Um ihren Kundenservice zu verbessern und interne Prozesse effizienter zu gestalten, hat sich die Langenscheidt Verlagsgruppe für den Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems von DocuWare entschieden.
Zu den Anforderungen gehörten neben der Daten-Migration aus dem CE-Archiv die Ablösung des alten Jukebox-Systems und eine AS/400-Anbindung. Ihre Entscheidung für DocuWare begründeten die IT-Verantwortlichen des Verlagshauses mit den unterstützten Industriestandards und dem günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis. In der ersten Projektstufe, die Mitte 2002 startete, wurden alle eingegangenen Bestellungen und Ausgangsrechnungen der Auftragsabteilung archiviert. Heute gelangen täglich etwa 800 Belege aus der Auftragsverwaltung, einer AS/ 400-Software mit Terminalemulation auf Windows-Clients, via DocuWare COLD ins Archiv. Rund 250 Eingangsbelege werden pro Tag mit einem Barcode versehen und per ACTIVE IMPORT automatisch im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Dabei wird automatisch geprüft, ob zu einem gescannten Beleg auch schon ein Auftrag angelegt worden ist. Die Recherchemöglichkeit direkt aus der AS/400-Auftragsverwaltung ist ebenfalls in der ersten Stufe realisiert worden. Die Migration der Altdaten aus dem CE-Archiv ist inzwischen abgeschlossen; sie erfolgte mit einem vom Systemhaus SDS eigens entwickelten Übernahmeprogramm. Das Langenscheidt-Vertragsarchiv, das bisher noch manuell verwaltet wird, befindet sich momentan in der Digitali-sierung. Auch hier werden Papierberge, lange Wege und umständliche Suchvorgänge dann endgültig der Vergangenheit angehören. Der Zugriff auf den zentralen Dokumenten-Pool soll von allen involvierten Abteilungen aus möglich sein
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