Prozesse im Blick

Qualitätsmanagement, Arbeitssicherheit und Umweltschutz nehmen in der AGR-Gruppe, einem Systemanbieter in der Abfallwirtschaft, einen hohen Stellenwert ein. Gesetzliche Vorgaben wie zum Beispiel die Zertifizierung als Entsorgungsfachbetrieb oder die Zertifizierung nach der Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO 9001 bedingen unter anderem eine lückenlose Dokumentation und Rückverfolgbarkeit der unterschiedlichsten Prozesse im Unternehmen. Um diese Aufgaben effizient umzusetzen, entschied sich die AGR-Gruppe für die Einführung eines elektronischen Managementsystems.

„Für unseren Anforderungskatalog haben wir uns an der Qualitätsmanagementnorm DIN EN ISO 9001:2008 orientiert und diese durch IT-Aspekte ergänzt, in denen etwa berücksichtigt wurde, welche Art von Datenbanken genutzt werden sollen“, erläutert Susanne Raedeker, Leiterin des Stabs Qualitätsmanagement, Arbeitssicherheit und Gesundheitsmanagement. „Wir wollten eine Software-Lösung, die uns durch einen modularen Aufbau ein hohes Maß an Flexibilität in der individuellen Anpassung an unsere speziellen Bedürfnisse bietet. Darüber hinaus war ein Aspekt besonders wichtig: Das neue System sollte intuitiv bedienbar sein“, ergänzt Rüdiger Ascherfeld aus dem Qualitätsmanagement.

Bei AGR entschied man sich für das integrierte Managementsystem IMS des Software-Anbieters Consense. Die Lösung wächst mit den Bedürfnissen der Anwender und lässt sich durch eine Reihe von Modulen erweitern. „Bei Consense haben wir ein hohes Maß an Übereinstimmungen mit unseren Anforderungen vorgefunden“, so Ascherfeld .

Wichtigste Aufgabe vor dem Start: Alle im Unternehmen vorhandenen Abläufe mussten in das neue System eingepflegt werden. „Ein Pluspunkt von Consense ist die transparente Prozessdarstellung in Form von Flussdiagrammen“, meint Ascherfeld. „Wir haben zuvor zwar auch derartige Diagramme zur Darstellung verwendet – allerdings mit dem Unterschied, dass diese nur als eindimensionale Powerpoint-Zeichnungen vorlagen und in der Regel keine Verknüpfungen zu mitgeltenden Dokumenten und Prozessbeteiligten aufwiesen.“

Vor der Übernahme in das Managementsystem wurden sämtliche Prozessbeschreibungen überarbeitet. „Wir haben uns über jede Arbeitsanweisung Gedanken gemacht, die Inhalte auf Aktualität überprüft und entrümpelt“, so Ascherfeld. Der Aufwand hat sich gelohnt. Denn eine sorgfältige Prozessmodellierung und Überprüfung legt Schlüsselprozesse und Schnittstellen offen.

Zusammen mit der Prozessdarstellung in Consense IMS werden sämtliche Verantwortlichkeiten bestimmten Mitarbeitern zugeordnet. Hier brachte die Einführung des neuen Systems schnell Verbesserungen in den Arbeitsalltag, wie Ascherfeld beschreibt: „Wenn hinter einer Arbeitsanweisung ein konkreter Name steht, dann fühlt sich derjenige auch verantwortlich.“

Mit der Einführung von Consense IMS nutzt die AGR auch das elektronische Formularwesen Forms. Damit lassen sich unternehmensweit intelligente und dynamische Formulare für beliebige Zwecke erstellen, verwalten und auswerten. AGR setzt diese vor allem im Rahmen der sogenannten Auflagenverfolgung für planfestgestellte oder genehmigte Anlagen ein. Denn als zertifizierter Entsorgungsfachbetrieb unterliegt das Unternehmen strengen Auflagen, die aus den Genehmigungsbescheiden hervorgehen.

Ein Jahr nach dem Startschuss für das neue integrierte Managementsystem hat sich die Einführung für die AGR-Gruppe bereits ausgezahlt. „Unser Auditmanagement, von der Terminüberwachung über den Auditbericht bis zur Durchführung der daraus resultierenden Maßnahmen, wird direkt über Consense gesteuert und dokumentiert. Das hat uns bei ersten Audits – zum Beispiel durch die Berufsgenossenschaft – bereits großes Lob eingebracht, da wir mit Hilfe des Systems sämtliche Fragen ausgezeichnet beantworten konnten“, freut sich Susanne Raedeker. Die AGR-Gruppe gibt ihre Erfahrungen weiter: Andere Unternehmen aus der Abfallwirtschaft haben sich inzwischen Rat für den Aufbau eines eigenen elektronischen Managementsystems geholt. ■