In sechs Schritten

Prof. Dr.-Ing. H. F. Binner, Dr. Binner Software & Consulting GmbH, Hannover

Das CIM-house Framework, aber auch das EFQM-Vorgehensmodell, wird unterstützt durch das hier vorgestellte standardisierte Vorgehensmodell zur integrierten Managementsystementwicklung aber auch diverser Organisationskonzeptentwicklungen in sechs Schritten.

Unabhängig von dem Einsatz von Software-Tools sind in den Unternehmen sehr viele konzeptionelle Aufgaben bei der Organisationsentwicklung und -gestaltung zu erledigen, bei der es in erster Linie auf Experten-Know-how und -erfahrung ankommt, um die richtige Problemlösung zu finden.

Bei der Erledigung dieser Aufgabenstellungen, wie sie beispielsweise in Bild 1, dem bereits bekannten CIM-house Framework zugeordnet sind, lassen sich grundsätzlich einige Gestaltungsprinzipien anwenden, die Grundlage für die Formulierung des hier vorgestellten standardisierten Vorgehensmodells zur Konzeptentwicklung sind.

Ein wesentlicher Grundsatz ist beispielsweise die Anwendung des betrieblichen Regelkreisprinzips. Hierbei geht es um die kontinuierliche und systematische Erfassung von aktuellen Organisations- und Prozessgrößen und um das Regeln dieser Prozesse zur Verbesserung der Output-Qualität. Durch die Erfassung der aktuellen Ist-Werte mit Vergleich der Sollgrößen bzw. Sollwerte lässt sich sehr schnell feststellen, ob aufgrund von Störgrößen die geplanten Zielvorgaben zum Beispiel hinsichtlich Mengen, Qualitäten oder Terminen erreicht wurden. Aufgrund dieser vergangenheitsorientierten Erkenntnisse lassen sich dann zukunftsorientiert Vorgaben entwickeln, die dafür sorgen, dass diese Abweichungen nicht mehr auftreten. Ein weiterer einzuhaltender Grundsatz ist, dass das Management bzw. die Führung Zielgrößenvorgaben für diesen Regelkreis erarbeiten muss, die sich aus strategischen Managementerfolgsüberlegungen ableiten.

Aufgrund des stattgefundenen Paradigmenwechsels mit dem Wandel von der funktions-orientierten zur prozessorientierten Organisationsentwicklung und -gestaltung sind diese Zielvorgaben auf Prozesse auszurichten. Deshalb ist die unternehmensspezifische Prozessmodellentwicklung einer der wichtigsten Meilensteine für die Einführung integrierter Managementsysteme. Die Prozessorientierung stellt deshalb das oberste einzuhaltende Prinzip dieses Vorgehensmodells dar. Weiter müssen die betreffenden Prozesse analysiert, modelliert und dokumentiert sein, damit sie die gesetzlichen Normen oder Kundenanforderungen erfüllen. Bei Abweichungen sind Korrekturmaßnahmen erforderlich. Auch ihre Durchführung und Umsetzung muss kontrolliert und dokumentiert werden. Diese umfassende Dokumentation sollte heute online erfolgen, um eine hohe Änderungsflexibilität, Aktualität und kostengünstige Pflege zu garantieren. Weiter besteht die allgemein gültige Forderung, dass die in diesen Managementsystemen ablaufenden Prozesse kontinuierlich verbessert werden. Dies wird über Evaluation, Management-Reviews oder auch die Zertifizierung gewährleistet. Die Anwendung dieser Prinzipien erfolgt hier in dem nachfolgend erläuterten standardisierten Vorgehensmodell.

Die Vorgehensweise zur Konzeption, Einführung und Weiterentwicklung eines integrierten Managementsystems erfolgt, wie Bild 2 zeigt, nach einem standardisierten Vorgehensmodell in sechs Schritten. Wesentlich dabei ist, dass diese sechs Schritte gemeinsam mit den Mitarbeitern beispielsweise in Form von Workshops durchgeführt werden. Mitbeteiligung ist die Quelle für die Akzeptanz und Motivation der Mitarbeiter und damit für den Einsatz eines lebenden integrierten Managements im Unternehmen.

Im ersten Schritt wird in Form einer Projektorganisation die Entwicklung und Einführung angestoßen. Das Management ist an dieser Stelle deshalb sehr stark gefordert, weil das einzuführende integrierte Managementsystem als Mittel zur Erfüllung der Unternehmenspolitik, zur Erreichung der Unternehmensziele und zur Sicherstellung der Übereinstimmung des Produktes mit den Kundenanforderungen dient. In der DIN EN ISO 9000:2000 ist beispielsweise festgelegt, dass die oberste Leitung die Hauptprozesse benennen soll, die unmittelbar mit der Produktion oder Dienstleistungserbringung in Zusammenhang stehen. Außerdem soll die oberste Leitung die übrigen Prozesse ermitteln, die Wirksamkeit dieser Hauptprozesse und/oder die Erfordernisse der interessierten Parteien beeinflussen. Wenn sich ein Prozess über verschiedene hierarchisch gegliederte Funktionen erstreckt, ist es sinnvoll, einen Prozesseigentümer mit voller Verantwortung und Befugnis für die Führung des Prozesses sowie das Erreichen der Prozessziele festzulegen.

Deshalb wird in Schritt 2 gemeinsam mit dem verantwortlichen Management das unternehmensspezifische Prozessmodell erstellt. Es unterteilt sich in Führungs-, Leistungs- und Unterstützungsprozesse. Die Prozessanalyse wird gemeinsam mit den Beteiligten in der Form durchgeführt, dass als Erstes die Ist-Prozesse analysiert und dokumentiert werden, anschließend erfolgt eine Schwachstellenanalyse, die Ansatzpunkte für die Entwicklung des Sollkonzeptes gibt. Nach Entwicklung des Sollkonzeptes, das als Sollprozess visualisiert wird, erfolgt eine Maßnahmenplanerstellung. Der Maßnahmenplan ist in einer Datenbank hinterlegt und in Form einer Prozessverbesserungsmatrix dargestellt. Hierbei können die Beteiligten erkennen, welche Maßnahmen an welcher Stelle im Prozess nötig sind, um vom Ist-Zustand zum Sollprozess zu kommen. Wichtig ist, dass hierbei die Mitarbeiter im Mittelpunkt der Prozessgestaltung stehen und ihr Know-how in die Modellierung mit einbringen können. Gleichzeitig wird über dieses Vorgehen eine prozessorientierte Denk- und Handlungsweise vermittelt, die zum Grundverständnis einer prozessorientierten Organisation führt.

In Schritt 3 werden die dokumentierten Geschäftsprozesse mit dem Audit-Tool hinsichtlich ihrer Rechts- bzw. Normkonformität aus der jeweiligen Systemsicht, wie zum Beispiel Qualitäts-, Umwelt-, Sicherheits- oder Arbeitsschutzmanagement, überprüft. In einem automatisch erstellten Audit-Abweichungsbericht werden die festgestellten Abweichungen dokumentiert.

Die zu erfolgenden Maßnahmen zur Beseitigung der Abweichungen und damit zum Herstellen der Normkonformität werden in Schritt 4 ebenfalls in der bereits in Schritt 2 erwähnten Prozessverbesserungsmatrix (QFD) hinterlegt. Hierbei besteht eine 1:1 Beziehung zum Prozess, das heißt die Schwachstellen und Maßnahmen sind eindeutig, sachlich-logisch und zeitlich lokalisiert. Üblicherweise werden mehrere Maßnahmen zur Beseitigung einer einzelnen Schwachstelle in dieser Prozessverbesserungsmatrix hinterlegt, gleichzeitig werden die Verantwortlichkeiten, Erfolgskennzahlen und Termine fixiert, so dass eine Überprüfung, ob tatsächlich eine Schwachstellenbeseitigung stattgefunden hat, möglich ist. Eine weitere Funktionalität dieser Prozessverbesserungsmatrix ist beispielsweise die Vergabe von Prioritätskennziffern für die Abarbeitung der einzelnen Maßnahmen. Optimal ist in Schritt 4 auch die Durchführung einer prozessorientierten FMEA, um Fehlermöglichkeiten und -einflüsse vorab zu erkennen und zu beseitigen. Da auch Schritt 2 und Schritt 3 gemeinsam mit den Mitarbeitern entwickelt wird, findet hierbei gleichzeitig eine umfassende Schulung im Rahmen des so installierten prozessorientierten Managementsystems statt.

Nach Fertigstellung des unternehmensspezifischen Geschäftsprozessmodells erfolgt im fünften Schritt die dazu gehörende, in vielen Managementsystem-Normen geforderte Prozessdokumentation in Form von Management-Verfahrensanweisungen, Prüf- und Arbeitsanweisungen. Da bei der Prozessanalyse auch die qualitätsrelevanten Dokumente mit erfasst wurden, kann in diesem Schritt 5 auch die normkonforme Erstellung, Pflege und Lenkung der qualitätsrelevanten Dokumente erfolgen. Hierfür steht dem Anwender die SYCAT-Dokumentenlenkung und -verwaltung (DLV) zur Verfügung. Die Strukturierung der Qualitätsmanagement-Dokumentation sollte nach Dokumentenarten (zum Beispiel Verfahrensanweisungen, Formulare, Prüfpläne) erfolgen. Alle zur Lenkung und für den Änderungsdienst notwendigen Daten (insbesondere die relevanten Rechtsvorschriften) können in der SYCAT-DLV strukturiert angelegt und übersichtlich ausgegeben werden (Ersteller, Prüfer, Freigeber, Version, Aufbewahrung, Beseitigung, mitgeltende Unterlagen u.v.m.). Gerade die Aktualisierung und Verteilung solcher rechts- wirksamen Dokumente stellt häufig eine Schwachstelle in der Organisation dar.

Nach der Durchführung dieser fünf Schritte kann in der Regel problemlos die in Schritt 6 dargestellte Management-Zertifizierung oder Evaluierung erfolgen. Hierbei kann aufgrund der Erkenntnisse eine kontinuierliche Anpassung der Zielvorgaben über Kennzahlen nach Balanced Scorecard-Gesichtspunkten vorgenommen werden. Aufgrund der ermittelten Ist-Werte der Zielerfüllung wird an-schließend eine exakte Bewertung nach dem Excellence-Modell möglich. Damit wird in einfacher und schneller Weise die Normforderung nach der Messung, Überwachung und Dokumentation der Prozesslenkungsmaßnahmen im Sinne der Durchsetzung des betrieblichen Regelkreismodells erfüllt.

Um anwenderfreundlich und benutzergerecht den integrierten Managementsystem- und Konzeptentwicklern alle benötigten Informationen innerhalb des vorher beschriebenen standardisierten Vorgehensmodells zur Konzeptentwicklung bereit zu stellen, wurde das in Bild 3 dargestellte Integrierte Managementsystem (IMS)-Navigatorkonzept entwickelt.

Über den SYCAT-Navigator sind alle weiteren genannten Informationssystemkomponenten, das heißt zum Beispiel Datenbank, Wissensdatenbank, Dokumentationsmanagement, Applikation und das Sicherheitskonzept miteinander verbunden. Weiter dient dieser Navigator dazu, über die Benutzerschnittstelle beispielsweise in Form eines WEB-Portals mit dem Anwender zu kommunizieren.

Dieser Navigator auf Basis des Microsoft Internet-Explorers zeigt in Form einer Baumstruktur dem Anwender, welche Vorgehensmodelle und Konzepte im Informationssystem hinterlegt sind. Die von Prof. Dr. Binner entwickelten standardisierten Vorgehensmodelle zur Organisations- und Prozessgestaltung wie zum Beispiel für die standardisierte Integrierte Managementsystem-Einführung gaben eine umfassende und durchgängige visualisierte Abarbeitungs- und Konzeptstruktur in sechs Schritten vor. Dabei wählt der Anwender über eine Baumstruktur das gewünschte Referenzmodell zur systematischen Managementsystem- oder Konzeptentwicklung aus und erhält dann, je tiefer er sich in die Struktur einarbeitet, immer ausführlichere Informationen zum betrachteten Modell und zu den einzelnen Konzeptrealisierungsschritten. Hauptziel ist es, die Stand-alone-Betrachtung einzelner Konzept- bzw. Entwicklungsschritte mit Hilfe einer integrierten SYCAT-Softwarelösung in eine integrierte zielorientierte Vorgehensweise zu überführen.

Innerhalb dieses Navigator-Konzeptes kann in jedem oben erläuterten Schritt des standardisierten Vorgehensmodells auf die dazu gehörenden Software-Prozessmanagement-Module von SYCAT zurückgegriffen werden, um die Umsetzung dieses Vorgehensmodells wesentlich zu erleichtern.

Hierbei handelt es sich – wie Bild 4 zeigt – um eine integrierte Methodenanwendung, die mit einer SYCAT-Projektstrukturplanerstellung in Schritt 1 beginnt. Ebenfalls rechnerunterstützt können dabei systematische Stärken/Schwächen- bzw. Chancen/Risiken-Analysen durchgeführt werden, um die strategischen Projekt-Zielvorgaben abzuleiten. In Schritt 2 wird der SYCAT-Process Designer eingesetzt, der nach einem eigenen 6-Stufen-Modell ein durchgängiges, unternehmensspezifisches Prozessmodell entwickelt. Für Schritt 3 steht das SYCAT-Audit bzw. das FMEA-Tool zur Verfügung, um die Normkonformität zu überprüfen oder Fehleranalysen durchzuführen. Die Maßnahmen zur Beseitigung dieser Fehler in Schritt 4 werden dann mit Hilfe der datenbankorientierten QFD-Prozessverbesserungsmatrix abgearbeitet. Die umfassende Online-Dokumentation wird über die SYCAT Dokumentationsmanagement-Software DokWeb automatisiert in Schritt 5 erstellt.

Abschließend wird in Schritt 6 das SYCAT-Selbstbewertungs- oder Evaluations-Tool eingesetzt, um beispielsweise in Form einer Selbstbewertung den kontinuierlichen Verbesserungsprozess einzuleiten.

Die Vorteile des erläuterten standardisierten Vorgehensmodells in Verbindung mit der grafischen Benutzerführung durch den SYCAT-Navigator sind vielfältig. Beispielhaft sind folgende Vorteile angeführt:

– Einfache Prozessdarstellung mit Abbildung komplexer Strukturen der Aufbau- und Ablauforganisation.

– Schnelle und einfache, das heißt benutzerfreundliche Navigation durch alle hinterlegten standardisierten Vorgehensmodelle.

– Kurze Einarbeitungszeit durch einfache grafische Oberflächen (Browser).

– Schnelle und einfache Erfassung und Aktualisierung der Managementdokumentation.

– Komfortable Online-Suchfunktion per Mausklick mit kurzen Suchzeiten.

– Einfache Verlinkung von Dokumenten als mitgeltende Unterlagen.

– Strukturierte Einbindung in Suchpfade von vorhandenen Managementdokumenten.

– Durchgängige Freigabe und Revisionshistorie.

– Weitere Vorteile beziehen sich auf den rechnergestützten Aufbau eines Wissensmanagementsystems bei Anwendung dieses Vorgehensmodells. Hierbei wird Wissen identifiziert, strukturiert, über Portale verfügbar und somit nutzbar gemacht. Dies bedeutet im Einzelnen:

– Einfache Wissenserfassung und Wissenserhaltung aufgrund der Nutzung von Prozessmodellen.

– Klare und eindeutige Strukturierung des Wissens durch den Prozess.

– Transparente Darstellung des gesamten Unternehmenswissens.

– Automatische Aktualisierung des Wissensspeichers durch standardisierte Vorgehensweise bei der Prozess- und Projektabwicklung.

– Qualifizierung der Mitarbeiter durch stets aktuelle umfassende Informationen.

– Vermeidung von Reibungsverlusten und Doppelarbeit mit Zeitersparnis und Kostenreduktionen durch schnelles Auffinden von Wissen.

– Gesteigerte Wissensnutzung durch einfache Handhabung und kurze Einarbeitungszeit.

– Wissen wird zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der richtigen Qualität beim richtigen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt.

– Vermeidung von Wissensverlust bei Ausscheiden von Mitarbeitern sowie

– Integration von Produkt-, Projekt-, Prozess- und Kundenwissen.

Auf diese Art und Weise werden sehr viele Organisationskonzepte, wie beispielsweise die Einführung von integrierten Managementsystemen schnell und einfach realisiert. Aufgrund des integrativen Gestaltungsaspektes treten umfassende Synergien auf, die eine wirksame Entlastung von zeitaufwändigen Routinearbeiten bewirken und gleichzeitig auch die Folgekostenentwicklung stark reduzieren.

Literatur

[1] Binner, Hartmut F.: Prozessorientierte TQM-Umsetzung. Reihe: Organisationsmanagement und Fertigungsautomatisierung (Bd. 3). Carl Hanser Verlag, München 2000. 363 Seiten. ISBN 3-446-21263-9.

[2] Binner, Hartmut F.: Unternehmensübergreifendes Logistikmanagement. Reihe: Organisationsmanagement und Fertigungsautomatisierung. Carl Hanser Verlag, München Wien 2001. 306 Seiten. ISBN 3-446-21675-8.