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Schlanke Qualität ohne Papierberge

Das direkte Gespräch mit den Mitarbeitern zeigt oft große Wirkung im Qualitätsmanagement
Schlanke Qualität ohne Papierberge

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Qualitätsmanagement erscheint vielen Mitarbeitern oft unattraktiv. Sie sehen keinen Sinn hinter Dokumentationen. Bei jeder zusätzlichen Vorschrift fühlen sie sich gezwungen, noch größere Papierberge abarbeiten zu müssen. Die Lösung ist schlicht: Statt QM-Dokumente nur vorzugeben, sollten sie als Nebenprodukt aus der täglichen Arbeit heraus entstehen.

Warum ist Qualitätsmanagement (QM) oft so unbeliebt? In manchen Köpfen ist das Qualitätsmanagement nur bloße Fassade. Es bringe nichts und koste viel, kann man unterschwellig auf unterschiedlichen hierarchischen Ebenen einer Firma heraushören, ohne dass es wirklich ausgesprochen wird. Geforderte Dokumentationen werden als unnütz angesehen und nur widerwillig geduldet.

Folgende Beispiele aus der Praxis verdeutlichen dies:
  • Schauplatz Management: Gehör finden QM-Themen häufig erst bei wichtigen Terminen wie einem Kunden- oder Zertifizierungsaudit oder wenn durch Nacharbeit oder Schulungen hohe Kosten entstehen.
  • Fokus Qualitätssicherung: Ein 8-D-Report wird ausgefüllt, damit er geschlossen werden kann. Eine FMEA-Liste wird ausgefüllt, weil der Kunde sie fordert.
  • Standort Fertigung: Vorgaben müssen von Mitarbeitern umgesetzt werden, ohne ihren Sinn zu verstehen beziehungsweise ohne sie zu befürworten.
Wen wundert es da, dass selbst ein ständiger Einsatz für einen reibungslosen Ablauf der Prozesse nicht zu einer angemessenen Wertschätzung des Aufwands führt? Worin liegt nun aber der Grund, dass viele Mitarbeiter vom Thema Qualitätsmanagement frustriert sind?
Viele sehen keinen Sinn hinter definierten Prozessen und Dokumentationen, die das QM-System fordert. Sie fühlen sich gezwungen, durch jede weitere Festlegung folglich noch mehr Zeit und Energie für zusätzliche Dokumentationstätigkeiten aufwenden zu müssen. Wäre es nicht besser, wenn die Qualität der Produkte beziehungsweise Abläufe – sozusagen als „Abfallprodukt“ – ganz ohne zusätzlichen Aufwand entstehen würde?
Dafür gibt es eine Reihe von Ansatzpunkten. Eine Analyse, bei der eine Vielzahl von Aussagen von Teilnehmern von Lehrgängen am Kunststoff-Zentrum SKZ ausgewertet wurden, führte zu folgendem Ergebnis: In vielen Fällen verbirgt sich hinter einer Abneigung gegen das Qualitätsmanagement folgende Ursache: mangelndes Qualitätsbewusstsein und/oder kein kritisches Hinterfragen, ob der Umfang an Dokumentation wirklich nötig ist.
Bei einem mangelnden Qualitätsbewusstsein ist es wichtig, gemeinsam mit den Mitarbeitern vor Ort eine geeignete Lösung für eine hilfreiche Dokumentation zu finden. Erst durch eine Kommunikation mit den betroffenen Personen werden Sinnzusammenhänge klar. Das heißt, der Sinn hinter Tätigkeiten erschließt sich erst in Zusammenhang mit Kenntnis der Randbedingungen oder Beweggründe.
Wichtig ist die Identifikation der Mitarbeiter mit der eigenen Tätigkeit
Hierbei geht es vor allem um die wertvollen Erfahrungen der Mitarbeiter aus der Praxis. Sobald eine Identifikation mit der eigenen Tätigkeit entsteht, entwickelt sich gleichzeitig eine positive Sichtweise zum Qualitätsmanagement. Indem der Mitarbeiter sein eigenes Arbeitsumfeld verbessert, stellt sich automatisch auch eine bessere Produktqualität ein. Ein echtes „Abfallprodukt Qualität“ entsteht auf diese Art und Weise.
Bei genauerer Analyse des Problems „mangelndes Qualitätsbewusstsein“ fanden sich mehrere Einzelfaktoren, die erst in einem reibungslosen Zusammenspiel eine gute Qualität sichern. Veranschaulicht werden kann dieser Zusammenhang sehr gut anhand eines Getriebes, bei dem ein Übertrag der Kraft nur stattfindet, wenn jedes einzelne Zahnrad funktioniert: Die wesentlichen Zahnräder sind hier Information, Motivation, Qualifikation, Pflicht und Kompetenz. Ziel ist es, jedem Mitarbeiter den sinnvollen Zusammenhang für Dokumentationsvorgänge im QM-Bereich zu vermitteln. Nur dann werden Qualitätsvorgaben für Arbeitsabläufe auch gerne und bereitwillig eingehalten.
Der zweite Hauptgrund für eine fehlende Akzeptanz für Qualitätsmaßnahmen – insbesondere einer aufwändigen Dokumentation – ist ein fehlendes kritisches Hinterfragen, ob der Umfang und der Inhalt der Dokumentation wirklich notwendig sind. Jeder sollte sich fragen, ob eine Änderung des Dokuments wirklich die beste Lösung ist. Oftmals wird aus Zeitmangel eine Vorgabe nur um das Nötigste ergänzt statt sinnvoll überarbeitet. Vielfach sind solche „gewachsenen“ Papiere sehr unstrukturiert, unnötig lang und für die Anwender schwer verständlich.
Deshalb der Tipp: Beziehen Sie die Mitarbeiter in das Qualitätsmanagement mit ein. Begeben Sie sich vor Ort, an den Arbeitsplatz des betreffenden Mitarbeiters. Vielleicht existieren schon handschriftliche Notizen oder Checklisten zu seiner Tätigkeit. Aufwand kann gespart werden und zudem freut sich der Mitarbeiter über die Anerkennung seiner Fähigkeiten. Gleichzeitig kommt es nicht zu einer Ablehnung gegen eine aufgestülpte, unpassende Lösung von außen.
Es empfiehlt sich, Kunden oder Mitarbeiter direkt anzusprechen, wenn Sie an der Notwendigkeit einer zunächst geforderten Dokumentation zweifeln. Vielleicht stellt sich in einer Diskussion heraus, dass die Bedürfnisse auch anders befriedigt werden können. Fragen kostet nichts, heißt es nicht umsonst. Vielleicht erspart das Fragen sogar noch unnötige Dokumentationsarbeit und der Kunde beziehungsweise der Mitarbeiter freuen sich über das Interesse und fühlen sich ernst genommen.
Kompetente und selbstbewusste Mitarbeiter, die effizienz- und qualitätsorientiert handeln, entscheiden sich immer für „schlanke“ Dokumente. Es sollten somit nur die Formulare und der Umfang in die QM-Dokumentation aufgenommen werden, die wirklich gebraucht werden. Dann werden sie auch benutzt.
SKZ – Das Kunststoff-Zentrum, Würzburg www.skz.de
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