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Belege entscheiden

Dokumentationshandhabe
Belege entscheiden

Neben dem Lieferkettengesetz gibt es viele weitere Gründe für eine digitale, logische, umfassende und jederzeit verfügbare Dokumentation wesentlicher Abläufe im eigenen Unternehmen. Denn die Fälle steigen, in denen deren Fehlen zu Problemen führt.

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) steht in den Startlöchern. Ab dem 01.01.2023 verpflichtet es Unternehmen mit mehr als 3000 Mitarbeitern, ab dem 01.01.2024 solche mit mehr als 1000, die teils umfangreich aufgesetzten Pflichtenkreise samt transparenter Dokumentation umzusetzen. Mittelbar wird dies aber auch nahezu alle anderen, kleineren Firmen treffen.

Man darf davon ausgehen, dass in einigen Unternehmen Teile der Aufgaben im Rahmen der Umsetzung des LkSG in den Qualitätsabteilungen verankert werden. Eine Überprüfung und gegebenenfalls notwendige Aktualisierung der Dokumentationssysteme werden spätestens in diesen Fällen wichtige Aufgaben der Qualität – auch und insbesondere, weil eine fehlende oder intransparente Dokumentation eine Grundlage für Haftung sein kann.

Aber nicht nur der Startschuss des LkSG, sondern auch diverse andere Gründe sollten Anlass dafür sein, digitale, logische, umfassende und auch jederzeit verfügbare Dokumentation wesentlicher Abläufe im eigenen Unternehmen zu implementieren.

Seit einigen Monaten steigen die Fälle an, in denen eine solche Dokumentation (oder deren Fehlen) auch rechtlich erhebliche Konsequenzen haben kann: Streitigkeiten über Vertragsinhalte wie Preise und Preisgültigkeiten, Streitigkeiten über Materialqualitäten und deren Überprüfung, Streitigkeiten über Bezug von „Alternativmaterialien“ und deren Überprüfung oder aber auch Streitigkeiten im Rahmen von großvolumigen Feldaktionen bei mangelhaften Produkten.

Man stößt immer wieder, auch in über Jahrzehnten etablierten wirtschaftlichen Beziehungen zwischen hoch innovativen Unternehmen auf Situationen, in denen eine lückenlose Aufklärung und vor allem rechtlich eindeutige Lösung daran scheitern, dass wesentliche Punkte nicht eindeutig belegt werden können, weil sie nicht oder nicht vollständig dokumentiert wurden. Das hat nicht nur unmittelbare Auswirkungen im Verhältnis zwischen den beteiligen Geschäftspartnern, sondern kann auch bei beteiligten Behörden und Versicherungen zu negativen Konsequenzen bis hin zu Bußgeldern einerseits und dem (teilweisen) Verlust der Versicherungsdeckung andererseits führen.

Allerdings wird auch niemand schlichtweg „alles“ dokumentieren können und wollen. Es ist daher zwingend notwendig, gemessen am eigenen Geschäftsfeld und den Verbindungen zu Kunden und Lieferanten sowie relevanten gesetzlichen Forderungen, festzulegen, was, wie und wo dokumentiert wird.


Bild: Reusch Rechtsanwälte

Alles was Recht ist

Daniel Wuhrmann

von Reusch Rechtsanwälte
liefert regelmäßige Beiträge zu rechtlichen Themen.

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