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Neuer Durchblick bei Geschäftsprozessen

Mit lebenden Diagrammen visualisieren und modellieren
Neuer Durchblick bei Geschäftsprozessen

Kurzer Prozess – das ist die Ideal-Linie in jeder Firma oder Organisation. Die Software-Schmiede iGrafx macht es Prozessverantwortlichen jetzt wieder ein bisschen leichter, diese Gradlinigkeit aufzuspüren: Die Generation 2005 der grafischen Prozess-Analyse-Software von iGrafx vereinfacht die Visualisierung, Simulation und Modellierung von Prozessen und Aufgabenverteilungen.

Armin Trautner, Managing Director, iGrafx Deutschland

Geschäftsprozessmanagement ist – wenn auch unter wechselnden Begriffen – beständig ein wichtiges Thema in Unternehmen. Umso mehr, seitdem menschliche Arbeitskraft, Maschinen und Informationstechnologie in den Prozessabläufen aufeinander abgestimmt werden müssen. Bevor sich ein Prozess allerdings verwalten oder – nach dem Prinzip von Business Process Management (BPM) – optimieren lässt, müssen die Prozessstrukturen erkannt und analysiert werden. Diese grundlegende Aufgabe bestimmt über Erfolg oder Misserfolg der späteren BPM-Bemühungen. Hier bietet sich eine schrittweise Vorgehensweise an, wie sie verschiedene Software-Anbieter mit modular aufgebauten Lösungs-Suites vorleben. Einer der jüngst vorgestellten Ansätze kommt von iGrafx und verkörpert das Konzept von Business Process Analysis: Die Neuauflage des Lösungspakets iGrafx 2005 leistet elektronische Schützenhilfe, um Transparenz in bestehende Prozesse zu bringen. Aufbauend auf diesem Wissen lassen sich dann Abläufe simulieren und so herausfinden, wie ein Prozess für größtmögliche Effizienz ablaufen muss.
Damit liefert die iGrafx-Anwendungssuite die Basis für alle gängigen Prozess-Management-Initiativen wie ISO-Standards, Six Sigma und Lean sowie neue gesetzliche Vorschriften wie Sarbanes-Oxley.
Visualisierung und Modellierung
Die klassische Darstellungsweise für Prozesse, Ursache-Wirkungs-Folgen oder Wertschöpfungs-Entwicklungen sind Flussdiagramme und Organigramme. Wer schon einmal versucht hat, einen Prozess zu Papier zu bringen, weiß um die Vorteile einer Software-Hilfe: Um Verknüpfungen und Interaktionen zwischen Abteilungen und Mitarbeitern abzubilden, braucht man Platz und ein gutes Vorstellungsvermögen. Am Bildschirm eines Computers lässt sich eine Aufzeichnung beliebig erweitern. iGrafx wendet sich mit seinem iGrafx FlowCharter 2005 sowohl an Unternehmen, die eine Grundlage für Geschäftsprozess-Verbesserungen schaffen wollen, als auch an Qualitätsmanagement-Experten, Personalabteilungen und Projektmanager. Anders als herkömmliche Flowchart-Programme, mit denen sich Prozessdiagramme mit einer entsprechenden Portion Geduld auch erstellen lassen, hat iGrafx FlowCharter 2005 eine Bibliothek von vorgefertigten Diagramm-Typen, Formen, Verbindungslinien und Pfeilen, die eine erste Skizze im Handumdrehen entstehen lassen.
Jeder Knoten oder jede Aktion der Prozessabbildung lässt sich mit Kommentaren versehen oder mit elektronischen Dokumenten verknüpfen, um der nackten Zeichnung einen erklärenden Informationshintergrund zu geben. Jede Aktualisierung, die an der Darstellung vorgenommen wird, arrangiert das Diagramm automatisch neu und nimmt Beschriftungen und Linien mit. Gleichzeitig werden Linien und Form so angepasst, dass die Ansicht auf dem Bildschirm übersichtlich bleibt. Im Vergleich zur Vorgänger-Version 2003 verfügt iGrafx FlowCharter 2005 über neue Hilfen für die Darstellung von Abteilungen und Hierarchien.
Ein organisch gewachsenes Unternehmen lässt sich allerdings nur schwer in die Kategorien pressen, die eine Software vorgibt. iGrafx hat darauf mit dem genannten Abteilungs-Manager reagiert: Er unterstützt die Erstellung von Prozessdiagrammen mit Abteilungshierarchien, trennt nicht verbundene Abteilungen sauber von einander ab und bettet Unterabteilungen in übergeordnete Departments ein. Neue Linieneffekte und eine verbesserte Linienbibliothek mit Symbolen, die sich frei definieren lassen, erleichtern die Darstellung weiter. Die Bibliothek findet sich zur schnelleren Handhabe jetzt gleich in der Werkzeugleiste. Container-Symbole können mit einfachen Symbolen gefüllt werden, um Zugehörigkeiten auszudrücken. Die Größe des Containers passt sich beim Hinzufügen von Symbolen weiter an und nimmt alle Elemente mit, wenn er verschoben wird.
Neben den einzelnen Stationen eines Prozesses ist die Zeitkomponente entscheidend, die beschreibt, wie lange ein Durchlauf dauert. Durch einen automatischen Terminplaner und integrierte Berechnung von Taktzeiten kann iGrafx FlowCharter 2005 zeitkritische Prozesse exakt abbilden. Benutzerdefinierte Datenfelder für Symbole erlauben es, die Darstellung auf individuelle Begebenheiten anzupassen.
Je nach Industrie ist für Unternehmen interessant, dass iGrafx mit seiner neuen Software Business Process Modeling Notation (BPMN) unterstützt: BPMN bezeichnet eine unternehmensübergreifend verständliche Sprache zur Erstellung von Prozessdiagrammen, auf die sich führende Industrie-Unternehmen geeinigt haben. Erstellt man in iGrafx FlowCharter 2005 ein Diagramm, so kann die Anwendung die Darstellung auf Wunsch in BPMN ‚übersetzen’: Hilfen liefern die spezielle BPMN-Formatpalette, automatische Abteilungserstellung und eine Korrektur-Funktion, die während des Designs auf Fehler aufmerksam macht, die nicht den BPNM-Anforderungen entsprechen.
Neue Navigationshilfen vereinfachen dabei den Umgang mit dem angelegten Prozess-Dokument: Vor- und Zurück-Navigationsschaltflächen und eine Dokumentkomponenten-Ansicht in der Explorerleiste sorgen für mehr Bedienungskomfort. Ist die Abbildung des Prozesses abgeschlossen, hilft eine verbesserte Ausgabe für das Internet, die Ergebnisse den anderen Mitarbeitern per Webzugriff zur Verfügung zu stellen. Dafür sorgt bei iGrafx FlowCharter 2005 eine verbesserte Web Java-Ausgabe: Mit neuen Zoom-Funktionen wie schwenkbare Fenster und speicherbare Faktoren können sich Nutzer die modellierten Prozesse leichter anschauen.
Analyse und Simulation
Die Darstellung des Prozesses allein reicht indes nicht zwangsläufig, um festzustellen, ob ein Ablauf wirtschaftlich oder verbesserungswürdig ist. Dafür schließt sich an den iGrafx FlowCharter 2005 das Software-Werkzeug iGrafx Process 2005 an. Es hilft, Prozesse zu analysieren und zu simulieren. Mit anderen Worten: Neben dem reinen Ablaufdiagramm verarbeitet iGrafx Process 2005 Daten, die den Ist-Zustand eines Prozesses beschreiben wie etwa Dauer, Ausstoß oder Fehlerquoten. Ist dieser Ist-Zustand vollständig erfasst, kann man an den Stellschrauben des Prozesses drehen: Was passiert, wenn mehr Mitarbeiter für ein und dieselbe Aufgabe abgestellt werden? Verringert sich der Zeitaufwand zu Ungunsten der Gesamtproduktion? Anstatt ein solches Experiment in der Realität zu testen – mit den entsprechenden Kosten und möglicherweise störenden Folgen für die Produktivität der Mitarbeiter –, zeigt die Simulationsfunktion in iGrafx Process 2005 die Auswirkungen der veränderten Parameter und hilft so, Schritt für Schritt den optimalen Prozess zu erarbeiten.
iGrafx hat bei seiner neuen Applikation iGrafx Process 2005 eine ganze Reihe von Hilfen weiterentwickelt, darunter die variable Wahl des Simulationszeitraums. Eine Aktivitätszeit unter einer Sekunde ist in der industriellen Produktion keine Seltenheit – iGrafx Process 2005 kann jetzt sowohl diese winzigen Zeiträume als auch langwierige Prozessabläufe bis zu mehreren Jahren abbilden. Bei der Simulation können Prozesse periodisch aktiviert oder über einen speziellen Auslöser gesteuert werden. Um dabei realen Input verarbeiten zu können, übernimmt iGrafx Process Daten aus Excel. Grundsätzlich ist auch der Import von empirischen Daten oder extern eingekauften Informationen möglich, um die Qualität der Simulationsergebnisse zu verbessern. In der erweiterten Fassung, iGrafx Process 2005 for Six Sigma, sind diese Funktionen speziell daran angepasst, Six Sigma-Experten bei der Einführung dieser Qualitätsmanagement-Methode zu unterstützen. So lassen sich hier vor allem Daten aus den in diesem Umfeld viel genutzten Anwendungen MINITAB und JMP integrieren.
Um den Simulationsvorgang zu beschleunigen, ist iGrafx Process 2005 so angelegt, dass sich mehrere Szenarien gleichzeitig durchspielen lassen. Die Ergebnisse dieser Analyse kann die Software in einem einzigen übersichtlichen Report ausgeben, um Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungswege rasch abwiegen zu können.
Die Ausgabe der Ergebnisse kann – wie schon bei iGrafx FlowCharter 2005 – über das Internet geschehen. Allerdings empfiehlt iGrafx für die Verteilung das Repository iGrafx Process Central 2005. Der zentrale, webbasierte Speicher verwaltet die mit iGrafx Process 2005 bearbeiteten Prozessanalysen und erlaubt einen unternehmensweiten, benutzerdefinierten Zugriff mit entsprechenden Verteilungs-Funktionen: iGrafx Process Central 2005 liefert eine erweiterte Suche im gesamten Repository, etwa nach Abteilungsnamen oder Notizen, sowie digitale Signaturen zum Schutz vor Manipulation der Prozessanalysen. Mail Central benachrichtigt ausgewählte Mitarbeiter per E-Mail, wenn Prozess-Modelle zur Bewertung freigegeben sind.
Mit erweiterten Möglichkeiten, über iGrafx Process Central Bewertungen vorzunehmen, können Unternehmen eine virtuelle Prozesssimulation mit den Prozessverantwortlichen schneller in die Tat umsetzen. Angesichts schnell wechselnder Anforderungen von Kunden an die Herstellung und Lieferbarkeit von Produkten stellt sich diese Art der Flexibilität als echter Wettbewerbsvorteil heraus. Andererseits setzen Qualitätsmanagement-Initiativen wie BPM und TQM (Total Quality Management) solche Analyse-Lösungen voraus, um überhaupt Ergebnisse liefern zu können.
iGrafx 2005 zum Testen
Unter http://www.igrafx.de/downloads/ finden interessierte QM-Manager eine aktuelle Testversion von den verschiedenen iGrafx 2005-Komponenten zum Herunterladen. Die Produktsuite ist ab sofort über iGrafx und Partner erhältlich – für Nutzer der Vorgänger-Version iGrafx 2003 gibt es eine ermäßigte Update-Version.
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