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Ein Managementsystem für alle Konzerngesellschaften

Integriertes Qualitätsmanagement im Stahlkonzern Salzgitter
Ein Managementsystem für alle Konzerngesellschaften

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Das softwarebasierte Qualitätsmanagement auf Basis von Consense IMS ist in vielen Konzerngesellschaften der Salzgitter AG im Einsatz. So können die Tochterfirmen vielfältige Synergieeffekte durch einheitliche Prozesse und zentrale Vorgaben nutzen. Dabei ist die Referenzdatenbank des Systems eine wesentliche Unterstützung.

Die Gesellschaften der Salzgitter AG stehen seit mehr als 150 Jahren für die Erzeugung von Stahl- und Technologieprodukten. Mit dem integrierten Managementsystem Consense IMS sollten in der Firmengruppe Funktionen für das Umweltmanagement in das bereits existierende Qualitätsmanagementsystem eingebunden werden. Die Software, die vom Aachener Anbieter Consense entwickelt wird, lässt sich den Bedürfnissen von Unternehmen jeder Größenordnung anpassen.

„Wir haben nach einer Software gesucht, mit der wir die unterschiedlichen Prozesssichten der verschiedenen Abteilungen vereinheitlichen, transparent darstellen und die beteiligten Mitarbeiter mitnehmen können“, erläutert Thomas Malecki, Abteilung Managementsysteme IMS von Salzgitter Flachstahl (SZFG). In der Software Consense IMS wurden die Managementsystemverantwortlichen fündig.

Mit dem System lassen sich die Prozesse in Form von Flussdiagrammen schnell und einfach modellieren, sodass sie den tatsächlichen Abläufen im Unternehmen entsprechen. Alle Prozessschritte werden mit den verantwortlichen Mitarbeitern und dazugehörigen Dokumenten verknüpft. Detailliert vergebene Rollen und Rechte regeln dabei die Zugriffsberechtigungen der Beschäftigten auf die im System enthaltenen Informationen.

Die Software bildet unbegrenzt Normen und Regelwerke unter einer einheitlichen Oberfläche ab. Jeder Anwender wird auf seiner personalisierten Startseite direkt über alle für ihn anstehenden Aufgaben, Änderungen und relevanten Informationen benachrichtigt und gelangt von hier aus schnell zu weiteren benötigten Informationen. Das System sorgt dafür, dass die Mitarbeiter auf die aktuelle und gültige Version der hinterlegten Prozesse und Dokumente zugreifen und nicht versehentlich veraltete Fassungen nutzen. Wiederkehrende Aufgaben – zum Beispiel Prüf- und Freigabe-Abläufe – steuert das System durch automatisierte Workflows.

Projekt IMS+: Modernisierung der Managementsysteme

2014 stand bei Salzgitter Flachstahl die Überlegung im Raum, ein softwarebasiertes System für die Managementdokumentation zu nutzen. Die bestehende Dokumentation sollte von Verfahrens- und Arbeitsanweisungen sowie weiteren mitgeltenden Unterlagen in eine reine Prozesssicht mit dazugehörigen Dokumenten umgestellt werden. In Consense IMS fanden die Managementsystemverantwortlichen das passende Software-Tool für diese Aufgabe.

Beinahe zeitgleich standen umfassende Normrevisionen an. Es galt außerdem zu berücksichtigen, dass SZFG mit den rund 6.000 Mitarbeitern durch Verträge mit den verschiedenen Schwestergesellschaften am Campus Salzgitter eng verflochten ist. „Um diese Herausforderung anzugehen, hat die Geschäftsführung 2016 beschlossen, das Projekt ‚IMS+’ zu starten. Das Ziel war eine Realisierung im Jahr 2019“, berichtet Malecki.

Die Salzgitter AG ist mit ihren etwa 25.000 Mitarbeitern in unterschiedlichen Gesellschaften tätig, von der Forschung über die Stahlherstellung bis zur Weiterverarbeitung – unter anderem für den Bereich Automotive. Die Einführung von Consense IMS in gleich mehreren Gesellschaften der Salzgitter AG (zum Beispiel Salzgitter Flachstahl, Peiner Träger, Ilsenburger Grobblech und Salzgitter Mannesmann Forschung) verfolgte das Ziel, die Systematik hinsichtlich der Managementsysteme – also Arbeitsschutz-, Energie-, Informationssicherheit-, Qualität- und Umweltmanagement – zu harmonisieren.

„Die Gesellschaften, so verschieden sie auch sein mögen, stehen letztlich vor ähnlichen Herausforderungen“ erklärt Malecki. „Mit einem gemeinsamen Managementtool lassen sich die Schnittstellen zwischen den Unternehmen berücksichtigen, übergreifende Prozesse darstellen und in einer Referenzdatenbank synchronisieren. So müssen wir diese Prozesse nicht für jede Gesellschaft einzeln aufbauen, sondern können Synergieeffekte nutzen.“

Die Managementsystemverantwortlichen der verschiedenen Gesellschaften bildeten daher ein „Referenzteam“, das die Entscheidungen trifft, welche Prozesse später von allen eingebundenen Gesellschaften übernommen werden sollen.

Das Team definierte die Verantwortlichkeiten für die unterschiedlichen Referenzprozesse – beispielsweise für die zentral gesteuerten Prozesse zu Corporate Compliance, Informationssicherheit, Beschaffung, Risikomanagement, Abfallentsorgung oder dem Umgang mit Energiethemen. Bei der Prozessentwicklung wurden dann die Anforderungen der verschiedenen Gesellschaften mitberücksichtigt.

„Mit dieser Arbeitsweise lassen sich Prozesse transparent darstellen und Schnittstellen offenlegen, manchmal auch solche, die wir zuvor noch nicht wahrgenommen hatten“, sagt Malecki. „Mithilfe des Systems konnten wir Geltungsbereiche transparent darstellen: Wer arbeitet an welchem Prozess mit? Wo sind die Grenzen zwischen den Geltungsbereichen? Ein Managementsystem in Papierform, das lediglich Dokumente bereitstellt, kann vor allem die gesellschaftsübergreifenden Beteiligungen nicht darstellen.“ Allerdings sei es sehr wichtig, alle Bereiche klar zu definieren und die Verantwortlichkeiten in den verschiedenen Prozessen genau zuzuweisen. „Denn das System wird später auf dieser Basis die verschiedenen Prozesse inklusive der dazugehörigen Dokumente zuordnen und verteilen“, so Malecki.

Konsequenz in der Anfangsphase sichert eine durchgängige Umsetzung

Für enorm wichtig hält er es, sich in dieser Phase die notwendige Zeit dafür zu nehmen, grundlegende Gestaltungsrichtlinien für das System zu entwickeln, diese klar und nachdrücklich vorzugeben und vor allem in der Umsetzung keine Abweichungen zuzulassen: „Gerade am Anfang ist es oft nicht einfach, einheitliche Richtlinien durchgängig umzusetzen. Wir haben zunächst zur Vereinfachung kleine Abweichungen zugelassen, die uns im Nachhinein manchmal zu schaffen machen – das lässt sich mit Konsequenz in der Anfangsphase vermeiden.“

Unter Einhaltung der erarbeiteten Gestaltungsrichtlinien wurden die Anforderungen der unterschiedlichsten Normen und Regelwerke ebenso wie die bereichsbezogenen Dokumentationen in die neue Prozesssicht überführt. Mithilfe von Consense IMS wird nun die Gesamtstruktur organisiert: Mit dem System lässt sich präzise filtern, wer welche Vorgaben erfüllen muss.

Alle individuellen Aufgaben für jeden
Mitarbeiter auf einen Blick

Das Projekt IMS+ ist seit 2019 erfolgreich beendet. Alle Beschäftigten von Salzgitter Flachstahl – von Verwaltung bis Produktion – sowie die der weiteren eingebundenen Gesellschaften haben grundsätzlich Zugriff auf das System und können diesem alle Anforderungen zu normkonformen Prozessen und Abläufen ihres Arbeitsbereichs entnehmen.

Hilfreich ist dabei die individuelle Übersichtsseite im System, die jedem Mitarbeiter die relevanten Dokumente für seine Aufgaben auflistet. „Jeder Prozess ist im System übersichtlich dargestellt“, sagt Malecki. „Unsere Mitarbeiter lernen durch Consense, was zu ihren Kernaufgaben gehört und können sich noch besser auf ihren Arbeitsbereich fokussieren. In den zur Produktionssteuerung genutzten Applikationen kann sich das Managementtool im Hintergrund öffnen und alle notwendigen Dokumente wie etwa Bedienungsanleitungen oder Formulare in der aktuell gültigen Revision durch Verlinkungen auf Consense IMS zur Verfügung stellen.“ So wird sichergestellt, dass an jedem Arbeitsplatz die passenden Anweisungen und Dokumente vorliegen.

Transparenz ist auch gewöhnungsbedürftig

Salzgitter Flachstahl, Peiner Träger, Ilsenburger Grobblech, Verkehrsbetriebe Peine-Salzgitter, Salzgitter Europlatinen, Salzgitter Mannesmann Forschung und die Telcat Multicom wurden unter dem Dach der IMS-Referenzdatenbank verbunden. Jede angeschlossene Gesellschaft hat ihre Vorgaben in das eigene IMS überführt.

Malecki sieht darin einen großen Vorteil: „Wir wollten erreichen, dass in unserem Unternehmen Themen wie zum Beispiel die Lenkung von Dokumenten, Zugriff für alle, Transparenz der Verantwortlichkeiten sowie wiederkehrende Aufgaben zum Teil automatisiert gemanagt werden können.“

Er findet aber auch, dass man sich an so viel Transparenz erst einmal gewöhnen muss: „Gelegentlich erreicht mich zu bestimmten Prozessen und Dokumenten die Frage: Warum sehe ich das? Es gibt Informationen, die zwar nicht das Tagesgeschäft betreffen, aber jeden Mitarbeiter berühren könnten – beispielsweise zu Bereichen wie Audits, Beschaffung, Unterweisungen, Informationssicherheit, Steuerung von Chancen und Risiken, Verbesserungen, Projektmanagement, Meldekette, Durchführung behördlicher Verfahren, Umgang mit Gefahrstoffen oder andere übergreifende Vorgaben.“

Die Summe der Themen, die für alle Mitarbeiter relevant sind, steige ständig, so Malecki. „Doch durch Transparenz und individuelle Zuordnung von Informationen mithilfe des Systems entsteht eine stärkere Wirkung, die dabei unterstützt, bei den Mitarbeitern mehr Akzeptanz und Verständnis zu erzeugen.“

Die nächsten Schritte: Gemeinsames System, effizientere Umsetzung von Konzernvorgaben

Auch die Abteilung IT-Strategie der Holding der Salzgitter AG möchte zukünftig zur Synchronisation übergreifender Prozesse und für eine noch effizientere Umsetzung von Konzernvorgaben ein gemeinsames Managementtool nutzen.

„So könnten die übergeordneten Konzernrichtlinien – zum Beispiel Führung und Organisation, Compliance-Vorgaben oder Richtlinien zur Informationssicherheit und Datenschutz – ebenfalls mit Consense IMS gezielter verteilt werden“, erläutert Malecki. „Damit liegen die Konzernvorgaben bei den Verantwortlichen aller eingebundenen Konzerngesellschaften immer in der jeweils aktuellen, gültigen Fassung vor, damit sie revisionssicher umgesetzt werden können.“ ■

ConSense GmbH
Kackertstr. 11
52072 Aachen
Tel. +4924199093930
www.consense-gmbh.de


Der Autor

Dr. Stephan Killich

Geschäftsführung

Consense

www.consense-gmbh.de


Zum Unternehmen

Zur Salzgitter AG mit ihren rund 25.000 Mitarbeitern zählen international bekannte Marken wie Salzgitter Flachstahl, Peiner Träger, Ilsenburger Grobblech, Mannesmann oder KHS. Die Kernkompetenzen liegen in der Herstellung von Walzstahl- und Röhrenerzeugnissen sowie deren Weiterverarbeitung und dem globalen Handel mit diesen Produkten.

Darüber hinaus betreibt die Unternehmensgruppe auch Sondermaschinen- und Anlagenbau. Weltweit gehören über 150 Tochter- und Beteiligungsgesellschaften zum Salzgitter-Konzern. Unter Führung der Salzgitter AG als Holding ist der Konzern in die fünf Geschäftsbereiche Flachstahl, Grobblech/Profistahl, Mannesmann, Handel und Technologie untergliedert.


Einheitliches Management

2006 startete das softwarebasierte Qualitätsmanagement auf Basis von Consense IMS bei der Salzgitter AG. Ziel bei der Einführung des Systems war ein einheitliches Management unterschiedlichster Normen und Vorgaben. Das System sorgt seitdem für eine transparente Prozessdarstellung und die individuelle, automatisierte Zuordnung von Informationen.



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