Prozessorientiertes Informationsmanagement mit ViFlow

Tool zur Prozessmodellierung

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Unzählige Informationen werden im Unternehmen an verschiedenen Stellen, über unterschiedliche Medien und zu unterschiedlichsten Themen angeboten. In den meisten Unternehmen jedoch können diese Informationen nicht prozessorientiert, d.h. nicht auf den jeweiligen Geschäftsprozess bezogen, zur Verfügung gestellt werden. Anwender haben so die Schwierigkeit, sich alle für den Prozess oder für die Aktivität relevanten Informationen schnell, zielgerichtet und umfassend zu beschaffen.

Stefan Becker, Training und Consulting, Management-Berater und ViFlow-Trainer, Hannover

Ziel des prozessorientierten Informationsmanagements ist es, eine Informationsinfrastruktur aufzubauen und diese so zu managen und zu nutzen, dass eine optimale Unterstützung der Informationsfunktion ermöglicht und ein bestmöglicher Beitrag zum Prozessmanagement geleistet wird.
Bei der Prozessorientierung wird die Organisation strategisch an den Geschäftsprozessen ausgerichtet, folglich wird auch die Informationsinfrastruktur auf die Unterstützung der Geschäftsprozesse hin angelegt. Alle notwendigen Informationen werden also auf den Geschäftsprozess fokussiert und zur Verfügung gestellt.
Management von Informationen
Aufgabe des prozessorientierten Informationsmanagements mit ViFlow ist es, den Informationsbedarf im Unternehmen oder der Organisation sicherzustellen. Informationen werden als Produkt verstanden, die mit ViFlow prozessorientiert zur Verfügung gestellt werden können. Folgende Aufgabenbereiche werden unterstützt:
  • Erfassen des Informationsbedarfs: Alle zur optimalen Aufgabenerfüllung notwendigen Informationen (z.B. Tätigkeiten, Regelungen/Richtlinien, Grundlagen) müssen identifiziert werden und detailliert verfestigt werden. Notwendig ist hier die Präzisierung des Informationsinhaltes, die Darstellungsform, der Zeitpunkt des Bedarfs und des Kontextes.
  • Modellieren des Informationsangebotes: Alle internen Informationsbestände und Informationsquellen werden prozessorientiert in ViFlow modelliert. Eventuell sind auch externe Informationsquellen zu integrieren.
  • Verfügbarmachen der benötigten Informationen: Der Zugriff auf interne Informationsquellen muss in technischer und rechtlicher Hinsicht sichergestellt werden, dies gilt auch für externe Informationsquellen. Informationen müssen geeignet aufbereitet werden (physisch und logisch) und sollten den Geschäftsprozessen und Organisationseinheiten bzw. Bereichen in ViFlow zugeordnet und durch geeignete Modellierungsrichtlinien geregelt werden.
  • Organisation der Informationsversorgung: Die Verantwortung für die Pflege der Datenbestände muss festgeschrieben werden. Die Informationsnutzung erfolgt durch eine einheitliche, aktuelle und prozessorientierte Informationsstruktur im ViFlow-WebModel.
Informationsarchitektur im ViFlow WebModel
Die Art, wie Informationen organisiert werden, bestimmt die Art, wie sie vom Anwender empfangen und verstanden werden.
ViFlow ist ein Werkzeug um Informationen zu erfassen, zu strukturieren und zu veröffentlichen.
Das Sortieren oder Strukturieren von Informationen unterliegt einem organisatorischen Schema. In ViFlow kann der Prozessmodellierer nach Detaillierungsebenen, alphabetisch, nach Themen/Objekten, aufgabenorientiert usw. sortieren. Wie sich dann unterschiedliche Informationsrubriken und Informationsebenen aufeinander beziehen, definiert die Struktur des ViFlow WebModels (siehe Abb. „Navigation durch Detaillierungsebenen“ und „Vernetzung von prozessorientierten Informationen“).
Eine gut gestaltete Informationsarchitektur sollte demnach anwenderorientiert aufgebaut sein und man sollte in ihr leicht und zielgenau navigieren können. Im ViFlow WebModel geht es darum, Zusammenhänge klar zu machen und die wesentlichen prozessorientierten Informationen zu kommunizieren.
Modellierung von hierarchischen Prozessinformationen
Hierarchien lassen sich beschreiben im Hinblick auf:
  • Ihre Breite: Je größer die Anzahl der Elemente auf einer Hierarchieebene, desto breiter ist die Hierarchie. Bei breiten Hierarchien können die Anwender mit einem Mausklick sehr viele Elemente eines Prozesses erreichen.
  • Ihre Tiefe: Je größer die Anzahl der Hierarchieebenen, desto tiefer ist die Hierarchie. Bei tiefen Hierarchien kann der Weg zur gesuchten Informationen mehrere Mausklicks lang sein.
Vernetzung von prozessorientierten Informationen
Die Prozessmodellierung in ViFlow erfolgt in der Regel durch die Swimlane-Methode bzw. -Darstellung. Zur übersichtlichen Modellierung und Navigation unterteilt ViFlow drei Einzelsichten.
  • Aktivitätensicht/Prozesshierarchie zur Darstellung der Tätigkeiten aus ablauforientierter Sicht.
  • Informationssicht zur Darstellung der für den Prozess erforderlichen Daten/Informationen
  • Organisationssicht zur Darstellung der am Prozess beteiligten Bereiche, Rollen und Ressourcen
Überlegungen zum Entwurf des ViFlow WebModels
Die Phasen orientieren sich an einem typischen Organisationsprojekt.
Phase 1: Anforderungsermittlung
  • Zielsetzung und Motivation: Welchem Zweck dient das WebModel?
  • Festlegung der Adressatengruppen; wen soll das ViFlow WebModel ansprechen?
  • Erkundung des Umfelds: Was gibt es bereits in der Organisation (z.B. Intranet, Dokumente)?
  • Ermittlung der (CI-)Richtlinien für den Intranet-/ViFlow-WebModel-Auftritt
Phase 2: Konzeption
Ziel der Konzeption ist es, die Aufgabenstellung und die Bedürfnisse der Anwender mit den vorhandenen Ressourcen und ViFlow-Möglichkeiten in Einklang zu bringen.
  • Probleme identifizieren, die im Zusammenhang mit der Planung zu lösen sind
  • Festlegung der Grundstruktur der prozessorientierten Informationen
  • Technische Möglichkeiten ausloten
Phase 3: Veröffentlichung
Vor dem Auftritt sollte auf jeden Fall eine Qualitätsprüfung erfolgen. Wichtige Qualitätsmerkmale sind: Anwenderfreundliche Navigationsgestaltung, deren Konsistenz und einheitlich gestaltete Links. Zur Veröffentlichung gehören die vorgängige oder nachträgliche Ankündigung, das interne Marketing und das Bekanntmachen des ViFlow WebModels in der Organisation.
Phase 4: Ausbau und Pflege:
Diese Phase muss bereits bei der Planung berücksichtigt werden. Wie viel Pflege ein des ViFlow WebModel benötigt, hängt sehr stark davon ab, wie schnell sich die Inhalte verändern und wie viele Interaktions- und Kommunikationsangebote vorhanden sind. Je nach Gestaltung des ViFlow WebModels gehören folgende Standardaufgaben bearbeitet: Neue Inhalte einbinden
  • Links pflegen und aktualisieren
  • Kommunikation mit den Anwendern pflegen
Fazit
Informationen sind ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Erreichen von unternehmerischen Zielen. Da wir in einem Zeitalter leben, in dem wir einer regelrechten Informationsflut gegenübersehen, ist es für den Unternehmenserfolg mehr denn je notwendig, Bedarf und Einsatz von Informationen prozessorientiert zu planen, zu organisieren und zu steuern.
Neben der Gestaltung eines organisatorischen Rahmens (wie z.B. Aktivitäten, Richtlinien und Zuständigkeiten), gilt das Hauptaugenmerk des prozessorientierten Informationsmanagements in Unternehmen dem Sammeln, Erfassen, Verwalten, Bereitstellen und Verteilen von Informationen. Für das Erreichen der Prozessziele und das damit verbundene Sicherstellen der unternehmerischen Ziele sind diese Informationen von größter Bedeutung. ViFlow ist ein praxisorientiertes Werkzeug, mit dem Informationen schnell und strukturiert bereitgestellt und rollen-/bereichsspezifisch genutzt werden können.
Die Aufgabenstellungen des prozessorientierten Informationsmanagements stellen daher vielschichtige und komplexe Anforderungen an die Prozessmodellierer, die ohne ein geeignetes Werkzeug nur sehr mühsam zu realisieren sowie mit einem hohen Kosten- und Zeitaufwand verbunden sind.
ViCon GmbH, Hannover
QE 507

Definition Informationsarchitektur
Informationsarchitektur bezeichnet den Prozess der Organisation, die Kennzeichnung, die Gestaltung der Navigation und der Suchsysteme.
Im Detail lassen sich diese Faktoren wie folgt erläutern:
  • Mit einem Organisationssystem wird das Angebot der Informationen kategorisiert.
  • Ein Kennzeichnungssystem benennt die einzelnen Rubriken, gibt ihnen also einen Namen und/oder ein Symbol.
  • Das Navigationssystem mit Navigationsleiste dient dazu, sich durch das Informationsangebot, die Inhalte und die verschiedenen Informationsquellen sicher navigieren zu können.
Ein Suchsystem hilft dem Benutzer, gezielt nach Begriffen zu suchen und soll als Ergebnis relevante Informationen liefern.
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