Konfigurationsmanagement sichert Wettbewerbsvorteile

Konfigurationsmanagement hat das Ziel, im Sinne des Qualitätsmanagements über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg ein anforderungsgerechtes Produkt zu erstellen, das frei von systematischen und zufälligen Fehlern ist. Hauptbestandteil von KM ist das Anforderungs- und Änderungsmanagement, welches durch eine adäquate Produktstrukturierung befähigt und durch IT-Systeme des sogenannten Product Lifecycle Managements (PLM) und Product Data Managements (PDM) unterstützt wird.

Richtig umgesetztes KM ermöglicht zu jedem Zeitpunkt einen Überblick über den aktuellen Stand eines Produktes entlang seines kompletten Lebenszykluses; von der Entwicklung über die Fertigung bis zur Entsorgung. Durch die damit verbundene Dokumentation können Änderungen am Produkt über den Lebenszyklus kontrolliert und nachvollzogen werden, damit etwaige Abweichungen rechtzeitig erkannt und korrigiert werden können. Notwendige Korrekturen, die zu spät erkannt werden, können für Unternehmen sehr teuer werden. Das Prinzip „Dokumentiere das, was Du tun möchtest und tue dann das, was du dokumentiert hast“ soll helfen, notwendige Korrekturen schon in der Analysephase zu erkennen, um so z.B. böse und vor allem teure Überraschungen in der Fertigungsphase zu vermeiden. Zur Sicherstellung der Kundenzufriedenheit sorgt KM darüber hinaus dafür, dass das gefertigte Produkt und die zugehörige Dokumentation stets auf dem gleichen, aktuellsten Stand sind und somit die Produkte am Ende auch das leisten, was der Kunde am Anfang gefordert hat. Auch hier können Fehler durch z.B. Regresseansprüche zu sehr hohen Kosten führen.

Trotz der Vorteile, die ein gut implementiertes KM zu leisten vermag, zeigt sich in der Praxis, dass das Verständnis für den Nutzen von KM nicht immer vorhanden ist und dass viele Unternehmen zweifeln, ob Investitionen in KM sinnvoll sind. Die Studie setzt an diesem Punkt an und untersucht, wie KM in der Praxis angewendet wird, welches Potenzial die Unternehmen KM zurechnen und welche Herausforderungen bei der Umsetzung von KM existieren.

Die Studie zeigt, dass die inkonsequente Anwendung von KM und daraus resultierende Defizite nach Einschätzung der Teilnehmer große Auswirkungen auf Kosten, Qualität und Terminverzögerungen haben (Bild 1). Das bestätigen drei Viertel der rund 120 teilnehmenden Unternehmen. Gleichzeitig werden von mehr als zwei Dritteln der befragten Unternehmen allgemein große Verbesserungspotenziale in den Teilbereichen Anforderungs- und Änderungsmanagement, Produktstruktur und KM IT-Systeme gesehen. Durch die wirksame Anwendung von KM können nach Einschätzung der Teilnehmer fast die Hälfte dieser Potenziale realisiert werden. Somit bestätigt sich die Annahme, dass durch zielgerichteten Einsatz von KM in Unternehmen den skizzierten Herausforderungen sinnvoll begegnet werden kann.

Doch obwohl die zu erreichenden Verbesserungen als groß und die Auswirkungen auf Qualität, Kosten und Terminverzögerungen bei Defiziten in KM als immens eingeschätzt werden, zeigt die tatsächliche Anwendung und Umsetzung von KM in den Unternehmen deutliche Schwächen auf. So bewerten zwei von fünf Unternehmen die Anwendung von KM in ihrem Unternehmen als schlecht und weniger als 15% der Teilnehmer sind der Meinung, dass bei ihnen KM gut bis sehr gut angewendet wird (Bild 2). Bestätigt wird dies durch die Tatsache, dass der personelle Einsatz im Bereich Konfigurationsmanagement gering ist. Nicht einmal zwei von fünf Unternehmen beschäftigen eigene Mitarbeiter im Bereich KM. Auf die Hilfe externer Dienstleister greifen weniger als ein Drittel der befragten Unternehmen zurück. Dabei ergeben sich zwischen den einzelnen Branchen eklatante Unterschiede. Während in der Luft- und Raumfahrtbranche, wo Konfigurationsmanagement seinen Ursprung hat, mehr als vier von fünf Unternehmen eigene Ressourcen im Bereich KM einsetzen, ist es bei Unternehmen der Softwareindustrie nicht einmal jedes fünfte Unternehmen.

Befragt man die Unternehmen, welche Probleme sie im Zusammenhang mit Konfigurationsmanagement sehen, erhält man für die drei Teilbereiche eine Vielzahl von Aussagen. Häufig genannt werden Probleme, die in Verbindung mit der Dokumentation stehen, wobei Dokumentation in den einzelnen Teilbereichen durchaus unterschiedlich verstanden wird. Im Bereich Anforderungs- und Änderungsmanagement geht es dabei z.B. um die Validierung von Dokumenten, während die KM IT-Systeme Dokumentation unter dem Aspekt der Datenkonsistenz betrachten. Im Vergleich aller bewerteten Faktoren sticht das Problem des benötigten Zeitaufwands zur Validierung von Dokumenten deutlich hervor und erhält die höchste Bewertung (Bild 3). Ebenfalls als sehr problematisch wird die Tatsache angesehen, dass viele Änderungen nur dadurch entstehen, dass vorhandene Fehler korrigiert werden müssen. Anstatt Produktänderungen durch gezielte und geplante Weiterentwicklungen hervorzurufen und hierdurch auch den Wert des Produktes für den Kunden zu verbessern, muss nachträglich auf Versäumnisse reagiert werden, um ein fehlerfreies Produkt am Markt anbieten zu können. Ein weiteres Problemfeld, das von den Teilnehmern hoch bewertet wurde, ist der Einarbeitungsstand einer Änderung, der nicht zu jedem Zeitpunkt erkenn- und nachvollziehbar ist. Dies erschwert zusätzlich die ohnehin schon zeitaufwändige Validierung.

Im Sinne eines umfassenden Qualitätsmanagements stellt Konfigurationsmanagement hierfür einen leistungsfähigen Ansatz, indem es sicherstellt, dass ein durchgängiges Anforderungs- und Änderungsmanagement basierend auf einer abgestimmten Produktstruktur Änderungen schnell identifiziert und durch geeignete Maßnahmen bearbeitet. Die Unterstützung durch passende IT-Systeme stellt sicher, dass die Änderungen anwendungsorientiert distributiert werden und die Validierung schneller durchgeführt werden kann, da der aktuelle Entwicklungsstand eines Produktes jederzeit abrufbar ist.

Vergleicht man alle identifizierten Probleme bezüglich KM zwischen den Branchen, lässt sich feststellen, dass vor allem die Branchen Automobil, Luft- und Raumfahrt sowie Software den Problemen die größte Bedeutung beimessen. Dies kann zum einen so gedeutet werden, dass hier faktisch die größten Probleme vorliegen. Eine andere Deutung lässt aber auch den Schluss zu, dass in diesen Branchen das Bewusstsein und die Wahrnehmung von Konfigurationsmanagement besonders hoch sind und damit die Probleme höher bewertet werden. Gerade bei der Validierung von Dokumenten weisen diese drei Branchen deutlich höhere Bewertungen auf.

Je nach Aufbau und Struktur eines Unternehmens konnten in der Studie Zusammenhänge mit den Problemen im KM identifiziert werden. Untersucht wurden hierbei unternehmensspezifische Faktoren wie die Anzahl der Standort, mit wie vielen Zulieferern ein Unternehmen zusammenarbeitet und welche Anzahl an Kunden bedient wird. Außerdem wurden Faktoren wie die Produktpalette und externe Rahmenbedingungen hinsichtlich eines Zusammenhangs mit den Problemen im Konfigurationsmanagement analysiert. So zeigt sich, dass Unternehmen mit vielen Standorten größere Probleme im Bereich KM haben als Unternehmen mit wenigen Standorten. Gleiches gilt für Unternehmen, die über eine große Anzahl an Lieferanten verfügen. Anders herum verhält es sich aber beispielsweise bei der Anzahl an Kunden, mit denen ein Unternehmen interagiert.

Lehrstuhl für Fertigungsmesstechnik und Qualitätsmanagement, Werkzeugmaschinenlabor WZL der RWTH Aachen www.wzl.rwth-aachen.de

In Theorie und Praxis

Die Ergebnisse der Studie zeigen die Diskrepanz zwischen dem Potenzial, das KM beigemessen wird und der tatsächlichen Umsetzung in den Unternehmen. Obwohl sich nach Einschätzung der Unternehmen durch die Einführung von Konfigurationsmanagement deutliche Verbesserungen realisieren lassen, werden nur in geringem Ausmaß Ressourcen im Bereich KM eingesetzt. Die Zufriedenheit der Befragten hinsichtlich der Umsetzung von KM in ihren Unternehmen ist sehr gering. Die Analyse hat gezeigt, dass der Schwerpunkt der Probleme bei KM auf dem Anforderungs- und Änderungsmanagement liegt. Auch die Annahme, dass der Einsatz von leistungsfähigen IT-Systemen (PLM und PDM) allein bereits signifikante Verbesserungen mit sich bringt, ist ein Irrglaube. Eine gute IT-Lösung sollte immer eine Konsequenz auf Basis einer intelligenten Produktstrukturierung und funktionierender Prozesse im Anforderungs- und Änderungsmanagement sein. Um ein nutzbringendes Konfigurationsmanagement aufzubauen, müssen alle drei Teilbereiche ganzheitlich betrachtet und Verbesserungsinitiativen aufeinander abgestimmt werden. Nur so können die Auswirkungen von Defiziten im KM reduziert und auf mittlere Sicht Wettbewerbsvorteile generiert werden. Die Studie von WZL und P3 kann zu einem Preis von 199 € unter cm@p3-group.com bestellt werden.