Wer sein Qualitätsmanagement verbessern möchte, setzt häufig auf eine Software-Lösung. Doch nur, wenn diese auch einfach zu bedienen ist, folgt das Erfolgserlebnis. Ein Hersteller komplexer elektromechanischer und mechatronischer Produkte legte bei der Auswahl besonderen Wert auf die Usability.
Die Lumberg-Gruppe ist ein Anbieter von Steckverbinder- und Kontaktsystemen. Schwerpunkte der Lösungen bilden Partnerschaften in der Automobil-, Hausgeräte-, Gebäudetechnik- und Photovoltaikbranche.
Um dem hohen Qualitätsanspruch auch künftig gerecht zu werden, begab man sich 2013 auf die Suche nach einer neuen Software zur Unterstützung des Qualitätsmanagements. Da alle zur Auswahl stehenden Systeme einen ähnlichen Leistungsumfang boten, kristallisierte sich bereits früh Usability als eines der zentralen Auswahlkriterien heraus. Man suchte nach einer Lösung, die die tägliche Arbeit unterstützen sollte, ohne den Zeitaufwand aufgrund einer komplizierten Bedienung noch zu erhöhen. Ein System, das niemand versteht, findet auch keine Akzeptanz bei den Anwendern. Deshalb zog man diese bereits während des Auswahlprozesses hinzu.
Nach Live-Präsentationen der vier Anbieter entschied man sich schließlich für die Software des Qualitätsspezialisten Babtec. Ein großes Plus war bereits die optische und funktionale Nähe zu gängigen Office-Lösungen. Wer seine E-Mails über Outlook abruft, für den ist auch der Grundaufbau der QM-Software schnell ersichtlich. So führen gängige Tastenkombinationen wie zum Beispiel Strg+c für Kopieren zu den bekannten Ergebnissen.
Von dem einfachen Einfügen eigener Bilddateien profitiert Lumberg etwa während der Reklamationsbearbeitung. Hier können Bilder entweder als Datei oder mit Hilfe einer an den Computer angeschlossenen Kamera eingebunden und direkt in der Software archiviert werden. Jede Reklamation ist so als Bildnachweis dokumentiert und leicht auffindbar im System hinterlegt.
Prozessorientiertes Design
Optisch zeigt sich die Verwandtschaft zu bekannten Anwendungen unter anderem in einer schlanken Navigationsleiste auf der linken Seite. Diese kategorisiert keine E-Mails wie in Outlook, lässt den Nutzer jedoch ebenso einfach zwischen den verschiedenen Bereichen wechseln. So kann nach einem im Modul Auditmanagement durchgeführten Audit zum Beispiel nahtlos in das Modul für Maßnahmenmanagement gewechselt werden.
Die Durchgängigkeit der Software sorgt dafür, dass – überspitzt formuliert – alles gleich aussieht. Das prozessorientierte Software-Design ist besonders im Qualitätsmanagement von Vorteil, da vor allem hier häufig komplexe Prozesse abgebildet werden müssen.
Während ein einzelner Prozess bei Lumberg zuvor mit Hilfe gleich mehrerer Tools realisiert wurde, geschieht dies heute zentral über die eine QM-Software. Das Modul für die Fehler-Möglichkeits- und Einfluss-Analyse (FMEA) beispielsweise ist direkt mit den im weiteren Prozess benötigten Modulen Control-Plan und Prüfplanung verknüpft.
Nicht alle Prozesse bedürfen einer derart komplexen Darstellungstiefe. In diesem Sinne macht man sich bei Lumberg die vielen Anpassungsmöglichkeiten der Software zunutze um einfache Prozesse auch dementsprechend einfach abzubilden. Ein Mitarbeiter in der Fertigungsprüfung etwa benötigt deutlich weniger Informationen für die Ausführung seiner Aufgaben als ein FMEA-Moderator. Deshalb sind die Eingabemasken für die fertigungsbegleitende Prüfung in der Software auf das Wesentliche reduziert. Unnötige Auswahlmöglichkeiten verführen so erst gar nicht dazu, zu viele oder schlimmstenfalls falsche Informationen einzugeben.
Die gute Auffindbarkeit von Informationen sollte ohnehin zu den zentralen Nutzen einer datenbankbasierten Lösung zählen. Ein typischer Grund für Anwender, das Excel- oder Papierformat durch eine moderne Software zu ersetzen, ist die Hoffnung, die eigenen Datenmengen besser zu strukturieren. Für Lumberg hat sich dieser Wunsch erfüllt, indem beispielsweise der Wert von Kennzahlen oder die Herkunft einer bestimmten Reklamation stets bis zum Datenursprung nachverfolgt werden kann. Die Darstellung der Ergebnisse erfolgt dabei bis zur gewünschten Information Klick für Klick über das Hauptfenster, während die Navigationsleisten am linken und oberen Bildrand erhalten bleiben.
Die Entscheidung für oder gegen eine Software ist stets eine Gratwanderung zwischen Funktionalität und Einfachheit. Die besten Funktionen sind hinfällig, wenn nur Wenige von ihnen Gebrauch machen. Ebenso wenig darf jedoch Einfachheit im Sinne von simpel verstanden werden.
Im Falle von Lumberg entschied man sich letztlich für die Standardlösung mit der besten Bedienbarkeit. Sonderwünsche sollen notfalls nachträglich über Customizing implementiert werden. Mittlerweile arbeitet über die Hälfte der rund 1000 Mitarbeiter mit der neuen QM-Software. ■
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