Das Profil des Qualitätsmanagementbeauftragten – also des QMB – verändert sich, das Thema Organisationsentwicklung rückt für ihn stärker in den Vordergrund. Inwiefern hat das Auswirkungen auf Software-Lösungen, wie Consense sie anbietet?
Dr. Stephan Killich: Dieser Aspekt der Rolle des QMB ist aus meiner Sicht nicht neu. Sie wird vielleicht jetzt etwas neu verstanden. Aber eigentlich gehörte Organisationsentwicklung schon immer zu seinem Aufgabengebiet. Als QMB beschreibt man einen aktuellen Zustand und überlegt, wie man diesen besser machen kann – und das unternehmensweit. Da gehören natürlich auch Vernetzung, Kommunikation, Moderation und Agilität dazu.
Dr. Iris Bruns: Für uns als Software-Anbieter ist Organisationsentwicklung nicht neu. Unsere Basis sind die Themen Technik, Organisation und Mensch. Dabei geht es immer darum, Prozesse zu verbessern. Ein Integriertes Managementsystem muss sich immer den sich ändernden Strukturen im Unternehmen anpassen und eine hohe Flexibilität mitbringen. Das bringt unsere Software per se mit.
Mit welchen Funktionen unterstützt denn die Software konkret den QMB bei diesen Aufgaben?
Killich: Zunächst soll unsere Software den Qualitätsmanagementbeauftragten entlasten und ihn davon befreien, sich mit Excel-Listen zu beschäftigen, Wiedervorlagen zu erstellen oder E-Mails zu schreiben. Es geht darum, hochgradig zu automatisieren, damit er überhaupt Zeit dafür hat, sich mit anderen Dingen – zum Beispiel strategischen Fragen – zu beschäftigen. Wir kennen ja die Prozesse im Unternehmen. Mithilfe unseres Low-Code-Moduls Consense Forms beispielsweise ist es relativ einfach, Abläufe zu automatisieren. So spart man sich dieses sehr ineffiziente Verschicken von Dokumenten oder E-Mails. Hinzu kommt, dass wir mit unserer Software für Übersichtlichkeit sorgen und dem QMB zum Beispiel Vorschläge machen, was als nächster Schritt zu tun ist. Das alles bietet Consense schon jetzt. Was noch dazu kommen wird, ist die Integration mit anderen Systemen.
Welche Systeme sind das?
Killich: Das sind etwa Kommunikationsplattformen. Wir arbeiten daran, dass Consense-Inhalte beispielsweise über Microsoft Teams abgebildet werden. Ein weiteres Thema ist das gemeinsame Arbeiten an Prozessen oder an Inhalten. Das wird zunehmend an Bedeutung gewinnen.
Bruns: Das Thema Organisationsentwicklung findet sich auch in unseren Serviceleistungen wieder. Wir achten darauf, dass der Berater schon bei der Software-Implementierung mit dem Kunden gemeinsam daran arbeitet, seine Teams frühzeitig in den Entwicklungsprozess einzubinden. Also schon bei Projektbeginn zu fragen: Wer muss involviert sein? Wie kann die interne Kommunikation über die Software unterstützt werden? Sollen Prozesse kollaborativ erstellt werden? Die Antworten auf diese Fragen sind Voraussetzung dafür, dass ein lebendiges Qualitätsmanagement entstehen kann. Häufig gibt es die Denke: Man installiert ein neues IT-System, es gibt eine kurze Schulung und dann muss das schon irgendwie laufen. Das lässt sich aber viel besser begleiten. Daher ist es uns ganz wichtig, die Kunden entsprechend zu beraten.
Killich: Wir haben in den vergangenen Jahren unseren Bereich Consense Management Consulting aufgebaut, um viel mehr mit unseren Kunden zu interagieren und Unterstützung bieten zu können. Denn die Aufgaben des Qualitätsmanagementbeauftragten jetzt und zukünftig sind nicht trivial. Es geht nicht mehr darum, irgendwelche Listen zu pflegen, sondern um viel herausfordernde Tätigkeiten.
Beratung ist wahrscheinlich auch nötig, weil jedes Unternehmen individuelle Anforderungen hat.
Killich: Ja, das ist so ein bisschen die Krux. Denn Standardisierung ist effizient und wirtschaftlich. Gleichzeitig muss eine Software-Lösung aber auch genau passen. Sonst wird sie nicht gelebt. Daher ist unser Ansatz, das System sehr stark konfigurierbar zu machen. So lässt es sich an die jeweiligen Anforderungen anpassen.
Ist der Beratungsbedarf in den vergangenen Jahren gestiegen?
Bruns: Beratung war schon immer Bestandteil unserer Projekte. Jetzt kommen aber noch neue Themen hinzu. Es geht dann nicht mehr nur um die Basis-Implementierung des QM-Systems. Sondern auch Themen wie das QM-Marketing. Also: Wie kann sich der QMB im Unternehmen mit seinem Qualitätsmanagement positionieren? Dafür sind Kommunikation und Akzeptanz ganz wichtig. Das Interesse daran nimmt deutlich zu.
Sie beraten den QMB also auch dahingehend, wie er sich und seine Aufgaben im Unternehmen präsentiert?
Bruns: Richtig. Denn bei einem QMB laufen alle Informationen zusammen. Das ist eine ganz essenzielle Funktion im Unternehmen. In vielen Firmen wird der QMB aber noch als jemand gesehen, der sich nur um die Audits und das Zertifikat kümmert. Und das Qualitätsmanagement wird als etwas Mühsames betrachtet. Aus dieser Ecke wollen wir das Qualitätsmanagement herausholen. Das machen wir mit unserer Software, aber auch über die Beratungsleistungen.
Killich: Wir wollen den QMB auch noch in anderer Hinsicht entlasten. Denn er ist ja auch dafür zuständig, andere Mitarbeitende an der QM-Software zu schulen. Normalerweise besucht er dann die unterschiedlichen Standorte. Zur Unterstützung haben wir nun Video-Tutorials erstellt. Diese zeigen in kleinen Häppchen, wie die Endanwender die Software bestmöglich nutzen können. Wir entwickeln uns zu einem Lösungsanbieter, der dem QMB alle Werkzeuge bereitstellt, die er benötigt, um ein akzeptiertes und lebendiges Managementsystem aufzubauen. Dazu zählt auch unser System-Check, mit dem der QMB sein System in regelmäßigen Abständen einer Supervision unterziehen kann.
Eine Anforderung, die alle Unternehmen betrifft, ist das Thema Nachhaltigkeit. Welche Rolle spielt das Qualitätsmanagement dabei?
Killich: Das betrifft nicht nur allein das Qualitätsmanagement, sondern ist ein generelles Management-Thema. Es gibt so viele Normen und Regelwerke, die in jüngster Zeit dazugekommen sind und künftig noch dazukommen werden. Das gilt für alle Managementbereiche. Beispiele sind die DSGVO oder das Lieferkettengesetz. Dafür brauche ich ein zentrales System, am besten ein Integriertes Managementsystem. Separate Systeme schaffen eine Parallelwelt und sind kontraproduktiv.
Braucht es dafür spezielle Funktionen in der Software?
Bruns: In Bezug auf Normen und Regularien sind wir schon sehr gut aufgestellt. Alles, was an neuen Anforderungen hinzukommt, können wir abdecken. Nachhaltigkeit hat aber auch etwas mit der Sicherstellung von Ressourcen zu tun. Da bewegen wir uns im Bereich Personal und Personalentwicklung. Dafür bieten wir Module wie das Qualifikationsmanagement oder auch das Schulungsmanagement, die wir noch einmal weiterentwickelt haben.
Was die Unternehmen nun schon seit einiger Zeit umtreibt, ist die Digitalisierung. Wie sehen Sie hier die Rolle des Qualitätsmanagements?
Killich: Dem Qualitätsmanagement kommt eine große Rolle bei der Digitalisierung zu. Denn was ist eine der großen Herausforderungen in der Digitalisierung? Der Versuch, viele Dinge zu automatisieren. Das bedeutet, die Zahl der Eingriffe durch den Menschen wird geringer. Wenn er dann aber eingreift und einen Fehler macht, hat dieser natürlich viel größere Auswirkungen, weil alles, was dahinter passiert, automatisiert geschieht. Daher muss es bei den wenigen Eingriffen, die ein Mensch macht, klare Anweisungen geben: Was sind die Randbedingungen? Worauf musst du achten? Wenn man das nicht tut, hat man die Digitalisierung nicht im Griff. Und das zu definieren und zu begleiten, ist eine Aufgabe des Qualitätsmanagements.
Was heißt das konkret?
Killich: Qualitätsmanagement ist ja erst mal quasi eine Betriebsanleitung für jegliche Art von Organisation. Darin wird auf einfache und gut erklärte Weise beschrieben, was der Mensch zu tun hat. Mit Consense Forms geben wir darüber hinaus die Möglichkeit, individuelle Formulare zu erstellen und darin Abfragen so zu programmieren, dass sie unter anderem zeigen, wo welche Informationen fehlen und wer diese liefern kann.
Bruns: Ein weiterer wichtiger Trend ist auch die Dezentralisierung. In den Unternehmen wird mittlerweile viel dezentraler gearbeitet – also am Standort, im Homeoffice oder von unterwegs. Das muss technisch abgefangen werden. Und auch der QMB muss sein Qualitätsmanagement dezentraler pflegen. Dabei spielt die Cloud eine wichtige Rolle. Viele unserer Module sind inzwischen webbasiert und somit auch mobil nutzbar.
Nicht nur Mitarbeiter kommen seltener ins Büro, sondern auch der Auditor. Die Zahl von Remote Audits hat sich besonders in den vergangenen zwei Jahren erhöht.
Bruns: Richtig. Unsere Software hat den Vorteil, dass sie schon per se remote-fähig für die Auditoren ist. Wir arbeiten nun zusätzlich daran, wie sich dafür Fotos und Dateien einer Begehung eines Arbeitsplatzes oder einer Produktionsstätte direkt integrieren lassen, sodass die Informationen sofort im entsprechenden Audit-Protokoll sichtbar sind.
Ein Thema, das mit der Digitalisierung einhergeht, ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz – also KI. Inwiefern beschäftigt sich Consense damit?
Bruns: Consense hat eine sehr große Datenbasis, auf der ein System lernen kann. Da gibt es sehr viele Einsatzmöglichkeiten für KI, mit denen wir uns beschäftigen.
Was können wir da erwarten?
Killich: Es geht darum, den Anwender noch stärker zu unterstützen und ihm im Zusammenhang mit seinen Aufgaben zum Beispiel Kollegen mit einer bestimmten Expertise vorzuschlagen. In dem Sinne: „Frag doch mal den Kollegen XY, der hat schon viele Audits gemacht.“ Eine weitere mögliche Anwendung ist das automatisierte Erkennen von Prozessen. Das heißt: Ein Mitarbeiter zeichnet in einem Team-Meeting einen bestimmten Prozess auf, fotografiert das und die Software übernimmt den Prozess automatisch. In dem Thema KI steckt viel Musik.
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