Viele Arbeitsprozesse bergen Optimierungspotentiale. Sei es, dass sie sich in kürzerer Zeit realisieren lassen könnten, kostengünstigere Mittel nutzbar wären oder Aufwand reduzierbar ist. Nutzen kann man diese Potentiale aber nur, wenn man sie auch kennt. Was wie eine Binsenweisheit klingt, ist in der Praxis alles andere als trivial. Denn dazu müssen komplexe Arbeitsprozesse zuerst einmal transparent, verständlich und nachvollziehbar dargestellt werden. Das gilt in der Fertigungsindustrie ebenso wie im Maschinen- und dem Anlagenbau. Software für methodische Modellbeschreibungen von Prozessen, Produkten und betrieblichen Strukturen kann hier zum Problemlöser werden.
Die Experten für Prozessoptimierung von ZOZ & Partner in Karlsruhe haben es sich zur Aufgabe gemacht, komplexe Arbeitsprozesse in Software abzubilden und so Anwendern ein wertvolles Werkzeug für die Prozessplanung und -abwicklung an die Hand zu geben. Dabei sind die Karlsruher nicht nur Software-Entwickler, sondern auch Ingenieure, die Geschäftsprozesse und deren Begrifflichkeiten in die technische Welt übertragen und so mit den Anwendern in ihrer Sprache sprechen. Realisiert wurde bereits eine breite Palette von Lösungen von der Fabrikautomation über die Verfahrensleittechnik bis hin zur Pflege des Produktlebenszyklus. Dabei sind das generelle Vorgehen und die erschließbaren Vorteile bei vielen Projekten ähnlich. Die im Folgenden beschriebene Einführung eines Werkzeugs zum Roadmapping der Produktentwicklung bei dem internationalen Automobilzulieferer Continental liefert ein typisches Beispiel.
Unerwünschte Redundanz
Wo es keine Systeme für die Organisation von Projektabläufen gibt, schaffen sich Mitarbeiter in der Regel eigene Lösungen. Dies kann in Form von Listen (z.B. als Excel-Tabellen) oder kleinen Datenbanken geschehen, zum Beispiel zum Erfassen von Kundendaten, technischen Daten, Terminen usw. Was für sich alleine betrachtet oft gut ist, schafft aber an Schnittstellen leicht Schwierigkeiten. Bei der kollaborativen Produktentwicklung entstehen solche Schnittstellen zwangsläufig. Wenn hier jeder selbst seine Listen oder Datenbanklösung pflegt, werden Daten, die für mehrere Bereiche relevant sind, redundant erfasst. Da kein Mensch perfekt ist und beim Eintragen auch einmal Fehler macht, kann es leicht zu Abweichungen kommen. Tippfehler lassen sich oft noch einfach beheben. Kritischer wird es, wenn unterschiedliche Entwicklungsstände als der aktuelle erfasst sind. Zu klären, wessen Daten dann wirklich die richtigen sind, kann unter Umständen sehr aufwändig und problematisch werden. Zudem verlangt eine prozesskonforme Entwicklung nachvollziehbare Entscheidungen und Planungen für die eine klar definierte Datenhaltung unumgänglich ist.
Kollaboratives Arbeiten
Auch bei der Continental Division Chassis & Safety lagen zu Projektbeginn Daten dezentral, redundant und damit nicht konsistent vor. Vom Geschäftsbereich Electronic Brake Systems (EBS) erhielt ZOZ & Partner daher den Auftrag, für den Entwicklungsbereich eine Systemkomponente für das Product-Lifecycle-Management (PLM) zu entwickeln. Gefragt war ein Tool, das die kollaborative, abteilungsübergreifende Entwicklung unterstützt insbesondere in Bezug auf Dokumentation, Zeitplanung und Freigabeprozesse. Dieses Tool sollte zusätzlich die Planung der Produktentwicklung hinsichtlich der vergangenen, aktuellen und zukünftigen Verwendung von Komponenten wesentlich unterstützen (Roadmapping).
Im ersten Schritt entstand eine zentrale Datenbank, in der alle vorhandenen Daten von Redundanzen befreit erfasst wurde. Da Anwender Änderungen oft sehr skeptisch gegenüberstehen, achtete man bei der Einführung des neuen Systems darauf, dass sich auf der Bedienerseite zunächst möglichst wenig änderte. Rüdiger Jung, Projektleiter bei ZOZ & Partner, erläutert die Vorteile der Lösung: „Bei diesem Softwarestand lag der Nutzen nicht so sehr auf dem Tool selbst, sondern in den Vorteilen, die sich durch die zentrale, einheitliche Datenablage ergeben. So sprach man nun unternehmensweit dieselbe Sprache und die erfassten Daten wurden von fehlerhaften Doppelinformationen gereinigt. Jeder, der am Entwicklungsprozess beteiligt ist, hat Einblick in die notwendigen Informationen.“ Der zentrale Datenserver steht in Frankfurt. Inzwischen greifen insgesamt 800 Benutzer nicht nur vor Ort auf diese Daten zu, sondern auch international von Standorten aus den USA, Japan und China.
Den Überblick behalten mit Roadmap
Für die strategische Entwicklungsplanung ist aber nicht nur wichtig, den aktuellen Zustand der Produktentwicklung zu kennen. Das Management interessiert beispielsweise, welche Termine ausstehen oder welche Produktionsschritte bzw. Entwicklungsschritte wie lange brauchen. Natürlich soll auch die Möglichkeit bestehen, die laufende Entwicklung mit der technischen Angebotsdefinition zu vergleichen. Hier ist es hilfreich, wenn Zusammenhänge und Abhängigkeiten übersichtlich und verständlich dargestellt werden können. Helge Landgraf, Leiter Process &Tools, Development Efficiency bei der Division Chassis & Safety erklärt: „Will man Qualität steigern, Produktentwicklungszyklen verkürzen und damit unnötige Kosten vermeiden, ist ein Tool zur Unterstützung der Prozesse und Konsolidierung der Daten, die in der Entwicklung der elektronischen Regler und deren Embedded Software entstehen, ein zentrales Thema.“
Heute arbeitet der Geschäftsbereich EBS mit einem Roadmaptool für die Produktentwicklung. In die Software gibt der Anwender über speziell auf seine Bedürfnisse angepasste Methoden Projektinformationen zur Produktentwicklung selbst ein. Der gesamte Prozess wird dann übersichtlich dargestellt: In einem Zeitstrahl von links nach rechts sind die entsprechenden Meilensteine angeordnet. Jeweils unter dem Meilenstein sieht der Anwender den Ausgabestand (Reifegrad) des Produktes zu diesem Zeitpunkt. Dargestellte Informationen sind Eigenschaften und Subkomponenten des Produktes. Weil nicht für jeden Anwender alle Informationen relevant sind, gibt es Roadmaps für das Gesamtprodukt und seine wichtigsten Teilprodukte. Ob und welche Roadmapdaten der Anwender bearbeiten darf, ist abhängig von seiner Rolle im Entwicklungsprozess. Hierzu nutzt die Software die Benutzer- und Rollendaten vom im Unternehmen bereits vorhandenen LDAP-Server und ermöglicht so ein single sign on des Anwenders. Dank der verschiedenen Sichten kann jeder die für sich relevanten Daten schnell erfassen. Die datenbanktypischen Filtermöglichkeiten unterstützen den Anwender beim Finden der für ihn interessanten Daten. Jeder Mitarbeiter kann Daten einsehen, wo er editieren darf, ist abhängig von seiner Rolle.
Kommunikationsfreudige Software
Richtige Zeitplanung ist in vielen Prozessabläufen wichtig, in der Automobilindustrie ist sie unverzichtbar. Hier gibt es klar vorgegebene Zeitpunkte, zu denen Neuheiten in eine Produktion eingefügt werden können. Das können zum Beispiel nur zwei Termine pro Jahr sein. Kann ein Zulieferer zum vorgegebenen Termin seinen neuen Komponenten nicht liefern, muss er mit der Einführung bis zum nächsten Termin ein halbes Jahr später warten. Der Schaden zum Beispiel bei der verpassten Einführung einer kostensparenden Änderung geht dann wegen der großen Stückzahlen rasch in die Millionen. Gute Zeitplanung ist daher unerlässlich. Eine übersichtliche Darstellung aller Meilensteine ist dazu ein wichtiger Schritt. Ein weiterer sind Mechanismen, die automatisch an aktuell ausstehende Termine erinnern. Damit keine Termine verpasst werden, wurden im PLM-System verschiedene Messaging-Funktionen implementiert. In einem ersten Schritt erhielten Anwender Terminerinnerungen per E-Mail. Künftig ist hier eine Schnittstelle zu SAP zum Anstoß von Workflows über Web Service vorgesehen.
In den meisten Fällen ist es wenig sinnvoll, dass ein PLM-System alleine steht. Oft sind Schnittstellen zu bereits vorhandenen Systemen notwendig oder sehr hilfreich. Diese werden dann je nach Bedarf integriert. Auch hierfür finden sich im Geschäftsbereich EBS Beispiele: Der Freigabestand einer Entwicklung wird zum Beispiel in SAP dokumentiert. Dazu erzeugt der Anwender im PLM-System aus den zu bestimmten Meilensteinen erfassten Daten per Knopfdruck Freigabedokumente. Diese lassen sich dann einfach in SAP importieren. Schnittstellen zum Beispiel zu einer Versionsverwaltungssoftware, Workflowsteuerung und dem elektronischen Datenmanagement für die Produktion sind ebenfalls vorhanden und werden je nach Bedarf individuell ergänzt und dem Stand der Technik entsprechend angepasst, wenn es die angebundenen Systeme erfordern.
Kundenzufriedenheit oberstes Gebot
Die bei Continental entstandene PLM-Lösung ist mit weltweit 800 Anwendern relativ komplex. Generell entwickeln die Karlsruher Experten für Prozessoptimierung auch Softwarelösungen kleineren Umfangs. Überall, wo Arbeitsprozesse so komplex sind, dass durch die entsprechende Softwareunterstützung effektiveres Arbeiten möglich wird, kann das Unternehmen die passenden Lösungen entwickeln. Landgraf ist jedenfalls sehr zufrieden mit dem in seinem Haus eingesetzten System und der Zusammenarbeit: „In einem hochdynamischen Entwicklungsbereich ist nicht nur der Einsatz zuverlässiger Tools ein Garant für Erfolg, sondern auch das Verständnis für hochkomplexe firmeninterne Vorgänge. Die Mitarbeiter von ZOZ & Partner haben hier durch ihr verantwortungsvolles, engagiertes und vertrauensvolles Handeln zusammen mit unseren Kollegen zielorientiert und mit großer Prozesskompetenz die Umsetzung im Team sichergestellt.“
ZOZ & Partner, Karlsruhe www.zoz-partner.de zoz.partner@zoz-partner.de
Hintergrund
Wer wirtschaftlicher und effizienter arbeiten will, muss Abläufe eindeutig identifizieren, gezielt steuern, methodisch dokumentieren und jederzeit reorganisieren. Hierfür bietet ZOZ & Partner Lösungen. Das inhabergeführte Softwareunternehmen befasst sich mit den Themen projekt- oder produktbezogene, betriebliche, technische oder kommerzielle Prozesse sowie Prozessumgebungen. Basierend auf Erfahrungen aus Projekten in verschiedenen Branchen entwickeln die Karlsruher im Bereich Business Process Management (BPM) ausgereifte, multifunktional applizierbare Software-Tools für unterschiedlichste Aufgabenstellungen innerhalb des Product Life Cycle und der Prozessleittechnik.
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