Systematisch papierlos

Lothar Esdorn, Holger Fricke Qualitätsmanagement Atlanta-Gruppe

Mit der Änderung der Norm sollte sich nicht nur die äußere Form des QMS positiv verändern. Wie in vielen Unternehmen waren die elementaren Vorgaben: Weg von viel Papier in noch mehr Ordnern, hin zu einem insgesamt schlankeren System mit leichterer Handhabung für alle Mitarbeiter, mit geringerem Aktualisierungsaufwand, einfacher Navigation sowie der Fähigkeit, das System im Intranet zu präsentieren.

Dieser Schritt ist notwendig, da die steigenden Anforderungen von der Kundenseite, durch Gesetze und Normen, aber auch durch eigene Unternehmensentscheidungen sich nicht nebenbei, ohne ein entsprechendes Managementsystem, bewältigen lassen.

Die Atlanta-Gruppe ist ein bedeutendes Unternehmen im Handel mit frischem Obst und Gemüse. 1902 in Bremen gegründet, beliefert sie seit mehr als 100 Jahren die unterschiedlichsten Formen des Lebensmitteleinzelhandels und ist damit bestens mit den Anforderungen der Branche vertraut: Ob Bananenreifung, kurzfristige Zwischenlagerung, Vorverpackung und Preisauszeichnung oder Kommissionierung der Ware – die modern ausgestatteten und optimal positionierten Dienstleistungszentren bieten dem Lebensmitteleinzelhandel jede in diesem Zusammenhang notwendige Serviceleistung.

Mit den heute insgesamt 18 Standorten ist die Atlanta-Gruppe in Deutschland flächendeckend vertreten, um die nationale Belieferung des Lebensmitteleinzelhandels sicherzustellen. Die weltweit agierenden Agenturen sorgen dabei für die stete Warenverfügbarkeit eines breiten und tiefen Sortiments an frischem Obst und Gemüse. Die Qualität und die Qualitätssicherung der Ware stehen dabei natürlich an erster Stelle.

Denn nicht allein das Sortiment und der Preis sind ausschlaggebend für die Kaufentscheide der Kunden. In einem Geschäft mit der Frische der Ware bestimmt sie letztlich die Qualität der Leistung. Diesen Vorteil gilt es nicht nur zu konservieren sondern stetig zu verbessern. Das Qualitätsmanagement der Atlanta-Gruppe ist daher geprägt durch den Leitsatz: Wir wollen noch besser werden.

Seit 1996 ist die Atlanta-Gruppe bereits nach DIN EN ISO 9001 zertifiziert. Die externen Auditoren von LRQA konnten dem Unternehmen im Laufe der Jahre immer wieder ein gelebtes Qualitätsmanagementsystem bescheinigen.

Für die Umstellung der Systemdokumentation begann eine zeitraubende Suche nach einer geeigneten Software, die der neuen Konzeption entsprach. Zahlreiche Programme wurden getestet, aber zunächst erfüllte keines die kompletten Anforderungen. Mehr zufällig stieß man in einer Anzeige auf eine einfache und verständliche Prozessabbildung des damals auf dem Markt neuen Produktes KERN-Process der Firma anTloop Technologie AG.

Schon die Testversion zeigte, dass die Leistung des Programms sehr gut den Vorgaben der Atlanta-Gruppe entsprach. Die Art der Prozessdarstellung als Kombination aus Grafik und Textbausteinen war überzeugend, daneben die Verlinkung zu mitgeltenden Unterlagen, die Regelung der Verantwortlichkeiten, Hinweise auf Risiken und ein geringer Aktualisierungsaufwand. Zudem lieferte das Programm durch die Datenbankunterstützung Auswertefunktionen in Form von Berichten, die Möglichkeit ein Handbuch zu erstellen und eine intranetfähige Darstellung der Dokumentation.

Die vollständige Programmversion wurde auf dem zentralen Server und Rechner problemlos installiert. Tagelange Einarbeitungsphasen und das Studieren umfangreicher Begleitlektüre entfielen. Bereits mit anderer Software fertiggestellte Prozessbeschreibungen wurden in kurzer Zeit mit KERN-Process problemlos neu abgebildet.

Vor der Prozessbeschreibung wurden zunächst die Stammdaten für die Prozessbeteiligten und -ressourcen eingerichtet. Der Aufbau geschieht über Baumelemente, vergleichbar mit der Struktur von Windows Explorer. Einmal angelegt, kann immer wieder auf diese Angaben zurückgegriffen werden. Nach diesen Vorarbeiten konnten nun die Einzelprozesse erstellt und bearbeitet werden.

Die eigentliche Prozessdarstellung teilt sich in zwei Bereiche: Prozessgrafik und Text-Beschreibung. Der grafischen Darstellung liegt eine Tabelle mit vordefinierten Elementen zu Grunde. Die an einer Aktivität beteiligten Personen (Funktionen) werden durch Pfeile gekennzeichnet: „Wer führt durch?“ „Wer erhält das Ergebnis?“ Zusätzliche Angaben wie Mitwirkung, Information und Prozessverantwortung lassen sich durch einfache grafische Elemente hinterlegen. Die Abfolge der einzelnen Aktivitäten des Prozessablaufs wird durch ein vereinfachtes Fließdiagramm festgelegt. In den Aktivitäten zu verwendende Hilfsmittel, z.B. Dokumente, werden in einer separaten Spalte der Prozesstabelle aufgelistet und sind per Link mit einem einfachen Mausklick zu öffnen. Damit liefert die Prozesstabelle die wichtigsten Informationen auf einen Blick.

Den Bereich der Text-Beschreibung erreicht man durch Mausklick auf die einzelnen Aktivitätenfelder. An dieser Stelle lässt sich, bezogen auf diese Aktivität, eine detaillierte Beschreibung mit Zieldefinition hinterlegen. Im Sinne eines IMS können hier auch Risikobewertungen unterschiedlicher Risikobereiche des Unternehmens vorgenommen werden. So wurden die Risiken für die HACCP-Studie in den einzelnen Prozessschritten gekennzeichnet und bewertet – einer der Schritte in Richtung Integriertes Managementsystem.

Nach Fertigstellung und Freigabe der Prozesse können diese für eine Veröffentlichung im Netz oder Intranet in verschiedene Formate exportiert werden, z.B. HTML, Word etc. Die Links zu den bestehenden Dokumenten gehen dabei nicht verloren.

Wer aus organisatorischen Gründen nicht auf die Papierform verzichten kann, braucht auch hier keinerlei Befürchtungen zu haben. Sämtliche gedruckten Prozesse enthalten sowohl die Grafik als auch die textliche Beschreibung.

Der Vorteil dieser Kombination Grafik-Text liegt eindeutig auf der Hand. Das Verständnis der Mitarbeiter für Abläufe und Aktivitäten ist wesentlich einfacher als in der reinen Form textlicher Beschreibung. Dieses wurde auf den zahlreichen Mitarbeiterschulungen aber auch im Rahmen von externen Audits immer wieder bestätigt. Und wer die Intranet-Präsentation nutzen kann, wird auch hier eine Überraschung erleben: in einer 4-wöchigen Testphase gab es auf das neue QMS knapp 300 Zugriffe. Ein Beweis für die richtige Entscheidung.

Die Atlanta-Gruppe wurde Ende November 2002 nach ISO 9001:2000 erfolgreich rezertifiziert – mit dem neuen QMS und KERN-Prozess.

In die bestehende Dokumentation werden künftig weitere Managementmodule wie Risk-Management und Lebensmittelsicherheit nach IFS-Standard aufgenommen und damit ein weiterer Schritt in Richtung Integriertes Managementsystem umgesetzt. Da die Prozessbeschreibungen über mehrere Schnittstellen für Managementmodule verfügen, sind diese Ergänzungen auch nachträglich in die Prozessbeschreibungen integrierbar.

QE 505