KAIZEN Office ‚live’

Sabine Leikep, Freie Journalistin, Friolzheim

Nach dem Motto ‚walk what you talk’ haben Berater der Deutschland-Niederlassung des Kaizen Institute ihre Büromannschaft zum Thema ‘Kaizen im Office’ geschult. Inzwischen wickelt das Team im deutschen Headquarter in Bad Homburg das Tagesgeschäft mit Leichtigkeit ab. Doch niemand ruht sich auf seinen Lorbeeren aus. Wie in einem Versuchslabor testen die Mitarbeiter laufend neue Ideen und verbessern sich weiter. Dabei orientieren sie sich an dem bewährten 6-Level-Modell zur Steigerung der Büroeffizienz. Das Ergebnis nach fünf Jahren: Überstunden gehören der Vergangenheit an. Bei gleicher Mitarbeiterzahl werden mehr Anfragen und Seminare bearbeitet. Die Suchzeiten liegen unter einer Minute. Alle Vorgänge sind transparent – eine Vertretung durch Kollegen ist jederzeit möglich. Ziel ist das kundenorientierte und fehlerfreie Arbeiten.

Die MitarbeiterInnen des Büroteams haben keine fest zugeordneten Schreibtische mehr. Sie wählen ihren Arbeitsplatz nach den Anforderungen des Tages aus. Individuelle Rollcontainer und mobile Telefone machen es möglich. Viele pfiffige Ideen sorgen für ein angenehmeres Arbeiten. Beim Telefonieren mit Headset zum Beispiel bleiben die Hände frei. So können die Anliegen der Kunden während des Telefonats zeitgleich bearbeitet werden. Als sehr hilfreich haben sich die One-Point-Lessons für elektronische Geräte erwiesen. Dank dieser bebilderten Kurzinstruktionen direkt vor Ort können Mitarbeiter und Besucher problemlos alle technischen Geräte bedienen, ohne durch Fragen Kollegen bei der Arbeit unterbrechen zu müssen.

Felicitas Kell, die für Personalverwaltung, Projektkoordination und Organisation der KAIZEN Tours zuständig ist, sagt: ‚Der erste Meilenstein zur Reduzierung der Wege, Suchzeiten und Ablagezeiten war für mich die Umstellung von Ordnern auf Hängeregister und der Abgleich der Papierablage mit dem PC. Auch die Übersichten und Checklisten helfen uns, im abwechslungsreichen Tagesgeschäft den Überblick zu bewahren.’ Die nächsten Schritte zur weiteren Verbesserung sieht sie in der ständigen Optimierung der Prozesse und der klaren Definition und Verfolgung von Zielen.

Simone Schwander, zuständig für die Organisation der KAIZEN-College-Seminare, hat schon den Status des ‚Modernen Nomaden’ erreicht. Damit sie ihre kleine Tochter optimal betreuen und dennoch berufstätig sein kann, arbeitet sie teilweise von zu Hause aus. Der Anrufer merkt nichts davon, wenn ihr Telefon auf das Home Office umgestellt ist. Über das Intranet hat sie Zugriff auf alle Daten.

Christiane Lindemann denkt nicht mehr gerne an die Zeit vor fünf Jahren zurück: ‚Damals hatten wir viele Ordner, aber keinen Überblick darüber, welche Projekte abgeschlossen sind und welche nicht. Oft mussten wir lange nach Vorgängen suchen und Überstunden waren an der Tagesordnung’. Heute kommt Frau Lindemann mit einem Rollcontainer aus und hat den vollen Überblick. Abgeschlossene Projekte landen im Archiv und die laufenden Projekte sind in Hängemappen und im PC innerhalb kürzester Zeit greifbar. Ein Kanban-System für das Büromaterial sorgt dafür, dass alles immer verfügbar ist, ohne den Aufbau von großen Beständen.

Sebastian Reimer, der für die IT zuständig ist, demonstriert, wie er auf engstem Raum eine effiziente IT-Zentrale aufgebaut hat. Farbliche Kennzeichnungen im Serverraum und eine übersichtliche Anordnung machen für ihn das Verwalten der Daten zum Kinderspiel. Neben seinem Tagesgeschäft entwickelt er das Projekt ‚KAIZEN in der IT’. Wie man in der virtuellen Welt Verschwendung vermeidet und Standards definiert gibt Sebastian Reimer gerne in Vorträgen an interessierte Kunden weiter.

Das KAIZEN Office ist inzwischen zum Showroom für interessierte Besucher geworden. Um die Besucherströme besser zu kanalisieren und den Gästen möglichst viel Einblick zu gewähren, wurde das Projekt Kaizen Office ‚live’ ins Leben gerufen. Gegen einen geringen Kostenbeitrag erhalten die Besucher der eintägigen Veranstaltung eine theoretische Einführung in das Thema KAIZEN im Office. Dann erfolgt ein Rundgang, wo die Mitarbeiter die Verbesserungen und die pfiffigsten Ideen vorstellen. In einer abschließenden Diskussionsrunde erfolgt ein Erfahrungsaustausch, bei dem oft wieder neue Ideen entstehen. Bei größeren Gruppen von einem Unternehmen sind auch individuelle Termine möglich.

Infos und Anmeldung: www.kaizen.de

Damit Unternehmen im globalen Wettbewerb bestehen können bedarf es qualifizierter Mitarbeiter, die in der Lage sind, Verbesserungsprozesse ins Rollen zu bringen, zu koordinieren und aufrecht zu erhalten. Aus dieser Anforderung des Marktes entstand am College des Kaizen Institute das Ausbildungsprogramm zum Kaizen-Manager mit der Möglichkeit, sich per Abschlussprüfung zu qualifizieren. Die ersten zehn Teilnehmer haben es geschafft und erhielten am 24. Juni 2005 ihr Zertifikat.

Einen ganzen Tag dauerte die Prüfung zum Kaizen-Manager. Die Prüflinge mussten im theoretischen Teil beweisen, dass sie die Kaizen Methoden beherrschen. Ob sie auch in der Lage sind, diese richtig einzusetzen, wurde im praktischen Teil der Prüfung getestet. Grundvoraussetzung zur Teilnahme an der Prüfung ist, dass der angehende KAIZEN-Manager nachweist, dass er mit einem realen Kaizen-Projekt in seinem Arbeitsumfeld mindestens 20.000 Euro eingespart hat. Damit spült der angehende Kaizen-Manager die Kosten für seine Ausbildung selbst wieder in die Unternehmenskasse – sehr zur Freude der Controller.

In einer zehnminütigen Präsentation stellten die angehenden Kaizen-Manager jeweils ihr Projekt vor. Beurteilt wurde es per Fragebogen durch die übrigen Teilnehmer und durch die Prüfungskommission, bestehend aus Prof. Dr. Gunter Dehr, Hochschullehrer im Fachbereich Wirtschaftsingenieurwesen und Maschinenbau an der Hochschule Anhalt (FH), Mirko Reiher, Leiter des Kaizen College und Udo Reimer, Director of Develeopment & CIO vom Kaizen Institute Bad Homburg. Es wurden pfiffige Ideen mit großem Einsparpotenzial vorgestellt. Zum Beispiel die Reduzierung von Bestandsdifferenzen um 50 % in einem Chemiebetrieb mit einem Einsparpotenzial von mehreren hunderttausend Euro oder die Rüstzeitreduzierung an einer Anlage um 67 % mit einer jährlichen Einsparung von 28.100,- Euro.

Die Team- und Kooperationsfähigkeit der Prüflinge wurde im dritten Teil der Prüfung durch gemeinsames Lösen einer praxisnahen Aufgabenstellung getestet. Die vorgegebene Präsentationszeit für die Gruppen- und Einzelpräsentationen simulierte die Realität. Oft muss der Kaizen-Manager in der Praxis in kurzer Zeit die Geschäftsleitung mit stichhaltigen Argumenten davon überzeugen, dass sich die Kaizen-Maßnahmen mittel- bis langfristig nicht nur amortisieren sondern sehr positiv auf das Gesamtergebnis auswirken.

Mit Stolz nahmen die frisch gebackenen Kaizen-Manager am nächsten Tag Ihre Zertifikate entgegen. Alle waren sich einig, dass es schon etwas Besonderes ist, zu den ersten zertifizierten Kaizen-Managern zu gehören. „Da ich keinen Hochschulabschluß besitze ist es etwas Besonderes für mich, nun ein Zertifikat mit der Unterschrift eines Hochschulprofessors zu bekommen“ freute sich Thomas Alt von der Umicore AG & Co. KG Hanau. „Für mich war das noch mal eine vollständige Ausbildung und ich freue mich sehr, dass diese durch das Zertifikat zum Kaizen-Manager bestätigt wird“ sagt Wolfgang Petz von der A. Pöttinger Ges.m.b.H. in Grieskirchen/Österreich. Für Paul Kroh von der AMAG rolling GmbH in Ranshofen/Österreich stand zunächst der Wissenserwerb durch Weiterbildungsseminare im Vordergrund. Dann entwickelte sich das Ziel, den Abschluß zu machen. Er sieht darin einen positiven Impuls mit dem Ergebnis, dass nun die Kaizen-Aktivitäten mit seiner Hilfe auf das ganze Unternehmen ausgeweitet werden.

Doch nicht das Zertifikat macht den Kaizen-Manager für das Unternehmen so wertvoll. Wichtiger ist der Einsatz des umfangreichen Wissens, das er in den modular aufgebauten Seminaren erworben hat. Als Vermittler zwischen Management und operativer Ebene ist er in der Lage, die Unternehmensziele zu kommunizieren und geeignete Maßnahmen zu deren Realisierung einzuleiten. Sein Ziel ist es, Geschäftsleitung und Werker von der Notwendigkeit und dem Nutzen der kontinuierlichen Verbesserung zu überzeugen. Zahlen, Daten und Fakten und deren Visualisierung sind sein Instrument für die Promotion. In Workshops und Schulungen vermittelt er das Wissen über die Kaizen-Methoden an seine Kollegen. Er ist in der Lage, per Qualifikationsmatrix den Schulungsbedarf darzustellen und hausinterne Trainer auszubilden. Um zu wissen, wo die Reise hingehen soll, ist der Kaizen-Manager beteiligt an der Erstellung von Diagnosen und an Audits. Er wirkt mit an der strategischen Planung und dem Entwurf einer Roadmap, wo die geeigneten Systeme und Methoden und der zeitliche Rahmen festgelegt werden. Mit den Teams erarbeitet er Standards und er achtet gemeinsam mit den Führungskräften darauf, dass diese dann auch eingehalten werden. Der Kaizen-Manager ist also keinesfalls ein ‚Schreibtischtäter’. Vielmehr ist er ständig präsent am Ort des Geschehens um die realen Dinge zu beobachten.

Die Ausbildung zum Kaizen-Manager ist in drei Stufen gegliedert. Je nach Anforderung ist die Belegung einzelner Seminarmodule möglich oder der Abschluss als Kaizen-Praktiker, Kaizen-Coach oder Kaizen-Manager. Laut Udo Reimer hat es sich in der Praxis bewährt, auf ca. 300 bis 500 Mitarbeiter einen freigestellten Kaizen-Manager einzusetzen. Unterstützt wird dieser durch die Kaizen-Coaches, die neben ihrer Haupttätigkeit Teams anleiten und Verbesserungsworkshops durchführen. Hier empfiehlt es sich, 5 bis 8 % der Mitarbeiter vor Ort auszubilden.

KAIZEN Teaching, Bad Homburg

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