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Eine Plattform für alle Prozesse

Einheitliche Darstellung der Abläufe im Unternehmen
Eine Plattform für alle Prozesse

Die Wettbewerbsfähigkeit industriell hergestellter Produkte steht und fällt mit schlanken, transparenten Produktionsabläufen und der Einhaltung höchster Qualitätsstandards. Ein Hersteller von Präzisionswerkzeugen hat daher das Management seiner Geschäftsprozesse und seiner Qualitätssicherung vereinheitlicht.

Als Spezialist für Präzisionswerkzeuge zur Metallbearbeitung beliefert die Mapal Dr. Kress KG unter anderem die großen Automobilhersteller rund um den Globus. Innovationskraft, ständig weiterentwickelte Technologie und höchste Qualitätsstandards über alle Produktionsschritte hinweg sind wesentliche Elemente des Erfolgs.

Wer dies für die gesamte Unternehmensgruppe und alle weltweit verteilten Produktionsstätten gewährleisten will, braucht eine harmonisierte Dokumentation, transparente Geschäftsprozesse und ein einheitliches Regelwerk für die Qualitätssicherung. Mindestens ebenso wichtig ist es, alle geschäftsrelevanten Fakten und Entwicklungen so präsent zu haben, dass sie aussagekräftig und schnell zu erfassen sind.
Die Ausgangssituation bei Mapal war geprägt von gewachsenen, aber nicht in allen Teilen optimal aufeinander abgestimmten Strukturen. So arbeitet das Qualitätsmanagement zwar seit langem mit standardisierten Dokumentvorlagen für Prozessbeschreibungen. Zusätzlich aber werden innerhalb der Mapal-Gruppe eine Vielzahl weiterer Softwarewerkzeuge zur Prozessdarstellung eingesetzt. Die gewünschte einheitliche Darstellung und Gliederung der Geschäftsszenarien und -prozesse sowie eine zentrale Ablage aller relevanten Prozessinformationen und Kennzahlen war nicht gegeben.
Zentrale Anforderung für das Integrations-Projekt war eine möglichst umfassende Schnittstelle zu SAP. Ein weiteres Ziel war es, den Software-Entwicklern im Hause eine Plattform zu geben, die bislang getrennte Aufgabenbereiche zusammenführt und einheitlich darstellt: Anwendungs-Entwicklung und Dokumentation, Geschäftsprozess-Management für Key User und Qualitätssicherung inklusive QS-Handbuch. „Und natürlich wollten wir eine Plattform schaffen, auf der wir alle im Einsatz befindlichen Kommunikations- und Informations-Tools – von Word-, Excel- oder Powerpoint-Dokumenten bis hin zu Freeware-Tools – zusammenfassen und einheitlich darstellen können“, erklärt Johannes Markofsky, Leiter Informationstechnologie bei Mapal.
Zunächst wurden die Projektaufgaben definiert. Es galt, eine Strukturierungs- und Gliederungslogik für das Geschäftsprozess-Management unter Berücksichtigung der ebenfalls zu definierenden unterschiedlichen Levels zu erarbeiten. Daraus wurde eine Geschäftsprozess-Landkarte entwickelt.
Im nächsten Schritt stimmte die Projektgruppe die Darstellungs- und Gliederungsvarianten von Geschäftsprozessen und Dokumentationsvorlagen mit den Key Usern und den Fachabteilungen ab. Auf dieser Basis wurde ein einheitliches Vorgehensmodell zum Geschäftsprozess-Management innerhalb der Unternehmensgruppe erarbeitet.
Ein Knackpunkt war die SAP-Schnittstelle. Bei der Evaluierung geeigneter Softwarelösungen zur Darstellung der Geschäftsprozesse im BPMN-Standard stieß Mapal auf Igrafx Process for SAP, für dessen Einsatz in erster Linie die bidirektionale Schnittstelle zu SAP sprach.
Projekt mit langfristiger Wirkung
In einem der ersten Schritte nach der Abstimmung mit den Key-Usern und Fachabteilungen legte die Projektgruppe schließlich die Geschäftsprozess-Landkarte im SAP Solution Manager an. Die bestehenden Dokumente und Dokumentationsvorlagen wurden gesichtet, abgestimmt und gegebenenfalls erarbeitet.
„Für ein mittelständisches Unternehmen wie Mapal ist dies ein strategisches Projekt mit langfristiger Wirkung“, betont Markofsky. In zwei bis drei Jahren werde man alle Prozesse vereinheitlicht und integriert haben. „Damit sind wir in der Lage, unsere weltweiten Standorte in Echtzeit zu monitoren, Handlungsbedarf schnell zu identifizieren und erforderliche Prozessänderungen sehr kontrolliert vorzunehmen.“
„Entscheidend war für Mapal, dass wir eine Lösung liefern, die nicht nur die SAP-Anbindung beherrscht, sondern auch die vielen im Einsatz befindlichen Tools integriert“, sagt Markus Müller, Business Analyst SAP/EMEA und Projektleiter bei Igrafx: „Schließlich geht es darum, lückenlose, auditfähige Qualitätsnachweise erbringen zu können – und das über die ganze Unternehmensgruppe hinweg, unter Einbeziehung aller relevanten Prozesse und Organisationseinheiten.“
„Die Zwischenbilanz bis heute fällt ausgesprochen positiv aus“, so Markofsky. „Die Umsetzung inklusive Installation, Hardware-Umstellung und Einarbeitungs-Workshop hat bei uns keine fünf Manntage in Anspruch genommen, und wir sind mit weniger als zehn Beratertagen ausgekommen.“ ■
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