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QM-System mit Signalwirkung

Qualitätsmanagement bei einem ERP-Spezialisten
QM-System mit Signalwirkung

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Um den Aufwand für das Qualitätsmanagement zu reduzieren, hat der Software-Hersteller Abas eine integrierte Lösung von Consense eingeführt. Das System automatisiert den schnellen, gezielten Informationsfluss im Unternehmen und sorgt für Synergien zwischen den Abteilungen.

Das Software-Haus Abas verspricht seinen Kunden, mit Abas ERP die gesamte Prozesskette transparent abzubilden und zielorientiert zu steuern. Dieser Anspruch gilt auch für die internen Prozesse. Dafür holten sich die Verantwortlichen Unterstützung von außen, als der Software-Entwickler vor vier Jahren am Hauptsitz in Karlsruhe eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 anstrebte. „Bis dahin hatten wir im Qualitätsmanagement mit PDF-Dokumentationen gearbeitet. Es war klar, dass hier zukünftig ein softwaregestütztes System notwendig sein würde, um den administrativen Aufwand zu reduzieren“, erläutert Benjamin Trautwein, Quality Manager QM/QA bei Abas Software.

Workshop erfasst Anforderungen
In einem internen Workshop wurden die Anforderungen an ein softwaregestütztes Qualitätsmanagement gesammelt. Heraus kamen 19 Punkte, die gewichtet und mit dem Leistungsspektrum verschiedener Anbieter abgeglichen wurden. „Die Top 3 unserer Anforderungen lauteten: Abbildung des Handbuchs im System, automatische Workflows zur Lenkung durch das Unternehmen aller QM-Dokumente wie Arbeitsanweisungen, Listen, Vorlagen etc. und eine digitale Abbildung der Freigabeprozesse“, so Trautwein.
Abas entschied sich für IMS|QMS|PMS von Consense, einem Anbieter von Software für das Qualitätsmanagement und für Integrierte Managementsysteme. Er entwickelt Lösungen zur vollständigen elektronischen Unterstützung der ISO 9001 und zahlreicher weiterer Normen. Consense QMS für das Qualitätsmanagement sorgt dafür, dass die vorgegebenen Standards zur Dokumentation lückenlos und normkonform durchgeführt werden. Die Software bietet eine komplette elektronische Unterstützung durch automatisierte Routineabläufe sowie die systematische Bereitstellung von Informationen und die elektronische Überwachung von QM-Vorgaben.
Sorgfältig geplante Einführung zahlt sich aus
Zum 1. Juni 2014 startete das Projekt der beiden Software-Unternehmen. Der 30. März 2015 wurde als Go-Live-Termin angesteuert, denn das definierte Ziel lautete, dass für 2015 anstehende Audits mit der neuen Software durchgeführt werden sollten.
Ein Projektplan mit festgelegten Etappen zeichnete den Weg vor: Zunächst wurden Infrastruktur und Hardware vorbereitet. Ab September 2014 erfolgten Installation, Anwenderschulungen und der Test des Systems. Ende November standen ein zweiter Schulungsblock sowie die abschließende Installation und Konfiguration auf dem Programm.
Zwischen Dezember 2014 und März 2015 wurden schließlich die Prozesse in das neue System überführt. „Diese waren schon beschrieben und zertifiziert und wurden daher so, wie sie waren, ins neue System übernommen“, erklärt Benjamin Trautwein. Die Prozessdarstellung erfolgt in Consense IMS|QMS|PMS in Form von Flussdiagrammen. Das half den Verantwortlichen bei Abas dabei, Ungenauigkeiten oder Logikfehler in den bisherigen Prozessbeschreibungen zu erkennen.
„Wir hatten zum Beispiel Entscheidungsprozesse, die bei nur einer statt zwei Ausgangsmöglichkeiten endeten“ erläutert Trautwein. „Die transparente Prozessdarstellung von Consense QMS half uns, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Diese wurden direkt ins Maßnahmenmanagement überführt, damit sie weiterverfolgt werden konnten.“ Das Modul Consense Maßnahmenmanagement, das die QM-Software ergänzt, erfasst alle anstehenden Maßnahmen und sorgt mit einer lückenlosen Aufgabenverfolgung und Kontrolle für die Durchführung.
Während der Prozessübernahme in Consense IMS|QMS|PMS stellte sich heraus, dass die vormals beschriebenen Prozesse aus den Geschäftsbereichen Marketing, Support und Verwaltung längst nicht mehr der Realität entsprachen. „Hier machte es Sinn, in Workshops mit den beteiligten Mitarbeitern saubere Prozesse, die den tatsächlichen Abläufen entsprachen, zu entwickeln und diese in das neue System zu übernehmen. Die an dieser Stelle entstandene Zeitverzögerung wurde durch den im Zeitplan eingearbeiteten Puffer aufgefangen, sodass unser Go-Live-Termin zu keinem Zeitpunkt in Frage stand“, erklärt der Experte.
Auf Augenhöhe zum Erfolg
Die Einführung von Consense QMS wurde erfolgreich im Zeitplan abgeschlossen und die Beteiligten ziehen ein positives Fazit. „Wir hatten das Glück, dass wir intern mit ausreichend Ressourcen unterstützt wurden und extern immer auf Consense bauen konnten. Unsere direkten Ansprechpartner haben wir mit unseren Wünschen manchmal ganz schön gefordert“, sagt Trautwein.
Inzwischen haben sich die Vorteile des softwaregestützten QM-Systems längst bewährt: In Consense QMS ist unter anderem ein dezidiertes Rollen- und Rechte-Konzept festgelegt, das Verantwortlichkeiten sowie Zugriffsrechte auf die Inhalte genau regelt und festgelegte Freigabe- oder Kenntnisnahme-Workflows in Gang setzt. Auf diese Weise organisiert das System automatisiert den schnellen, gezielten Informationsfluss im Unternehmen.
Die personalisierte Startseite zeigt jedem Mitarbeiter von abas auf den ersten Blick alle anstehenden Aufgaben, Neuerungen und Informationen an, die für seine Tätigkeit oder die von ihm zu verantwortenden Prozesse relevant sind. Das detaillierte Rollenkonzept macht Schnittstellen und Abhängigkeiten zwischen den Geschäftsbereichen transparenter und gibt Auskunft darüber, wer in welchem Fall der richtige Ansprechpartner ist. „Das schafft Synergieeffekte zwischen den Abteilungen und vereinfacht zum Beispiel den Start neuer Mitarbeiter oder den Wechsel in eine andere Abteilung im Unternehmen. In Consense QMS kann sich jeder genau informieren, wie bei uns die Prozessabläufe gestaltet sind“, erklärt der Quality Manager.
Akzeptanz wichtigste Voraussetzung für Gelingen
„Der Erfolg eines solchen Einführungsprojekts steht und fällt mit der Akzeptanz derjenigen, die das System später anwenden sollen. Die Verantwortlichen bei Abas, die dies selbst in ihrer täglichen Arbeit erfahren, wussten daher genau, worauf es bei der Planung und Durchführung der einzelnen Projektphasen ankam“, meint Dr. Stephan Killich aus der Geschäftsführung von Consense.
Für QM-Experte Trautwein hat es sich bewährt, die Mitarbeiter von Anfang an in die Optimierung der Prozesse einzubeziehen und Bereichsleiter in die fachliche Verantwortung zu nehmen. „Die Mitarbeiter, die neugierig und offen für Neuerungen sind, kommen von selbst, wollen aktiv mitgestalten, werden dann zu Botschaftern und werben im Unternehmen für das System. Auf diese Weise dauert die Durchdringung ein wenig länger, ist aber umso wirkungsvoller.“
Für den Experten, der über weitreichende Erfahrung im Projektmanagement verfügt, ist Akzeptanz aber auch davon abhängig, dass die Führungsebene eines Unternehmens hinter einem solchen Projekt steht. Bei der Abas wurde die Prozesslandschaft durch den Vorstand freigegeben.
„So etwas hat Signalwirkung und unterstreicht, dass das System im Unternehmen ernst genommen wird. Das ist wichtig, denn Qualitätsmanagement ist kein Marketing-Gag. Mein Tipp an alle, die ein ähnliches Projekt planen: Bei der Einführung eines softwaregestützten QM-Systems müssen die Verantwortlichen ihren Mitarbeitern klarmachen, dass dieses nicht nur für die Norm oder das Zertifikat eingeführt wird. Qualitätsmanagement ist ein Mehrwert für das Unternehmen – das muss nachhaltig kommuniziert werden.“ ■

Die Autorin

40298124

Dr. Iris Bruns
Geschäftsführung
Consense

Lösungen für den Mittelstand
ERP-Systeme automatisieren die Ressourcenplanung, minimieren die Materialkosten, optimieren das Qualitätsmanagement und senken die Logistikkosten. Ein Entwickler von ERP-Software ist Abas mit Hauptsitz in Karlsruhe. Seit 35 Jahren entstehen dort flexible Lösungen für mittelständische Unternehmen.
In der weltweiten Abas-Unternehmensgruppe arbeiten mehr als 1000 Mitarbeiter an 65 Standorten in 29 Ländern für internationale Projekte. Mehr als 3300 Unternehmen weltweit nutzen die branchenspezifischen ERP-Systeme – zum Beispiel im Maschinen- und Anlagenbau, in der Elektro- oder Metallindustrie, in der Medizintechnik oder im Handel.

QM für die ganze Organisation
Im Bereich Qualitätsmanagement zeichnet sich ein neuer Trend ab, sagt Consense-Geschäftsführer Alexander Künzer. Moderne QM-Systeme seien prozessorientierte Managementsysteme, die Anwender rundum bei ihren Arbeitsprozessen unterstützen. „Qualitätsmanagement kann nur erfolgreich sein, wenn es in der gesamten Organisation gelebt wird“, so Künzer. Unternehmen bräuchten daher hochleistungsfähige, aber einfach benutzbare Software, die dem einzelnen Mitarbeiter seine tägliche Arbeit erleichtert, statt ihn mit zusätzlichem Verwaltungsaufwand zu belasten.
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