinie „Qualität“ und den sechs von der Norm geforderten Verfahrensanweisungen.
Bei Anfragen von außen – zum Beispiel von Partnern oder Zuwendungsgebern der Forschungseinrichtung – kann das betreffende Institut oder die Organisationseinheit auf dieses System verweisen. Im nächsten Schritt wird dann ein QM-System aufgebaut, das passgenau auf die jeweiligen Anforderungen abgestimmt ist.
Die Basiskonfiguration von Consense IMS ist vom Fachbereich QM verbindlich vorgegeben. Dazu zählen zum Beispiel einheitliche Kopf- und Fußzeilen, die einheitlich strukturierte Startseite für jeden User mit persönlicher Ansprache und individuellen Aufgaben, Kennzahlen und Zielen.
Kommt ein neues Institut oder ein weiterer Geschäftsbereich als Consense-Nutzer hinzu, werden dort ein Qualitätsbeauftragter sowie ein Verantwortlicher für das IMS-System benannt. Diese erhalten dann eine umfassende Einweisung in die Software. Aufgrund der Basiskonfiguration und einheitlich standardisierten Vorgehensweisen ist eine Integration einer neuen Organisationseinheit schnell umsetzbar.
Der Fachbereich QM bietet die gesamte Aus- und Weiterbildung im Bereich QM und in den Funktionen der Software an. Die Mitarbeiter erhalten neben der Einführung in das System regelmäßige Schulungen zu Neuerungen der Software, zum Beispiel nach einem Upgrade. Und auch der Nachwuchs profitiert. „Unsere Auszubildenden absolvieren im ersten Ausbildungsjahr eine QM-Schulung mit Prüfung und Zertifikat, die ihre berufliche Vita weiter aufwertet“, erläutert Prast.
Management von komplexen Strukturen
Übersichtliche Organisationsstrukturen, die zentral im Fachbereich QM für jedes Institut mittels Consense erstellt werden, bieten einen transparenten Überblick über alle QM-Systeme im Forschungszentrum. Rollen und Rechte der Mitarbeiter werden in der Qualitätsmanagement-Software zentral durch den Fachbereich verwaltet. Die Rollen der Prozesseigner, die Änderungen in Prozessen oder Dokumenten vornehmen dürfen, werden eigenständig durch die jeweiligen QMB in den Instituten und Organisationseinheiten vergeben.
Mithilfe von Consense IMS lässt sich genau nachvollziehen, wer wann wen im System angelegt und wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Das schafft hohe Transparenz. Einmal pro Jahr erfolgt durch den Fachbereich QM eine Abfrage der Verantwortlichkeiten bei den jeweiligen Instituten und Organisationseinheiten – so kann in Consense immer der aktuelle Stand gehalten werden.
Das positive Feedback, das den Fachbereich erreicht, bestärkt. „Unsere User loben besonders die schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten und die übersichtliche Struktur des Systems“, erläutert Lichters. „So hat man zum Beispiel auch bei längerer Abwesenheit sofort den aktuell gültigen Stand eines Dokuments vorliegen, dessen Kenntnisnahme man elektronisch bestätigt. Ältere Versionen befinden sich in der Historie.“
Darüber hinaus laufen Freigabeprozesse digital ab, wobei jeder Schritt automatisch festgehalten wird. Auch die Auditvorbereitungen wurden durch die konfigurierten Zugriffsrechte der Auditoren auf die benötigten Dokumente und Prozesse erheblich erleichtert. Thomas Muckenheim gibt ein Beispiel: „Das Agrosphere IBG-3, unser Institut für Bio- und Geowissenschaften, hat in der Vergangenheit ein Qualitätssicherungssystem nach der ‚Guten Laborpraxis’ – kurz GLP – betrieben. Hier erfolgte die Dokumentenverteilung in Papierform – ein enormer Aufwand.“ Mit der Überführung der Dokumente des GLP-Qualitätssicherungssystems in das Consense IMS konnte die Umstellung auf ein QM-System nach DIN EN ISO 9001 erfolgen. Gleichzeitig wurde das Groß-Forschungsprojekt Tereno eingebunden und schrittweise die einzelnen Teilprojekte aufgenommen. Nach der einjährigen Aufbauphase konnte das QM-System dann erfolgreich nach der DIN EN ISO 9001 zertifiziert werden.
Vertraulichkeit bleibt gewahrt
Die Dokumentenlenkung erfolgt jetzt digital und die benutzerfreundliche Freigabeprozedur der Software entwickelte eine sehr positive Dynamik im QM-System. Revisionen werden unmittelbar durch den verantwortlichen Mitarbeiter ausgelöst. Dadurch wird der Prozess kontinuierlich verbessert und die Dokumente entsprechen der realen Praxis der Prozesse.
Besonders wichtig ist dabei: „Durch die strikte Trennung der QM-Systeme der einzelnen Institute haben unsere Kollegen die Gewissheit, dass die Vertraulichkeit ihrer sensiblen Dokumente aus Forschung und Entwicklung zu jeder Zeit gewahrt wird“, berichtet Muckenheim weiter.
„Wir wollen unseren Kunden im Forschungszentrum immer einen Mehrwert an die Hand geben“, sagt Prast abschließend. „Mit Consense IMS sind wir in der Lage, jedes der dezentralen QM-Systeme auf die besonderen Gegebenheiten und speziellen Anforderungen der jeweiligen Organisationseinheit und Institute auszurichten und dennoch zentral zu verwalten.“
Das Ergebnis überzeugt: Die hohe Nachfrage im Zentrum und rund 600 in Consense angelegte Nutzer spiegeln die hohe Akzeptanz wider. Dies wird stetig weiter ausgebaut. „Für die nahe Zukunft lautet unserer erklärtes Ziel: Wir wollen jedes Jahr mindestens zwei weitere Institute oder Organisationseinheiten in die Zertifizierung führen“, blickt Prast nach vorne. ■
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