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Eine Sprache für alle Abteilungen

Software sorgt für eindeutige Benennung von Produktkomponenten
Eine Sprache für alle Abteilungen

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Die technische Dokumentation enthält alle Informationen zu einem Produkt und ist somit wichtige Basis für die Rückverfolgbarkeit. Die Konsistenz und Verständlichkeit der Texte ist elementar. Um diese durchgängig zu gewährleisten, setzt das Unternehmen Hima ein spezielles System für Terminologie und Übersetzungsmanagement ein.

Hima ist ein Anbieter von sicherheitsgerichteten Automatisierungslösungen in den Bereichen Prozessindustrie, Bahnindustrie, Logistik und Maschinensicherheit. Aufgrund der internationalen Ausrichtung sind Übersetzung und Übersetzungsmanagement bei Hima fest verankert. Besonders in der Abteilung Entwicklung Dokumentation (ED) spielt dieses Thema eine wichtige Rolle, wenn es um die Lokalisierung von Handbüchern, Zertifikaten, der eigenen Software und entsprechenden Online-Hilfen geht.

Bei bis zu sechs unterschiedlichen Zielsprachen ergibt sich ein hoher Übersetzungsaufwand. Die Abteilung nutzt dafür den Across Language Server. Die Softwareplattform speichert zentral alle übersetzungsrelevanten Daten und schafft eine gemeinsame Arbeitsumgebung, an die vom Sprachdienstleister bis zum freiberuflichen Übersetzer alle Projektbeteiligten angebunden werden.
Besonders in der Technischen Dokumentation sind Konsistenz und Verständlichkeit wichtige Kriterien für einen guten Text. Dies betrifft auch die eindeutige Benennung von Produktkomponenten und anderen firmenspezifischen Fachbegriffen. Der Across-Server bietet neben dem Übersetzungsspeicher und Funktionen zum Projektmanagement auch ein Terminologiesystem. Daher war es für Hima naheliegend, auch der Firmenterminologie verstärkt Aufmerksamkeit zu schenken.
Jede systematische Terminologiearbeit basiert auf einer genauen Analyse des Ist-Zustandes zur Ermittlung des Bedarfs. So wurden die Anforderungen an mehr Konsistenz, eine zentrale Verwaltung der Terminologie und die verbesserte interne Kommunikation festgestellt. Schritt für Schritt sollte ein einheitlicher Firmenwortschatz aufgebaut werden.
Die Erarbeitung eines neuen Terminologiekonzepts war an klar definierte Ziele gekoppelt:
  • interne und externe Kommunikation optimieren
  • Textqualität und -verständlichkeit weiter erhöhen
  • Arbeitsabläufe beschleunigen
  • Kosten für Terminologie, Redaktion und Übersetzungen senken
  • Corporate Language und Corporate Identity stärken
  • Verwaltung von Terminologie und Übersetzungen optimieren
  • Firmenterminologie für alle Mitarbeiter nutzbar machen
Ein wesentlicher Schritt zur Zielerreichung waren Meetings mit den betroffenen Abteilungen und Mitarbeitern, um die Terminologiearbeit und die Funktionen des Servers bestmöglich auf die Anforderungen aller abzustimmen. Die unternehmensweite Nutzung der Sprachressourcen wurde stets als langfristiges Ergebnis angestrebt.
In der nächsten Phase wurden der Funktionsumfang des Systems sowie Möglichkeiten zur Kategorisierung definiert. Nachdem mit den drei Instanzen „Hima-Produkte“, „Fremdprodukte“ und „Fachbegriffe“ die Hauptkategorien der Benennungen in Across definiert waren, entwickelte Hima einen Leitfaden, der bestimmte Kriterien für die gezielte Termerstellung vorgibt. Neue Terme sollen hauptsächlich aus folgenden Quellen gewonnen werden:
  • direkter Bestand (Produktspezifikationen oder Handbücher)
  • anwendungsspezifische Normen
  • festgelegte, Hima-spezifische Workflows
  • geprüfte Mitarbeitervorschläge
Zu jedem Eintrag in der Datenbank finden sich nun unter anderem Verwendungshinweise, die Quelle und das Erstellungsdatum, weiterführende Informationen sowie die entsprechende Übersetzung. Auf die fachliche Validierung der Einträge wird in der Abteilung ED großen Wert gelegt, denn nur so kann eine durchweg hohe Qualität der Terminologiedatenbank sichergestellt werden. Die Einteilung des Termbestands in unterschiedliche Fachbereiche wurde daher gründlich diskutiert.
Eine niedrigere Fehlerrate bei der Texterstellung sowie weniger termbezogene Abstimmungen und Korrekturläufe sparen Zeit und damit Kosten. Zudem steigern einheitliche Benennungen die Qualität der Quelltexte und Übersetzungen. ■
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