Entlastung bei administrativen Aufgaben ist nur die erste Stufe der Aufgaben, die moderne HR-Software in einem Unternehmen leisten kann. Im optimalen Fall ist eine entsprechende Lösung in das Qualitätsmanagement eingebettet. Das ermöglicht ein vorausschauendes Management von Kompetenzen und Qualifikationen der Mitarbeiter.
Moderne HR-Software bietet innovative Möglichkeiten, um das Personalmanagement von Unternehmen noch transparenter und effizienter zu gestalten und die vorhandenen Daten für strategische Entscheidungen zu nutzen. Nur wer detaillierte Informationen über das in seinem Unternehmen verfügbare Wissen besitzt und die Vielfalt der Fähigkeiten seiner Mitarbeiter kennt, kann Qualifikationen vorausschauend aufbauen, gezielt fördern und damit Engpässe vermeiden.
Die Basis moderner HR-Software ist die Datenverwaltung in Form einer Elektronischen Personalakte. Diese nimmt die mitarbeiter- und unternehmensbezogenen Stammdaten auf. Über das System werden Verträge, Daten und Fristen verwaltet, Gehaltsabrechnungen abgewickelt, Stellenbeschreibungen hinterlegt, Qualifikationsprofile angelegt sowie Schulungen und Unterweisungen nicht nur übersichtlich erfasst, sondern auch ausgewertet.
Eine sinnvolle Vernetzung der in der Elektronischen Personalakte vorhandenen Informationen mit anderen Bereichen des Managementsystems schafft Synergien. So bietet zum Beispiel das HR-System von Consense die Möglichkeit, Inhalte der Elektronischen Personalakte mit dem Modul Schulungsmanagement zu verknüpfen. Damit werden alle Weiterbildungsmaßnahmen eines Unternehmens erfasst, geplant und durchgeführt. Für viele Betriebe ist dies inzwischen eine unverzichtbare Unterstützung, denn längst sind Mitarbeiterschulungen und der Nachweis darüber Bestandteil aller wichtigen QM-Normen. Vielfach werden hierfür in den Personalabteilungen noch Excel-Tabellen erstellt, die eine manuelle Aktualisierung erfordern. Nur mit sorgfältiger und höchst aufwendiger Pflege ist die Erfassung auf diesem Weg immer auf aktuellem Stand. So lassen sich zwar die Audit-Vorgaben erfüllen. Die Synergien, die mit den bereits vorhandenen Datenbeständen möglich wären, werden auf diese Weise jedoch nicht optimal genutzt.
Hier schafft moderne HR-Software eine erhebliche Entlastung. Sie gewährleistet, dass Unternehmen ihre betriebsinternen Schulungsmaßnahmen immer unter Kontrolle haben. So lässt sich beispielsweise in Verknüpfung mit den Personaldaten auf Knopfdruck der Schulungsbedarf jedes einzelnen Mitarbeiters ermitteln. Sämtliche Weiterbildungsmaßnahmen können mit einem solchen System systematisch geplant werden: von der Terminierung über die Bereitstellung von Schulungsunterlagen und der Erstellung von Zertifikaten bis hin zur Auswertung von Teilnehmerfeedback und Wirksamkeitsbewertungen der Vorgesetzten.
Erfassung aller vorhandenen Kompetenzen
Das systematische Schulungsmanagement leitet über zum nächsten Schritt: der strategischen Personalplanung durch ein zukunftsgerichtetes Management von Qualifikationen. Nach neuesten Vorgaben zählt nämlich auch der Aufbau einer Qualifikationsmatrix zum normkonformen Qualitätsmanagement. Diese muss für jeden Mitarbeiter den Ist- und den Soll-Zustand seiner Qualifikationen festlegen. Außerdem ist eine Beschreibung erforderlich, durch welche Maßnahmen der Soll-Zustand erreicht werden soll.
Auch an dieser Stelle setzen innovative Software-Lösungen an: Sie erfassen systematisch die im Unternehmen vorhandenen Fähigkeiten und Kompetenzen, kategorisieren und bewerten sie. Über Statistiken können sich die Verantwortlichen eines Unternehmens jederzeit über den aktuellen Stand, die Entwicklung und den zukünftigen Bedarf an spezifischem Wissen informieren. Bei Consense HRM gibt es zum Beispiel den sogenannten Demographie-Check, der die Altersstruktur der Belegschaft analysiert. Das erleichtert Personalmanagern die Planung und beugt rechtzeitig Engpässen vor, etwa wenn Mitarbeiter mit spezifischen Kenntnissen in absehbarer Zeit aus Altersgründen ausscheiden. ■
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