Diagramme machen Management-Prozesse einfach verständlich und erleichtern Verbesserungen auf dem Weg zur ISO-Zertifizierung
Die Corel Corporation gab bekannt, dass das NASA Kennedy Space Center (Cape Caneveral, Florida) die iGrafx FlowCharter Software von Corel einsetzt, um damit die höchste Stufe der ISO 9000 zu erreichen, die ISO 9001. Dieses Projekt war eine Reaktion der NASA auf die Notwendigkeit, die bestehende Struktur der Organisation zu verändern und betriebswirtschaftlich zu führen. Bei der Prozessoptimierung konzentrierte sich das Space Center auf das Projektmanagement, den Organisations-Support und die Launch-Prozesse. Dadurch, dass mit dem iGrafx FlowCharter nun all diese Prozesse dokumentiert werden, gewannen die Mitarbeiter des Space Centers ein besseres Verständnis für die Hintergründe ihrer Tätigkeiten und brauchten zudem deutlich weniger Papier. Das Ergebnis war ein deutlich verbessertes Prozessmanagement.
„Wir wurden aufgefordert, unsere Unternehmenskultur und die Art unserer Geschäftsführung komplett zu verändern“, sagte Jim Lichtenthal, ein Projektmanager in der Abteilung Prozessmanagement. „Prozessoptimierung war eine ganz neue Disziplin für uns. Wir mussten alles überdenken. So war es nur logisch, dass wir die gleichen anspruchsvollen Standards erfüllen mussten, wie es Tausende von unseren Zulieferern bereits tun.“
Belastet mit der Übersetzung von hunderttausenden Seiten von schriftlichen Prozess-beschreibungen in ein schnell verständliches Format, folgte Lichtenthal und sein Team einer Empfehlung eines Beraters: Er schlug vor, eine Flowcharting-Software auszuprobieren, sprich den Weg, den eine Information durch eine Organisationsstruktur und damit verknüpfte Arbeitsabläufe nimmt, visualisiert in Diagrammen darzustellen. Ein solches Piktogramm macht Arbeitsabläufe in einer Organisation leichter verständlich und zeigt Lücken auf, die dann einfach zu korrigieren sind. Das Weltraum-Zentrum entschied sich wegen der einfachen Handhabung für die iGrafx FlowCharter-Software, um damit die Text-Dokumente, die Prozesse bisher in zumeist langen „To-Do“-Listen beschrieben, abzulösen. Nachdem diese Informationen komprimiert in graphischer Darstellung vorlagen, war es den Mitarbeitern des Weltraum-Zentrums viel schneller möglich, sich ein komplettes Bild ihrer Aufgabenbereiche zu machen und klar zu erkennen, wie sie mit anderen Arbeitsbereichen verknüpft sind. Die Prozessmanagement-Abteilung führte Interviews durch und dokumentierte die Prozesse innerhalb des Centers mit dem iGrafx FlowCharter. Damit konnte das Team diese Prozesse nicht nur klar definieren, sondern auch Sequenzen entdecken, die nicht erfasst oder fehlerhaft verknüpft wurden. Lichtenthals Team fand heraus, dass die Erstellung von Diagrammen die Menge der Text-Dokumente um das Fünf- bis Zehnfache reduziert. So schrumpften 50-seitige Prozessbeschreibungen oftmals auf weniger als ein Dutzend Diagramme. Da die Flowcharts elektronisch gespeichert werden, musste das Weltraum-Zentrum nicht mehr ganze Räume mit Papierdokumentationen füllen. Lichtenthal und seine Gruppe stellten zudem fest, dass die visuellen Diagramme leichter zu aktualisieren waren als auf Text basierte Prozessdokumentationen. Das hieß, dass Veränderungen in einem Prozessdokument immer weniger Zeit beanspruchten, weil bereits an den Diagrammen zu erkennen war, wie Prozesse untereinander verbunden sind. Heute nutzt das Management das System, um Hauptprozesse zu prüfen, Leistungsziele festzulegen und die Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen möglich sind. Auf Basis der vielen Prozess-Interviews, die Lichtenthal und seine Gruppe jeden Monat führen, erwartet Lichtenthal, dass sich alle Prozesse jedes Jahr weiterentwickeln. Lichtenthal erklärt, dass das Space Center sein System ständig revidiert, aktualisiert und immer weiter verbessert, indem es mehr betriebswirtschaftliche Werkzeuge einführt, um das Geschäftsverständnis zu erweitern. „Der Hauptgrund, warum wir von Text-Dokumenten zu visuellen Diagrammen wechselten, war, ein System zu entwickeln, das für die Mitarbeiter einfach zu verstehen und zu handhaben ist“, sagt Lichtenthal. „Als wir den Text durchgegangen sind, um ihn in Flowcharts zu übertragen, wurde uns klar, dass die Texte manchmal nicht die Abfolge der Ereignisse reflektieren, die den Prozess tatsächlich ausmachen. Oftmals hatten Textdokumente Prozesslücken, die sich erst bei der Umarbeitung zeigten. Durch die Konvertierung von Text zu Diagrammen haben wir ein besseres Verständnis für unsere Aktivitäten bekommen. Diese Veränderung erhöht erheblich unsere Fähigkeit, die Prozesse des Weltraum-Zentrums effektiv zu steuern.“
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