Fehlervermeidung mit TQM-Software

Für Fresenius Kabi ist das Qualitätsmanagement ein sehr wichtiger Bereich. „Wir sind im Bereich der Ernährungs- und Infusionstherapie und -technologie tätig, da wird Qualitätsmanagement natürlich groß geschrieben“, erklärt Ralf Wahl. Er verantwortet bei der Fresenius Kabi Deutschland GmbH die Qualitätssicherung im Produktionsbereich „Enterale Ernährung“, muss über 1.000 Dokumente aus Forschung, Produktion und Verwaltung effizient verwalten und verteilen. „Für uns ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter schnell und einfach via Firmennetzwerk auf die jeweiligen Dokumente zugreifen können und Fehlerquellen minimiert bzw. ausgeschlossen werden“, sagt Wahl.

Fresenius Kabi ist das in Europa führende Unternehmen im Bereich der Ernährungs- und Infusionstherapie mit Tochtergesellschaften und Vertriebspartnern weltweit. In der Infusions- und Transfusionstechnologie nimmt das Unternehmen ebenfalls führende Positionen ein. Das Leistungsspektrum von Fresenius Kabi umfasst die Therapie und Versorgung schwer und chronisch kranker Patienten im Krankenhaus und in der ambulanten Folgebetreuung. Mit der Unternehmensphilosophie „Caring for Life“ hat sich das Unternehmen die Verbesserung der Lebensqualität von Patienten zum Ziel gesetzt.

Seit 1997 setzten verschiedene Standorte der Fresenius Kabi Deutschland GmbH im Bereich Qualitätsmanagement auf Quadrix, der TQM-Software des Saarbrücker IT- und Systemhauses ZWF. Mit den drei Modulen Geschäftsprozess-Assistent (GPA), Qualitäts-Dokumenten-Assistent (QDA) und QM-Intranet-Assistent (QIA) deckt das Produkt alle relevanten TQM-Bereich ab. Mit dem GPA-Modul werden die betrieblichen Gegebenheiten und die qualitätsrelevanten Abläufe umfassend und detailgenau abgebildet. Es dient somit als Hilfsmittel zur automatischen Generierung der Prozesse in Visio und ABC-Flowcharter. Diese können automatisch per Textmarken in Dokumente eingebunden werden, um somit ein einheitliches Bild zu erlangen. „Wir konzentrieren uns beim Einsatz auf das QDA-Modul,„ sagt Experte Wahl.

Das QDA-Modul (Qualitäts-Dokumenten-Assistent) dokumentiert den Lebenslauf jedes QM-Dokuments lückenlos und bietet umfangreiche Funktionen für die Erstellung, Verwaltung und Verteilung der Dokumente. So werden hier beispielsweise die umfangreichen Kopfdaten der Dokumente – im Produktionsbereich Enterale Ernährung der Fresenius Kabi Deutschland GmbH bis zu 10 Informationen wie Titel, Typ, Doku-Nr., Ersteller, Prüfer, Freigeber etc. – verwaltet. Empfängerlisten können je nach Dokument flexibel verwaltet werden, Verknüpfungen und Querverweise hergestellt werden. Auch externe Dokumente, wie Gesetze und spezifische Richtlinien, werden eingebunden. Verschiedene Schutzfunktionen und Zugriffsrechte sichern Dokumente vor unberechtigter oder unbeabsichtigter Veränderung, mit einer Revisions-Historie kann der Prozess kontrolliert werden.

Mit Quadrix können alle Dokumentenformate verwaltet werden, da die Software direkt auf die entsprechende Anwendung zugreift und keine Viewer oder Hilfsprogramme benutzt werden. Durch die strukturiert abgelegten Daten wird „auf Knopfdruck„ eine konsistente und ISO-gerechte QM-Dokumentation mit vielen Darstellungsvarianten sowie Such- und Filterfunktionen erhalten. Die Quadrix-Datenbank dient auch zur Prozess-Simulation und Optimierung, stellt Ablaufpläne, Verfahrensanweisungen und Checklisten anschaulich dar. „Das QDA-Modul ist das Herzstück der Software“,sagt Antonio Tassone, ZWF-Consultant und für das Fresenius Kabi Deutschland GmbH Projekt zuständig.

Mit dem QIA-Modul –von Fresenius derzeit nicht genutzt- stellt Quadrix einen Intranet-Assistenten zur Verfügung, der eine papierlose Lenkung aller Dokumente ermöglicht und Hyperlinks auf alle mitgeltenden Dokumente erstellt. Darüber hinaus werden HTML-Vorlagen verwaltet, neue oder geänderte Dokumente werden automatisch in verschiedene Formate (pdf, html etc.) konvertiert und ins Intranet gestellt. Hierbei ist die Struktur frei wählbar, was eine bestmögliche Flexibilität gewährleistet. Ab Juni 2004 steht ein Quadrix Webclient zur Verfügung, um Administration und Verwaltung der Dokumente auch via Browser vornehmen zu können.

„Wir haben Quadrix in Deutschland werksübergreifend über einen SQL-Server im Einsatz. Knapp 100 Workstations greifen darauf zurück“, erklärt Fresenius Kabi-Deutschland GmbH Experte Wahl. Auch der Einsatz in weiteren Werken –auch international- wäre problemlos machbar: Quadrix ist mehrsprachig erhältlich, so dass gerade global tätige Unternehmen Vorteile haben. Neben der deutschen Version ist das Produkt in Englisch und in Französisch programmiert, weitere Sprachen sind in der Planung bzw. können selbst durch den Kunden eingepflegt werden. Das Produkt ist einfach strukturiert und verständlich aufgebaut. „In zwei Stunden hat ein neuer Mitarbeiter einen guten Überblick und kann selbstständig mit der Software zu arbeiten beginnen“, berichtet Wahl.

Einziger Kritikpunkt am Produkt sind derzeit noch kleinere Probleme beim konvertieren von aufwendigen Excel-Charts. „Doch daran arbeiten wir gemeinsam mit dem Hersteller ZWF mit Hochdruck“, sagt Ralf Wahl.

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Wie schon die vorangegangenen drei Veranstaltungen in der Metropole Shanghai gezeigt haben, scheint die CONTROL China auch 2005 wieder ein voller Erfolg zu werden. Die prosperierende Stadt zieht nach wie vor die Top-Entscheider aus aller Welt an, denn hier ist der Umschlagplatz, an dem entscheidende Geschäfte getätigt werden. So verbuchte die CONTROL China gemeinsam mit der Quality China im vergangenen Jahr über 13.000 nationale und internationale Fachbesucher und auch für die kommende Veranstaltung rechnet der private Messeveranstalter Paul E. Schall mit weiteren Zuwächsen.