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Qualität mit Dokumentation

Schweizer Kompressorenhersteller führt across Language Server ein
Qualität mit Dokumentation

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Bei Kompressoren in der chemischen und petrochemischen Industrie ist Produktqualität über Jahrzehnte hinweg ein zentrales Thema. Ebenso wichtig wie Auslegung, Betriebssicherheit und regelmäßige Wartung ist dabei die Terminologie – als Basis von übersichtlichen und gut verständlichen Betriebs- und Wartungsmanuals. So gab dann auch bei der Burckhardt Compression AG ein neues CMS zur Erstellung dieser Unterlagen den Anstoß, sich über die Unternehmensterminologie weiter reichende Gedanken zu machen und auf Basis des across Language Servers eine zukunftssichere Lösung zu realisieren.

Jeder kennt Kompressoren und hat doch selten eine Vorstellung von diesen großen und komplexen Systemen. Kompressoren kommen oft in sensiblen Bereichen zum Einsatz, in denen Qualität ein wichtiges Kriterium ist, z. B in der chemischen und petrochemischen Industrie sowie für Gastransport und -lagerung. Dabei geht es insbesondere im Hochdruckbereich nicht nur um die Ausfall- sondern auch um die Anlagensicherheit.

Terminologie als wichtige Voraussetzung
Doch welchen Einfluss hat Terminologie-Arbeit auf die anscheinend rein technischen Aspekte? Die Antwort auf diese Frage wurde bei der Einführung eines neuen Content-Management-Systems (CMS), mit dem in der Dokumentationsabteilung die Dokumente, Informationsbausteine, Grafiken und Bücher erstellt und verwaltet werden, deutlich. „Terminologie-Wildwuchs ist eine schlechte Basis für übersichtliche und leicht verständliche Betriebs- und Wartungshandbücher“, erläutert Jürg Altwegg, Technischer Redakteur bei Burckhardt Compression AG. Für Verwaltung und Pflege einer durchgängigen technischen Unternehmens-Terminologie brauche man leistungsfähige Tools. Bis dato eingesetzte Excel-Dateien zähle er nicht dazu – insbesondere wenn die Terminologie vom ganzen Unternehmen genutzt werden soll. In der acht Mitarbeiter starken Dokumentationsabteilung werden Handbücher für die unterschiedlichsten Ausgabeformen (Papier, PDF, CD) erstellt. Um die zahlreichen technischen Produktvarianten (z. B. Gasart, Kupplungstyp, Ventilart) in den Handbüchern zu systematisieren, werden die drei Kompressor-Produktlinien des Unternehmens im neuen CMS modular in kleinen Informations-Einheiten beschrieben und daraus die jeweiligen Dokumente zusammengefügt. Hiermit reduziert sich der Pflegeaufwand deutlich. Die Handbücher zu den Kompressoren können schnell mehr als 400 Seiten und 1000 beschriebene Bausteine umfassen. Doch die Granulierung der Produktinformationen bringt auf der anderen Seite wachsende Herausforderungen bezüglich Konsistenz und Einheitlichkeit der Formulierungen mit sich. Spätestens an dieser Stelle hat man bei Burckhardt Compression die Notwendigkeit einer systematischen Terminologiearbeit erkannt. Die einheitliche Unternehmensterminologie umfasst heute mehr als 3000 Begriffe, die derzeit in 6 Sprachen in das Terminologiesystem crossTerm übernommen bzw. eingepflegt werden. Dabei unterstützt das Terminologie- System die Ziele von Burckhardt Compression nach erhöhter Arbeitseffizienz bei steigender Qualität sowie nach verbesserter Dokument-Usability, die schon der Einführung des CMS zugrunde lagen.
Handbücher und mehr
Neben dem Editor und dem Translation Memory ist das Terminologie-System crossTerm die dritte Säule des Corporate Translation Management (CTM) von across. Seine Funktion geht weit über die eines digitalen Wörterbuches hinaus. crossTerm fasst alle – den gleichen Begriff betreffenden – Einträge zusammen, sodass die in Frage kommenden Termini, je nach Bedarf zwei- oder mehrsprachig, auf einen Blick ersichtlich sind. Zu einem Begriff können wahlweise Definitionen, Abbildungen und Zusatzinformationen abgelegt werden – ebenso wie grammatikalische Informationen und Hinweise zur korrekten Verwendung. Diese Möglichkeiten waren ein wichtiges Entscheidungskriterium für das System. Konkordanzsuche für Kontextinformationen, Terminologie-Extraktion, Schnittstellen zu Standardwörterbüchern und ein optionaler Web-Zugriff runden das System ab. Gerade der mögliche Web-Zugriff auf das Terminologie-System ist bei diesem Projekt von Bedeutung. Konsequenterweise wird die Unternehmens-Terminologie zukünftig nicht nur von der Dokumentationsabteilung, sondern von allen Mitarbeitern des Unternehmens via crossTerm Web genutzt. Damit wird die Unternehmens-Terminologie zur verbindlichen Basis für die gesamte technische Unternehmenskommunikation. Um den Mitarbeitern die Anwendung zu erleichtern, entschied man sich hier für eine Nutzung ohne Anmeldung im System. „Denn die beste verbindliche Terminologie nutzt wenig, wenn sie nicht konsequent angewendet wird, weil etwa Nutzungsbarrieren bestehen“, weiß Jürg Altwegg.
Zukunftssicher mit durchgängigen Prozessen
Entscheidend für die Einführung von across und der Terminologiekomponente crossTerm waren:
  • die einfache Bedienbarkeit,
  • die Flexibilität bei der Datenverwaltung bis hin zur Einbindung von Bildern und Zusatzinformationen,
  • die problemlose Integration in die Systemlandschaft,
  • die Zukunftssicherheit des Systems,
  • die nahtlose Integration in eine komplette Übersetzungsumgebung (Corporate Translation Management CTM) und
  • das Preis-/Leistungsverhältnis.
In der nächsten Projektphase wird – über das Terminologiesystem hinaus – die gesamte Funktionalität von across genutzt und die kompletten Übersetzungsprozesse optimiert. Dabei unterstützt das System die Make and buy-Strategie des Unternehmens. Derzeit wird inhouse in Deutsch und Englisch sowie von Dienstleistern in viele europäische und asiatische Sprachen übersetzt. Diese Strukturen will man im Zuge der Übersetzung mit across beibehalten und die Systemvorteile und Effizienzpotenziale des Corporate Translation Management voll ausnutzen. Dabei werden auch externe Dienstleister via crossWAN angebunden. Diente die Einführung der Terminologie-Datenbank noch primär der qualitativen Verbesserung der Handbücher und dem Aufbau einer effizienten einheitlichen Unternehmens-Terminologie, sollen mit der Nutzung des Gesamtsystems auch Einsparungspotenziale durch eine Vermeidung von Mehrfachübersetzungen und durch optimierte Abläufe konsequent genutzt werden. Ein Schlüssel hierzu liegt in durchgängigen und integrierten Datenprozessen sowie Workflows in der IT-Landschaft – bestehend aus SAP und across – von der terminologiegestützten Erstellung der Kompressordaten und –informationen über die Übersetzung bis zur Ausgabe in verschiedenen Sprachen und Medien.
Kurze Projektzeiten
Nach der Systementscheidung, der eine sechsmonatige Auswahl voranging, wurde das System innerhalb von drei Monaten eingeführt. Dazu gehörte eine Pilot-Anwendung auf einem Arbeitsplatz, bevor das System in den Live-Betrieb ging. Bei der Systementscheidung war auch eine Eigenentwicklung eine Option. „Diese haben wir jedoch verworfen, nachdem wir across kennen gelernt haben“, so Jürg Altwegg, „eine Eigenlösung wäre zu teuer und zu wenig flexibel geworden.“ Zudem habe die Beschäftigung mit across die Verantwortlichen auf verschiedene Ideen gebracht, die sonst schnell übersehen worden wären.
across Systems, Karlsbad
QE 506
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