Auf der Systems präsentierte DocuWare erstmals den CONTENT-FOLDER mit Workflow-Funktionalität. Das Zusatzmodul zum gleichnamigen Dokumentenmanagement-System verbessert den Zugriff und die Verteilung auf im Tagesgeschäft benötigte Informationen deutlich. Auch Workflow-Prozesse lassen sich sehr einfach realisieren, Arbeitsabläufe dadurch transparenter gestalten. Das Organisationstool wird Ende des Jahres verfügbar sein.
Durch die Abbildung vorhandener Workflows können auch mittelständische Unternehmen interne Abläufe verbessern und dadurch die Wettbewerbsfähigkeit erhöhen. Bislang sind gängige Workflow-Systeme jedoch für kleinere Betriebe in der Regel zu komplex, zu kompliziert und zu teuer. Der neue Content-Folder ermöglicht die Realisierung einer Vielzahl von Workflows bei Mittelständlern. Besonders hervorzuheben ist dabei die einfache Umsetzung; Anwender können ohne lange Einarbeitung mit der Arbeit beginnen.
Typische Einsatzgebiete sind beispielsweise Buchhaltung, Projektarbeit und Vertrieb. Nach beliebigen Kriterien lässt sich in einem speziellen Archiv recherchieren und relevante Unterlagen werden automatisch einer Mappe hinzugefügt. Zum gleichen Thema neu archivierte Dokumente sind durch Markierung sofort erkenntlich. Wird ein Dokument bearbeitet, so erfolgt dies immer auf dem Original im Archiv. Nichts geht verloren und alle berechtigten Mitarbeiter können jederzeit den neuesten Stand prüfen.
Der Projektleiter legt zu einem neuen Projekt ein erstes Dokument im Archiv ab. Im nächsten Schritt erzeugt er eine neue Mappe, die alle Dokumente mit dem Projektnamen als Indexbegriff enthält – beim Projektstart also nur das erste Dokument. Die Kollegen des Projektteams erhalten per E-Mail eine Kopie der Mappe.
Jeder Kollege hat jetzt nicht nur Zugriff auf das Startdokument, sondern kann nun zusätzliche Dokumente in seine Mappen-Kopie ziehen; die Dokumente werden dabei automatisch im Archiv abgelegt. Öffnet oder aktualisiert ein Projektmitglied seine Mappe, so sieht es alle – auch die an anderen Arbeitsplätzen hinzugefügten – Dokumente. Neu hinzugekommene Dokumente werden vom Content-Folder hervorgehoben dargestellt.
A QE 307
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