Kein „Zahnweh“ mehr unter den Dokumenten

ContiTech wurde bereits 1995 nach ISO 9001 zertifiziert. Parallel mit dem zwei Jahre später folgenden Nachaudit folgte dann die Zertifizierung nach QS 9000 und wiederum ein Jahr später nach VDA 6. Im Zuge dieser Qualitätsorientierung entschieden sich die Verantwortlichen für die Einführung des Groupware-Standards Lotus Notes. Mit diesem System ließen sich die grundlegenden Funktionalitäten wie die abteilungsübergreifende Gruppenterminplanung sowie Kommunikation per Mail wunschgemäß nutzen. In der Hauptsache sollten in dieser Groupware-Umgebung aber die einzelnen Dokumente des Qualitätsmanagements verwaltet sowie die verschiedenen Kundenprojekte dokumentiert werden. Diese Anforderungen stellten auch noch vier weitere Gesellschaften der ContiTech. Mehrere Monate suchte man nach geeigneten Softwarelösungen, die die genannten Bereiche abdecken sollten. Eine Entscheidung fiel schließlich zugunsten der Lösung AKD Quality Manager. Diese Software deckte etwa 70 Prozent der Anforderungen ab und ist auf das Bearbeiten und Verwalten der Qualitätsdokumente ausgerichtet. Wesentliche Kriterien wie Prüfen- und Freigabe-Funktionen, gemeinsame Dokumentennutzung und das automatisierte Anlegen von Dokumenten-Lebensläufen waren bereits in dieser Software realisiert. Die Arbeitsprozesse im Bereich der Projektplanung sollten ursprünglich mit einem separaten Programm unterstützt werden. Man entschied sich aber dann, zusammen mit der Unternehmensberatung ein Projekt aufzusetzen, in dem eine auf die Bedürfnisse der Gesellschaften abgestimmte Gesamtlösung entstehen sollte. Der Arbeitstitel PEMSY – entstanden aus den Anfangsbuchstaben des Zungenbrechers „ProduktEntwicklungs- und Marketing-Informations-System“ – ist mittlerweile zum Synonym für die heutige Anwendung geworden.

Wesentlicher Ansatz für das Projekt waren die Forderungen, die sich aus den Zertifizierungen ergaben. Die DIN EN ISO 9000 Normenreihe sowie die QS 9000 verlangen die Erstellung von Dokumenten, die das Managementsystem detailliert beschreiben sowie die Lenkung dieser und anderer mit der Qualitätssicherung im Zusammenhang stehenden Dokumente. Es muss weiterhin sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter jeweils nur auf die aktuellsten QM-Dokumente wie beispielsweise Arbeitsanweisungen zugreifen. Sonst könnte die Qualität der Arbeitsausführung nachteilig beeinflusst werden. Zusätzlich müssen auch entsprechende Verknüpfungen stimmen: So hat der zentrale Kontrollplan immer auf die neueste Version eines Dokumentes zu verweisen. „Im Anfangsstadium betrieb das Unternehmen die Dokumentenlenkung noch per Papier. Später war dies nicht mehr zu bewältigen. Mit den verschiedenen Zertifizierungsstufen steigen nämlich auch die Anforderungen an das Unternehmen, was alles zu dokumentieren ist“, erinnert sich Tim Fiss, der als Leiter Prüftechnik und heutiger Systemadministrator auch für die Konzeption und Einführung von PEMSY verantwortlich war. Um alle relevanten auf dem ganzen Betriebsgelände des Werks Hannover-Vahrenwald verteilte physische Ordner auf dem neuesten Stand zu halten, wären nach seiner Schätzung bis zu zwei zusätzliche Mitarbeiter in Vollzeit beschäftigt. Das elektronische Dokumentenmanagement hat noch einen weiteren Vorteil: Ein elektronischer Agent untersucht die Notes Datenbanken in der Nacht auf neue Dokumente. Am nächsten Morgen erhält jeder Mitarbeiter eine Nachricht auf seinem Bildschirm, welche Dokumentenversionen sich aktuell geändert haben. Auf diese Weise sind alle Beschäftigten immer bestens informiert.

Die Konzeption und Entwicklung von PEMSY inklusive Test benötigte nur ein Jahr, bevor die Software produktiv zum Einsatz kam. In dieser Phase arbeiteten beide Unternehmen sehr intensiv zusammen. Anhand eines Pflichtenheftes, das die genauen Anforderungen des Automobilzulieferers definierte, wurden die Funktionalitäten gewissenhaft umgesetzt. Nach der Erprobung der Programmversionen auf einem Testsystem wurde die Software in das Produktivsystem übernommen. Bis heute werden alle neuen Versionen oder Module abgesegnet, bevor die Software mit ihren Funktionserweiterungen auch in den anderen Gesellschaften zum Einsatz kommt.

Die Einführung von PEMSY verlief unproblematisch. Nachdem man die Softwaremodule auf dem Testsystem kritisch unter die Lupe genommen hatte, traten nur noch vereinzelt kleinere Bugs auf, die aber schnell und unbürokratisch durch die Programmierer behoben wurden. „Der Service war zu jedem Zeitpunkt tadellos, die Zusammenarbeit sogar fast kollegial“, beurteilt Tim Fiss das partnerschaftliche Verhältnis zu der auf Qualitätssicherung spezialisierten Unternehmensberatung. Im Rahmen der Jahr-2000-Umstellung wurde an allen Arbeitsplätzen ein komplettes Rollout vorgenommen. Die leistungsfähigen Client-Rechner waren von vornherein mit NT 4.0-Workstations und der PEMSY-Lösung ausgestattet.

Mit dieser Software ist es heute für alle Mitarbeiter ein leichtes, bei vielen verschiedenen kundenspezifischen Entwicklungsprojekten, die parallel zueinander bearbeitet werden, den Überblick zu behalten. Das System dokumentiert den gesamten Produktentwicklungsprozess und stellt sicher, dass anfallende Aufgaben schnell abgearbeitet werden. So stehen in PEMSY verschiedene Formulare wie Entwicklungsphasen-Reviews zur Verfügung. Mit Hilfe dieser elektronischen Vordrucke können die Mitarbeiter die Ergebnisse der bereichsübergreifenden Teambesprechungen übersichtlich und jederzeit nachvollziehbar in den Projekten festhalten. Nicht selten dauert die Entwicklung eines spezifischen Kundenproduktes mehrere Jahre, bis ein Antriebsriemen mit einem neuen Motor hundertprozentig harmoniert. Die Kautschuk-Anwendungen unterliegen außerordentlichen Qualitätsanforderungen an Wärmestabilität und Abriebfestigkeit. Außerdem müssen sie thermischen und dynamischen Belastungen dauerhaft standhalten. Das erfordert immer wieder neue Versuchsreihen, Prüfungen und Abstimmungen. Diese einzelnen Produktentwicklungs-Prozesse sind durch PEMSY für die beteiligten Mitarbeiter jederzeit nachvollziehbar. Besonders für die Resident Engineers, im Außendienst beschäftigte Kundenbetreuer, ist der Zugriff auf Projekte und den verfügbaren Schriftverkehr sehr wichtig: Sie können in Zukunft beim Kunden vor Ort per Notebook alle PEMSY-Daten aufrufen und so jederzeit einen aktuellen Status liefern. Positiv vermerken es auch Kunden, die im Rahmen einer Besprechung im Vahrenwalder Werk einen Blick auf „ihre“ Projektdokumente werfen möchten. Sie können sich an einem beliebigen Arbeitsplatz oder in einem, der mit Rechner und Beamer ausgestatteten Besprechungsräumen schnell und unbürokratisch einen Überblick über den aktuellen Entwicklungsstand und spezielle Forschungsergebnisse geben lassen. „Und schließlich ist die Nachvollziehbarkeit der Entwicklungsprozesse auch gerade im Hinblick auf das neue Produkthaftungsgesetz unverzichtbar“, ergänzt Tim Fiss. Ein weiterer Vorteil ist der integrierte Workflow-Mechanismus: Dokumente können zur Weiterbearbeitung an Kollegen delegiert werden. Auch Prüf- und Freigabe-Vorgänge werden elektronisch und nicht mehr wie früher mit der Unterschrift auf Papier erledigt.

Seit der Einführung der Lösung arbeiten rund hundert Mitarbeiter in mehreren Abteilungen wie Forschung & Entwicklung, Fertigung, Marketing und Vertrieb weitgehend papierlos. Die Mail-Funktion von Notes und auch Internet-Mail werden vielfach für die interne und externe Kommunikation genutzt. Alle Telefaxe werden aus Notes heraus versendet und kommen auch in der Groupware-Umgebung elektronisch an. Dokumente, die nur auf Papier verfügbar sind, faxen sich die Mitarbeiter über die herkömmlichen Faxgeräte selbst ins System. Auf diese Weise ist tatsächlich die gesamte Projekt-Korrespondenz verfügbar – bei im Vergleich zum normalen Scan-Vorgang geringen Kosten und minimalem Zeitaufwand. Die Art der Dokumente ist dabei sehr unterschiedlich. So gibt es zum Beispiel reine Notes-Dokumente, aber auch Word- und Excel-Dokumente, mal mit integrierten Objekten, oft mit separaten Anhängen. Jedoch sind nur die Projektdokumente seit der Einführung von PEMSY im System verfügbar. Altprojekte wurden nicht nachträglich eingebunden. Dennoch sind bereits rund 5 000 Dokumente Bestandteil von PEMSY. Dies überrascht nicht, wenn man bedenkt, dass zur Zeit etwa 270 unterschiedliche Projekte parallel bearbeitet werden. Mit der Vielzahl an Dokumenten stößt das System bald an seine Grenzen, denn Lotus Notes kann nur 4 Gigabyte an Daten speichern. In Zusammenarbeit mit der AKD und dem externen IT-Dienstleister ICA, an den die komplette Betreuung der Hardware bei ContiTech outgesourct ist, will sich Tim Fiss in den nächsten Wochen nach neuen Archivierungsmöglichkeiten umsehen.

PEMSY soll auch in Zukunft kontinuierlich weiterentwickelt werden. Derzeit wird noch an den Feinheiten der Version 3 geschliffen, mit der dann alle Anforderungen aus dem ursprünglichen Pflichtenheft abgedeckt sind. Allerdings sind bereits zahlreiche Funktionalitäten in die Vorgängerversionen integriert, die aufgrund der Praxiserfahrung von den Anwendern gewünscht wurden. Von den nachfolgenden Releases hat Fiss bereits klare Vorstellungen: Ganz oben auf dem Wunschzettel steht die Anbindung an SAP R/3, in dem die Materialstammdaten verwaltet werden. Für den Bereich Forschung & Entwicklung wird es durch diese Anbindung leichter, die abgelegten Informationen zu den einzelnen Materialien aufzurufen. Außerdem befindet sich die Eingliederung des Prüfwesens in Planung, um zusätzlich zur Projektverwaltung auch alle Versuchsergebnisse online dokumentieren zu können. Für die Bereiche FMEA und die internen Kontrollpläne strebt man zusätzlich zahlreiche Erleichterungen an, die den Automatisierungsgrad von PEMSY weiter erhöhen sollen. Um die ständig wachsenden Bedürfnisse des Kunden mit Weiterentwicklungen an der Software schnell abzudecken, arbeitet die Unternehmensberatung sehr kundenorientiert. So wurde ein Jour Fixe eingerichtet, an dem man alle zwei Monate gemeinsam mit Vertretern aller Gesellschaften über neue Funktionalitäten und Optimierungspotentiale beratschlagt.

Dass die Entscheidung für PEMSY richtig war, lässt sich in der täglichen Arbeit zu jeder Zeit nachweisen. Manchmal ist es aber auch schön, sich darüber hinaus von externen Experten bestätigt zu sehen. So geschehen beim letzten Nachaudit, als der Prüfer des TÜVs feststellte: „PEMSY erfüllt im Entwicklungsbereich jegliche Qualitätsanforderungen und ist ein mächtiges Werkzeug, das bundesweit seinesgleichen sucht.“

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