Elektronisches Dokumentenmanagement Software schafft durchgängiges Qualitätsmanagement - Quality Engineering

Elektronisches Dokumentenmanagement

Software schafft durchgängiges Qualitätsmanagement

Oxford Instruments stellt unter anderem Spektrometer zur Analyse von Metall her Bild: Oxford Instruments
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Qualitätsmanagement-Software unterstützt einen Hersteller von Analysegeräten bei der Umsetzung der ISO 9001:2015. Sie sorgt dafür, dass die Dokumentationsstandards lückenlos und normkonform eingehalten werden. Das Unternehmen hat damit auch ein weiteres Ziel erreicht: Es konnte seinen internen E-Mail-Verkehr reduzieren.

Spektrometer für die Analyse von Werkstoffen und Schichtdicken – das ist das Geschäftsfeld von Oxford Instruments Analytical. Das Unternehmen, das zur Oxford Instruments Gruppe mit Hauptsitz in Großbritannien gehört, ist das Kompetenzzentrum für die optische Emissionsspektrometrie und die stationären Röntgenfluoreszenz-Geräte.

Das Qualitätsmanagement erfolgt gemäß der ISO 9001:2015. Seit 2007 wird das Unternehmen dabei von der Software IMS|QMS|PMS des Anbieters Consense (Halle 4, Stand 4508) unterstützt. Mit deren Hilfe hat Oxford Instruments Analytical ein elektronisches Qualitäts-Dokumentenmanagementsystem aufgebaut, bei dem die Software dafür sorgt, dass die vorgegebenen Standards zur Dokumentation nach ISO 9001:2015 lückenlos und normkonform eingehalten werden.
Die Software bietet eine komplette elektronische Unterstützung durch automatisierte Routineabläufe, stellt systematisch Informationen bereit und überwacht geltende QM-Vorgaben. Die im Unternehmen ablaufenden Prozesse wurden in Form von Flussdiagrammen erstellt und mit den verantwortlichen Stellen und Dokumenten verbunden.
„Das A und O ist dabei eine sorgfältige Abbildung. Dafür müssen die unterschiedlichen Dokumente und Prozesse so präzise wie möglich den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden“, erläutert Katrin van Meegen, Continuous Improvement Manager bei Oxford Instruments Analytical. In der Consense-Software erfolgt dies über den Geltungsbereich, der den Zugriff auf die Inhalte genau festlegt und Freigaben oder Kenntnisnahmen über automatisiert ablaufende Workflows regelt.
Besonders hilfreich sind hier aus Sicht von van Meegen die im System hinterlegten Workflows, die es erlauben, jeden Workflow-Schritt für jeden Mitarbeiter individuell einzustellen. Auf diese Weise wurde detailliert festlegt, wer welches Dokument lesen oder bearbeiten darf. „Das hört sich erst einmal nach viel Aufwand an, aber der zeitliche Einsatz lohnt sich“, so die QM-Expertin. „Die Zeit, die hier am Anfang investiert wird, holt man später durch effiziente Abläufe wieder heraus.“
Ein großes Ziel der Einführung eines Qualitäts-Dokumentenmanagements war laut van Meegen, Routineabläufe im Arbeitsalltag mit möglichst wenig Mail-Verkehr zu regeln. In der Produktion der optischen Emissionsspektrometer und der Schichtdickenmessgeräte wird beispielsweise viel mit Checklisten gearbeitet. Jedem Gerät ist ein Laufzettel zugeordnet, der die Abläufe in allen Produktionsschritten begleitet. Seit der Einführung von IMS|QMS|PMS kann dieser Laufzettel nun tagesaktuell aus dem System abgerufen werden. Alle bereits erledigten Arbeitsschritte sind darauf vermerkt, lassen sich jederzeit nachvollziehen und den ausführenden Mitarbeitern zuordnen.
Inzwischen hat sich die Software in den verschiedenen Unternehmensbereichen Forschung/Entwicklung, Produktion, Service, Kundenberatung und Personal fest im Arbeitsalltag etabliert. Dabei ist der Zugang zum System nicht arbeitsplatzabhängig: Jeder Mitarbeiter kann sich von jedem Rechner aus über sein persönliches Passwort einloggen und gelangt sofort zu seiner persönlichen Übersichtsseite. Sie zeigt dem Nutzer auf den ersten Blick personalisiert alle anstehenden Aufgaben, Neuerungen und Informationen an, die für seinen Geschäftsbereich oder die von ihm zu verantwortenden Prozesse relevant sind.
System lässt sich weiter ausbauen
Der modulare Aufbau der Software ermöglicht den Verantwortlichen, das System schrittweise und nach Bedarf des Unternehmens weiter auszubauen. Seit 2010 nutzt Oxford Instruments Analytical so beispielsweise das Consense-Prüfmittelmanagement. Dieses Modul wurde speziell dafür entwickelt, alle Prüfmittelinformationen systematisch zu verwalten und zu dokumentieren, die Einhaltung von Fristen zu überwachen und gegebenenfalls anzumahnen. Denn auch die in der Produktion eingesetzten Prüfmittel – zum Beispiel für die optischen Emissionsspektrometer oder die Schichtdickenmessgeräte – sind ein wesentlicher Bestandteil der Qualitätssicherung und müssen einer regelmäßigen Kontrolle unterzogen werden.
So sind auch beispielsweise für die Zertifizierung nach ISO 9001 regelmäßige Kalibrierungen, Wartungen und Inspektionen der verschiedenen Prüfmittel erforderlich, die dokumentiert und bei Bedarf nachgewiesen werden müssen. „Der manuelle Aufwand hierfür ist unverhältnismäßig hoch. Deshalb haben wir uns auch hier für die elektronische Unterstützung entschieden“, erklärt van Meegen.
Mit dem Prüfmittelmanagement-Modul lassen sich nun unter anderem Überwachungstermine, -intervalle und Zuständigkeiten koordinieren und kontrollieren, Anschaffungs- und Reparaturkosten der eingesetzten Prüfmittel sowie deren Produktiv- und Ausfallzeiten dokumentieren und vieles mehr.
„Jeder kann im System zum Beispiel sehen, wann Kalibrierungen oder Wartungen fällig sind oder ob das von seiner Abteilung benötigte Prüfmittel ‚aktiv’ ist, das heißt, ob es verwendet werden kann“, ergänzt van Meegen. Für jedes Prüfmittel sind im System alle wichtigen Unterlagen hinterlegt – von der Anschaffungsrechnung bis hin zu entsprechenden Zertifikaten. ■

Die Autorin

40396086

Iris Bruns
Geschäftsführung
Consense
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