In einem effektiven QM-System werden Informationen zielgerichtet verteilt. Damit das funktioniert, müssen detaillierte Organisationsstrukturen hinterlegt werden. Consense ermöglicht seinen Anwendern, diese Daten mit einem speziellen Modul zur Verwendung für strategische Planungen aufzubereiten.
Organisationsstrukturen legen Zusammenhänge und Verantwortlichkeiten in einem Unternehmen oder einer Organisation fest. Sie visualisieren das Zusammenspiel, die Zuständigkeiten und die Kommunikationswege zwischen einzelnen Bereichen, Abteilungen oder Prozessen. Oft werden Organigramme auch als „Spielregeln“ oder „Landkarte“ eines Unternehmens bezeichnet.
Die Erstellung und stetige Aktualisierung von Organigrammen ist allerdings mit einem großen Aufwand verbunden. Consense, Anbieter von Software für das Qualitäts- und Integrierte Management, hat nach einem Weg gesucht, um den Anwendern ihrer Software IMS|QMS|PMS diese Arbeit zu erleichtern.
„Der Gedanke, der hinter der Entwicklung unseres Moduls Organigramm-Visualisierung stand: Die Informationen, die man für die Umsetzung benötigt, sind bereits im System vorhanden“, erläutert Alexander Künzer aus der Consense -Geschäftsleitung. Denn für ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem müssten viele Daten im Consense-System hinterlegt werden, damit alle Mitarbeiter immer mit den für sie relevanten Informationen versorgt werden. Dazu sei der Aufbau einer Organisationsstruktur im System notwendig. „Was liegt also näher, als diese bereits vorhandenen Daten aufzubereiten, einen Automatismus zu entwickeln und sie damit sinnvoll weiter zu nutzen“, so Künzer.
Zur Verteilung von Informationen an die Mitarbeiter wird das in Consense angelegte Mitarbeiter-Profil genutzt. Hier sind den einzelnen Personen im Unternehmen detailliert Mitgliedschaften in verschiedenen Gruppen mit den dazugehörigen Rollen und Rechten zugewiesen. Das macht es möglich, dass der einzelne Anwender eine Übersicht der aktuellen, für ihn relevanten Informationen und anstehenden Aufgaben erhält, sobald er sich an seinem System anmeldet. Zum Konzept gehört darüber hinaus, dass in der Struktur übergeordnete Stellen festgelegt sind. Das versetzt das System beispielsweise in die Lage, automatisch Eskalationsmeldungen per E-Mail bei überfälligen Terminen zuzustellen.
Damit dies alles funktionieren kann, muss zuvor die Organisationsstruktur des Unternehmens in allen Einzelheiten hinterlegt werden. Consense IMS|QMS|PMS nimmt dafür eine Gliederung des Unternehmens nach Abteilungen, Gruppen oder Stellen vor und ergänzt diese Organisationseinheiten durch Koordinaten wie Aufgabenerfassung oder Festlegung von Befugnissen und Verantwortungen. Zusätzlich findet eine Festlegung der Beziehung zwischen den Organisationseinheiten statt: Das beinhaltet die Darstellung bestehender hierarchischer Strukturen, die transparente Zuordnung von Verantwortlichkeiten sowie einen zentralen Überblick über die aktuellen Aufgaben in einem komplexen Organisationsbereich.
Im System entsteht aus diesen Daten eine komplexe Matrix aller Vernetzungen im Unternehmen. Diese ermöglicht, Informationen den entsprechenden Personen genau zuzuordnen. Auch der Geltungsbereich von Prozessen und Dokumenten wird über die hinterlegten Organisationsstrukturen gesteuert.
Mit dem Modul Organigramm-Visualisierung werden diese Daten systematisch aufbereitet und zur Erstellung von transparenten Organigrammen in übersichtlicher grafischer Aufbereitung genutzt. Diese lassen sich durch die Übernahme der im System vorhanden Strukturen auf Knopfdruck schnell und flexibel zusammenstellen, anpassen und erweitern.
Immer auf dem aktuellen Stand
Da Veränderungen im Unternehmen sofort in Consense aufgenommen werden, ist das System immer auf dem aktuellen Stand – und damit auch die daraus generierten Organigramme. Deren Lenkung erfolgt nach dem QM-Prinzip. Verantwortlichkeiten, Freigaben und Änderungen werden revisioniert und dokumentiert.
Strategie und Organisation eines Unternehmens hängen eng zusammen. Die erfolgreiche Umsetzung strategischer Pläne ist von der Ausgestaltung der Organisationsstruktur abhängig – also von dem Zusammenspiel der verschiedenen Firmenbereiche und Abläufe. Hierarchien, Entscheidungsbefugnisse und Informationsflüsse spielen dabei eine wichtige Rolle. „Besonders wertvolle Unterstützung leistet das Modul bei der Organisationsentwicklung“, sagt Künzer. „Anhand von Organigramm-Entwürfen lassen sich neue Abteilungen oder Strukturveränderungen sowie Gesamtzusammenhänge planen und diskutieren.“ ■
Die Autorin
Dr. Iris Bruns
Geschäftsführung
Consense
Teilen:
