Schnelles Wissen für alle

Ein Qualitätsmanagementsystem zertifiziert nach ISO EN DIN 9001:2008 und ISO 13485–2012–11 Medizinprodukte ist schon seit Jahren für Inovamed Standard. Das Unternehmen bietet Logistik-Dienstleistungen für Arztpraxen, Kliniken und medizinischen Einrichtungen. Dabei ist das QM-System ein Garant für beständig hohe Qualität, Kundenzufriedenheit, Kostensenkung, Vermeidung von Verschwendung, ständiger Verbesserung und Wettbewerbsfähigkeit.

Lange Zeit wurde bei der Dokumentation der qualitätsrelevanten Dokumente mit Word-, Excel und PDF-Dateien mit einer Verzeichnisstruktur nach dem Qualitätsmodell von Donabedian gearbeitet. Die einzelnen Dokumente wurden mit kodiert.

„Viele unserer Mitarbeiter fanden sich in dem Datei-Dschungel der Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Checklisten und sonstiger Arbeitshilfen nicht zurecht und es gab viele Rückfrage bei den QMBs“, erzählt der QM-Beauftragte Jörg Sevenich. „So wuchs der Verwaltungs- und Pflegeaufwand der Q-Dokumente von Tag zu Tag. Bis die Geschäftsführung die Notbremse zog und die bisherige Dokumentenverwaltung komplett auf den Prüfstand stellte.“

Nach dieser Analyse war den Verantwortlichen klar: Ein benutzerfreundliches QM-System mit einer einfachen Suchfunktion und einem Zugang an jedem Arbeitsplatz sowie einer einfache Verwaltung waren die Hauptkriterien für eine künftige neue Lösung.

Geschäftsführerin Tibbeke Neumann wandte sich daraufhin an das Beratungshaus Team Babel. Die Experten brachten Wiki-Babel ins Spiel, das sie zuvor schon mehrfach erfolgreich bei Unternehmen als QM-Plattform eingeführt hatten.

Die Grundidee des Wiki ist das gemeinschaftliche Arbeiten an Texten – gegebenenfalls ergänzt durch Fotos oder andere Medien. Da jeder Teilnehmer einfach über den Browser mitwirken kann, entsteht eine kollaborative Sammlung von Wissen. Jeder kann sein Know-how im Wiki ablegen und anderes ergänzen. Durch das Hinzufügen von Schlagworten und Kategorisierungen wird eine Struktur aufgebaut, die das Recherchieren einfach macht. Das wohl bekannteste Beispiel ist die freie Online-Enzyklopädie Wikipedia.

In Zusammenarbeit mit Team Babel wurde dann auch bei Inovamed Wiki-Babel auf dem hauseigenen Unternehmensserver installiert. Genutzt wird das kostenlose Dokuwiki-System, das von der Berliner Cosmocode als Opensource-Projekt vorangetrieben wird.

Im Ino-Wiki hat jede Abteilung ihren eigenen Bereich, in dem die notwendigen Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Diese werden entweder als eigene Wiki-Seiten erstellt oder mit Links zu den entsprechenden Office-Dateien verknüpft. Damit kann in den verschiedenen Abteilungsbereichen auf das gleiche Dokument verlinkt werden, so dass bei Änderungen in jedem Bereich immer die aktuelle Version zur Verfügung steht. Diese kann nur von den QMBs oder anderen berechtigten Personen bearbeitet und gespeichert werden. Benötigt ein Mitarbeiter beispielsweise ein Formular, so kann er über den Link im Wiki dieses öffnen, ausdrucken und ausfüllen, jedoch nicht bearbeiten.

Um den Gedanken des KVP voran zu treiben, hat jeder Unternehmensbereich auch besondere Ino-Wiki-Seiten erhalten, die von den Mitarbeitern für Verbesserungsvorschläge, Ideen, Aktivitäten genutzt werden können.

Zudem wurde eine so genannte Post-It-Funktion eingeführt. Jeder Mitarbeiter kann Tipps, Ratschläge und allgemein nützliche Gedanken ins Unternehmenswiki eintragen, auf die jeder andere Kollege Zugriff hat.

„Wenige Monate nach der Einführung kann ich als erstes Zwischenfazit festhalten, dass Ino-Wiki von allen Mitarbeitern – interessanterweise auch von den älteren nicht so PC-affinen Nutzern – sehr gut angenommen wird“, sagt Sevenich. „Jeder hat die aktuellen Dokumente am Arbeitsplatz. Änderungen, die von den zuständigen Vorgesetzten durchgeführt und von den QMBs freigegeben werden, stehen sofort zur Verfügung.“ ■