Das Institut für Textiltechnik (ITA) der RWTH Aachen University ist auf die Entwicklung von textilen Halbzeugen und Produkten aus natürlichen und synthetischen Faserstoffen spezialisiert. Das Institut vereint Forschung und Dienstleistung unter einem Dach. Zusammen mit weiteren Unternehmen bildet es die ITA-Group. Die rund 350 Mitarbeiter des ITA-Verbundes bestehen aus Wissenschaftlichen Angestellten, Ingenieuren und Technikern, Studentischen Hilfskräften, Technischen und Büro-Angestellten sowie Auszubildenden.
Die Textiltechnik ist aus vielen Branchen nicht mehr wegzudenken. Und so verzeichnete das Institut innerhalb kurzer Zeit ein enormes Wachstum. Ein systematisches, transparentes Qualitätsmanagement wurde dadurch unverzichtbar.
„Wir haben vor ein paar Jahren mit einfachen Mitteln ein System aufgebaut, in dem zum Beispiel Flussdiagramme mit einfachen Programmen erstellt wurden, die den Mitarbeitern per PDF zur Verfügung gestellt wurden. Das System stieß schon bald an seine Grenzen. Die Darstellung wurde mit PDFs auf einem Laufwerk umgesetzt. Dies war sehr umständlich und unübersichtlich. Verlinkungen zu Dokumenten oder Internetlinks ließen sich nicht realisieren. So konnten wir keinen Zugriff auf die aktuellsten Dokumente gewährleisten. Uns war klar, dass ein softwaregestütztes Managementsystem notwendig ist“, erklärt Nicole Mevissen, Qualitätsmanagementbeauftragte des ITA.
Das QM-Team entschied sich für das Integrierte Managementsystem IMS von Consense (Halle 4, Stand 4508). Seit Mai 2016 ist das System am ITA installiert und vereinfacht die Verwaltung der einzelnen Geschäftsbereiche.
Fast alle Prozesse und Dokumente wurden mittlerweile in das neue System übernommen. Die Prozesse können so gestaltet werden, wie sie in der Realität ablaufen. Alle Schritte können mit den jeweils zuständigen Mitarbeitern beziehungsweise Organisationseinheiten verknüpft werden. Die visuelle Darstellung erfolgt in Form von Flussdiagrammen. Das legt Schlüsselprozesse sowie deren Schnittstellen zu anderen Bereichen im Institut offen.
„Für uns ist sehr wichtig, dass sich Änderungen oder Ergänzungen bei Bedarf auch später noch problemlos vornehmen lassen. Denn viele der Prozesse, zum Beispiel die Formalitäten für die Anträge für Forschungsgelder, ändern sich häufig. Mit dem Prozesseditor kann man, wenn erforderlich, ganz einfach neue Bausteine hinzufügen“, sagt Mevissen. Die automatische Revisionierung stellt sicher, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben. Die notwendigen Prüfungen und Freigaben werden über automatisierte Workflows gesteuert.
Personalisierte Startseite für jeden Mitarbeiter
Das Institut hat sechs Kernprozesse identifiziert: die Erstellung von Anträgen, die Bearbeitung öffentlicher Projekte, die Akquise von Industrieprojekten, die Bearbeitung dieser Industrieprojekte, der Ergebnis-Transfer sowie der Bereich Studentenbetreuung und Vorlesungsmanagement. Die meisten dieser Prozesse sind bereits im neuen System in allen Schritten erfasst – von der Vorbereitung über die Abwicklung bin hin zu Verantwortlichkeiten. Dazu kommen noch eine Reihe unterstützender Prozesse – zum Beispiel aus dem Personalmanagement.
Seit der Einführung wird Consense IMS mit dem Autostartmenü bei der Anmeldung auf den PCs der Mitarbeiter geöffnet. Jeder Anwender wird auf seiner personalisierten und individuell zusammengestellten Startseite direkt über alle für ihn anstehenden Aufgaben, Änderungen und relevanten Informationen benachrichtigt und gelangt von hier auch schnell zu weiteren benötigten Informationen.
Alle wichtigen Dokumente für den Arbeitsalltag sind ausschließlich über das neue System verfügbar. Das stellt sicher, dass die Mitarbeiter nur noch auf die aktuelle und gültige Version der verschiedenen Dokumente zugreifen können und nicht versehentlich bei veralteten Fassungen landen. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich durch automatisierte Workflows steuern, die auf die individuellen Abläufe im Institut genau abgestimmt sind. Die anstehenden Aufgaben werden direkt an die verantwortlichen Personen weitergeleitet. Über die Anbindung an das Modul Maßnahmenmanagement, das bei ITA ebenfalls im Einsatz ist, wird sichergestellt, dass weitere einzuleitende Maßnahmen direkt erfasst und deren terminbezogene Bearbeitungen kontrolliert werden.
Zu den Prozessen, die auf diese Weise systematisch gelenkt werden, zählt unter anderem die Antragstellung für Fördergelder. „Hierbei ist es unerlässlich, dass wir alle Vorgaben, Termine und Abläufe genau einhalten“, so Mevissen. „Wenn die Anträge nicht rechtzeitig gestellt werden oder ein wichtiger Bestandteil fehlt, können uns die Mittel verloren gehen. Mit Consense IMS lassen sich die Abläufe automatisiert lenken und zuverlässig kontrollieren. Das spart Zeit, gestaltet unsere Arbeit noch effizienter und stellt sicher, dass am Ende keine wichtigen Unterlagen fehlen.“
Die Qualitätsmanagerin zieht bereits kurze Zeit nach der Einführung der Software ein positives Fazit: „Unsere Erwartungen an das System haben sich erfüllt. Jetzt kann es zusammen mit dem ITA weiter wachsen.“ ■
Die Autorin
Hier finden Sie mehr über:
