Projektrisiko bleibt stets überschaubar

In zunehmend ‚engeren’ Märkten mit sinkenden Margen lassen sich über das Qualitätsmanagement Prüf- und Fehlerkosten verringern sowie frühzeitig Schwächen im Prozess sowie im Produkt erkennen und beseitigen. Insbesondere CAQ-Systeme liefern hier schnell und zuverlässig die notwendigen Zahlen und Auswertungen für Entscheidungen. Mit Qualität lassen sich Kosten vermeiden, wobei allerdings Pragmatismus und Augenmaß eine wichtige Rolle spielen. Nach wie vor gilt: „Qualität wird nicht getestet, sondern produziert.“ Im Rahmen der Produktion sind in diesem Zusammenhang vor allem zwei Aspekte zu beachten.

Qualität ist demnach integraler Bestandteil aller Tätigkeiten in der Produktion. Das Messen der Qualität erfolgt parallel zur logistischen Kette im Materialfluss und allen damit korrelierenden Geschäftsprozessen wie Fertigungsplanung, Auftragsverfolgung und -kontrolle.

Aus Sicht der Organisation heißt dies, dass die Aufgaben der Qualitätskontrolle in der Beschaffung beginnen, in den Fertigungsprozess integriert sind und im Versand abgeschlossen werden (siehe Abbildung).

In der Beschaffung zielt die Qualitätsprüfung (Q-Prüfung) vor allem auf den Wareneingang, insbesondere die Wareneingangskontrolle ab. Die Ergebnisse sind sowohl für die Produktion (Dosierung, Anpassung von Fertigungsverfahren) als auch den Einkauf (Lieferantenbewertung, Kontraktbearbeitung) von Bedeutung. Je nach Meldungsart wird das Material in den zu prüfenden, freien oder gesperrten Bestand gebucht.

In der Fertigung bedeutet organisatorische Integration, dass die Q-Prüfung eine zusätzliche Aufgabe in der Arbeitsfolge der Fertigung darstellt und damit Bestandteil des Arbeitsplans ist. Dies garantiert, dass Fehler oder Abweichungen vor Ort an der Quelle entdeckt und behoben werden können. Eine Fehlerfortpflanzung, die bis zum Ausschuss eines Teils oder Loses führen kann, lässt sich auf diese Weise prinzipiell vermeiden.

Im Versand zielt die Qualitätskontrolle auf die Auslieferung nur fehlerfreier Ware ab. Was für Pharma-Unternehmen selbstverständlich ist, wird auch für Fertigungsbetriebe zu einem Muss! Sollten dennoch Retouren aufgrund fehlerhafter Ware vorkommen, beginnt hier die Q-Prüfung der rückgelieferten Ware. Die Wareneingangsprüfung von Retouren löst weitere Geschäftsprozesse wie etwa das Abweichungsmanagement oder das Gutschriftverfahren aus. Auch diese Prozesse werden direkt durch die Verwendung bestimmter Meldungsarten gestartet.

Die Ergebnisse der Qualitätsprüfung sind demnach Start-Ereignisse für eine ganze Reihe unterschiedlichster Geschäftsprozesse im Unternehmen. Entscheidend dabei ist, ob diese Geschäftsprozesse die Produktivität des Unternehmens verbessern oder verschlechtern. Hier ist die Unternehmensführung gefordert.

Um die organisatorische Integration der Geschäftsprozesse zu gewährleisten, bedarf es einer integrierten Datenbasis ausgehend von der Struktur des Materialstamms. Um Prüfschritte in der Fertigung planen und steuern zu können, müssen diese Bestandteile des Arbeitsplans sein. Ideal ist beispielsweise der Abschluss eines Arbeitsvorgangs oder Fertigungsauftrags als Folge einer Prüfpunktrückmeldung. Weiterhin sind im Wareneingang, bei der Fertigungsendkontrolle oder dem Versand eigene Prüfpläne erforderlich, die wiederum Bestandteil der Produktionsplanung und -steuerung sein können. Durch die Kostenbewertung von Prüfschritten ist eine vollständige Integration in das Rechnungswesen und Controlling möglich. Das verbessert die Kalkulation der Produkte.

Die Integration der Prüfdaten in die Datenstruktur des Unternehmens unterstützt die sogenannte Traceability oder Rückverfolgbarkeit inklusive der Qualitätshistorie eines Produkts, einer Produktgruppe oder Charge zum Zwecke der Analyse. Dies kann bei Retouren durchaus von rechtlicher Bedeutung sein und mit zunehmender Regulierung durch Behörden zu einem Muss werden. Die gewonnene Transparenz vereinfacht die Entscheidungsprozesse in Einkauf, Produktion, Vertrieb und Qualitätskontrolle. Eine entsprechend gut ausgearbeitete Datenstruktur ist die Basis für eine langfristige und nachhaltige Qualitätsverbesserung. All diese Aspekte der organisatorischen und informatorischen Integration erlauben zu guter Letzt eine bessere Zuordnung der Qualitätskosten zu den Materialeinzelkosten, was die Kostentransparenz deutlich erhöht.

Die organisatorische Integration der Qualitätskontrolle (QK) muss nicht zwangsläufig zu einer integrierten IT-Lösung beispielsweise mit SAP führen, denn die Integration der QK in ein ERP-System ist komplex. Weiterhin bietet ein integriertes ERP-System aufgrund des Anspruchs, umfassend und ganzheitlich Aufgaben abzudecken, nur bedingt die Benutzerfreundlichkeit sowie Funktionalität von Spezialsystemen. Daher ist gegebenenfalls mit Akzeptanzproblemen zu rechnen. Demgegenüber steht allerdings die vollständige informationstechnische Integration in die Geschäftsprozesse des Unternehmens, mit den oben beschriebenen Vorteilen. Weiterhin vermeidet eine SAP-Lösung Datenredundanzen etwa des Materialstamms und reduziert damit die Gefahr von Dateninkonsistenzen und den damit verbundenen Pflegeaufwand. Erwähnenswert ist weiterhin bei einer integrierten ERP-Lösung die automatische Statusverwaltung von Materialien und Beständen. Auch existiert in Unternehmen, die bereits SAP einsetzen, das notwendige technische System-Know-how.

Der Anwender muss also die Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Lösungen gegeneinander abwägen. Als Faustregel kann man sagen, dass immer dann, wenn nicht spezielle Anforderungen – etwa die Anbindung komplexer Messmittelsysteme – existieren, das integrierte ERP-System Vorteile besitzt. Integration an dieser Stelle bedeutet vordergründig, dass die erfassten Messwerte zu den Materialien nicht über Schnittstellen jeweils an den Einkauf und die Arbeitsvorbereitung gegeben werden müssen.

Vor dieser Frage stand auch das Heidelberger Unternehmen ABB Stotz-Kontakt. Seit 1992 verfügt man hier über ein zertifiziertes Qualitätssicherungssystem. Im Rahmen eines unternehmensweiten Programms zur Stärkung und zum Ausbau der Marktposition entschloss man sich zur Evaluierung und Implementierung eines CAQ-Systems. Die einzuführende Software sollte die Integration in die bestehenden logistischen Prozesse sowohl organisatorisch als auch technisch ermöglichen. Weitere Ziele waren

Da ABB als ERP-Lösung unternehmensweit SAP einsetzt, lag es nahe, die Möglichkeiten der integrierten QM-Funktionalität von SAP im Auswahlprozess zu berücksichtigen. Zur Unterstützung des Projekts wurde zunächst als externer Spezialist für die Implementierung von SAP QM die DHC Dr. Herterich & Consultants GmbH beauftragt, Lösungsmöglichkeiten einer in den Materialfluss beziehungsweise das ERP-System integrierten QM-Funktionalität aufzuzeigen. Das Konzept dieser integrierten QM-Lösung überzeugte die verantwortliche Führungsebene. Bei der Beurteilung wurde besonderes Augenmerk auf die Integration der Q-Funktionen in die Geschäftsprozesse der Beschaffung, der Produktion, des Meldewesens und der Prüfung im Materialfluss gelegt. Beurteilungskriterien waren Durchführbarkeit, Aufwand der Integration in SAP sowie Einsatz im SAP-Standard – denn Zusatzentwicklungen wurden nicht zugelassen.

Anschließend standen drei mögliche Einführungsszenarios zur Disposition:

Szenario zwei und drei sahen jeweils eine zweite Projektphase vor, in der das QM-System unternehmensweit aufgerollt wird. Ein Big Bang wurde aufgrund der Komplexität und des Aufwands bezüglich der Datenübernahme sowie der Schulung einer großen Anzahl von Mitarbeitern und den damit verbundenen Projektrisiken von den Verantwortlichen kritisch gesehen. Die vollständige Integration der QM-Funktionalität in die bestehenden Geschäftsprozesse einer einzelnen Abteilung kam der Idee des Gesamtzieles eines unternehmensweit integrierten QM-Systems mit SAP am nächsten und führte zur Entscheidung für das dritte Szenario. Weiterhin versprach man sich von dieser Vorgehensweise die höchsten Lerneffekte für die Folgeprojekte bei überschaubaren, klar abgegrenzten Risiken.

Das Projektteam, bestehend aus Spezialisten der Fachabteilungen (Key-User), IT-Spezialisten von ABB Stotz-Kontakt und Fach- beziehungsweise IT-Beratern der DHC, entwickelte in Workshops die detaillierten Anforderungen und das Fachkonzept für den SAP-Prototypen. Die Herausforderung bestand darin, nicht nur die einzelnen, solitären Anforderungen an das QM-System zu sehen, sondern diese in den Gesamtkontext integrierter Geschäftsprozesse zu bringen. Dazu war es notwendig, sich der Geschäftsprozesse bei ABB Stotz-Kontakt bewusst zu werden, diese zu strukturieren und zu definieren. Diese durchaus neue Sicht führte anfänglich zu einem leicht erhöhten Aufwand in den Workshops, beschleunigte aber deutlich die restlichen Projektphasen.

Das Ergebnis sind in die Logistik integrierte QM-Geschäftsprozesse für das Lieferantenmanagement, Erstmusterprüfungen, Wareneingangsprüfungen im Einkauf und der Produktion, Inprozessprüfungen mit Übernahme von Messdaten aus Drittsystemen und Qualitätsmeldungen. Die notwendige Datenmigration reduzierte sich auf ein Minimum, weil das QM-Modul in das bereits bestehende SAP-System integriert wurde. Die Migration beschränkte sich auf die Prüfeinstellungen und Qualitätsinformationssätze zu Materialien und Lieferanten sowie die Prüfmerkmale. Dabei kamen sowohl Transaktionen zur Massenpflege als auch die Technik des Application Link Enabling (ALE) zum Einsatz.

Nach Schulung der Key-User waren diese in der Lage, das Wissen bezüglich der durch SAP QM unterstützten Geschäftsprozesse an die Endanwender weiterzugeben. Die Produktivsetzung erfolgte Mitte Dezember 2008. Die Integration der neuen Prozesse im Qualitätsmanagement in die logistischen Abläufe und die bestehende Systemlandschaft verlief erfolgreich. Dafür mitverantwortlich war auch eine ausführliche Testphase, die nicht nur auf Funktionen, sondern vor allem die Integration der Geschäftsprozesse abzielte.

ABB Stotz-Kontakt öffnete mit der geschäftsprozessbasierten QM-Lösung in SAP ein neues Kapitel im Qualitätswesen. Nach der ersten Phase besteht nun die Herausforderung darin, das Projekt intern an die Teams der anderen Abteilungen weiterzugeben, um das System unternehmensweit auszurollen. Durch die Piloteinführung in einer Abteilung und die dabei gesammelten Erfahrungen ist die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung der unternehmensweiten Qualitätsziele gelegt. Neben den bereits realisierten Anbindungen von Messsystemen sollen auch die Produktionsanlagen selbst in die QM Prozesse integriert werden und Daten zurückmelden.

DHC Dr. Herterich & Consultants, Saarbrücken www.dhc-gmbh.com

Integrierte QM-Funktionalität führte zum Ziel

Qualitätsprozesse in logistische Abläufe eingebunden

ABB Stotz-Kontakt in Heidelberg entwickelt, fertigt und vertreibt seit über 100 Jahren Produkte für die elektrische Ausrüstung und Automatisierung von Gebäuden, Maschinen und Anlagen. Neben dem klassischen Sicherungsautomaten nebst umfangreichem Zubehör zählen Systeme zur automatisierten Beleuchtungs- und Temperaturregelung, Home-Security-Funkalarmsysteme, Speicher-programmierbare Steuerungen sowie eine umfangreiche Auswahl von Installationsgeräten für Niederspannungsanwendungen zur Produktpalette.