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Integrierte Managementsysteme: mehr Effizienz und geringere Kosten

Managementdisziplinen in einem gemeinsamen System
Integrierte Managementsysteme: mehr Effizienz und geringere Kosten

DQS
Bild: DQS
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Neben der Ausrichtung der Managementaktivität auf die Qualität von Produkten und Dienstleistungen gewinnen für Unternehmen zunehmend auch Umwelt-, Energie- oder Arbeitssicherheitsaspekte an Bedeutung. Ganzheitlich orientierte Führungen vereinen diese Themen in einem integrierten Managementsystem (IMS), um Synergien zu nutzen.

Ein IMS ist ein Managementsystem, das die Anforderungen mindestens zweier (Norm-)Disziplinen unter einem Dach zusammenfasst. Die daraus resultierenden Synergien können zur Einsparung zeitlicher, personeller und finanzieller Ressourcen, aber auch zur Schaffung erhöhter Rechtssicherheit und weiterer erfolgs- oder gesellschaftlich relevanter Aspekte genutzt werden.

Dieser positive Effekt kommt dann zum Tragen, wenn die einzelnen Disziplinen auf ISO-Managementsystemnormen basieren. Seit 2012 hat die ISO alle diese Normen mit einer High Level Structure (HLS) – also einer gemeinsamen Grundstruktur – ausgestattet, die das Einbetten einer Disziplin in ein bestehendes ISO-Managementsystem erleichtert. Die HLS ist prozessorientiert, risikobasiert und bietet Anwendern ein breites Fundament: gleicher Kapitel-Aufbau, gemeinsame Textbausteine, Grundbegriffe und Definitionen. Das Fundament wird, je nach Norm, um spezifische Anforderungen und Fachtermini ergänzt.

In einem IMS mit Anforderungen aus ISO 9001 (Qualität), ISO 14001 (Umwelt) und ISO 45001 (SGA) existieren viele übereinstimmende Anforderungen, die ressourcensparend quasi in einem Rutsch erfüllt werden können. Voraussetzung dafür ist allerdings ein konsequent prozessorientierter Ansatz entlang des PDCA-Zyklus. Isolierte Managementsysteme produzieren nicht nur erheblichen Mehraufwand – zum Beispiel bei Audits oder der Dokumentation. Sie sind auch weniger wirksam und bergen mehr Risiken – zum Beispiel durch ungelöste Zielkonflikte.

Überschneidungen in den Normen

Normübergreifende Anforderungen durch die HLS:

  • Kapitel 4 (Kontext der Organisation): Der gemeinsame Kontext bedingt viele gemeinsame relevante interessierte Parteien, disziplinspezifische Stakeholder werden ergänzt.
  • Kapitel 5 (Führung): Die oberste Leitung übernimmt die Rechenschaftspflicht für das IMS, legt Politik und Ziele fest, weist Rollen und Verantwortlichkeiten zu, stellt benötigte Ressourcen zur Verfügung und hat eine Vorbildfunktion. Sie löst Zielkonflikte zwischen den Disziplinen (etwa beim Datenschutz).
  • Kapitel 6 (Planung): vergleichbare Anforderungen, besonders bei ISO 14001 und ISO 45001, zum Beispiel in Bezug auf die „bindenden Verpflichtungen“ (ISO 14001) und „rechtliche und andere Anforderungen“ (ISO 45001). Ein gemeinsames Rechtskataster erhöht die Rechtssicherheit deutlich.
  • Kapitel 7 (Unterstützung): viele gemeinsame Themen, wie Wissen der Organisation, Kompetenz und Kommunikation; eine gemeinsame dokumentierte Information ist von großem Nutzen.
  • Kapitel 9 (Bewertung der Leistung): Vor allem interne Audits und die Managementbewertung können zeit- und ressourcensparend zusammengelegt werden, was eine ganzheitliche Beurteilung der Unternehmenssituation ermöglicht.

Weniger Aufwand für Audits

IMS mit wesentlichen Vorteilen gerade bei externen Audits

  • Bündelung von Auditvorbereitungen
  • in der Regel nur eine Zertifizierungsgesellschaft
  • Bündelung von Audit-Terminen
  • geringere Auditzeiten (Einsatz von Auditoren mit Mehrfach-Kompetenz)
  • weniger Störungen der Betriebsabläufe
  • geringere Kosten
  • höhere Effizienz, weniger Risiken

Zur optimalen Nutzung von Synergien müssen die MS-Verantwortlichen einheitlich vorgehen. Das heißt: Anwendung derselben Methoden und Managementwerkzeuge, dokumentierte Information in demselben Medium nach derselben Systematik. Dieser identische Unterbau (der Kern der Integration) wird um die disziplinspezifischen Besonderheiten, Tätigkeiten und Herangehensweisen ergänzt.

In einem IMS müssen MS-Verantwortliche den beschriebenen Unterbau nicht jeder für sich etablieren. Oft wird ein IMS auf der Basis eines vorhandenen Qualitätsmanagementsystems errichtet, der Unterbau ist also in Grundzügen vorhanden und muss nur noch an die Bedürfnisse des IMS angepasst werden. Ein Qualitätsmanagementbeauftragter ermöglicht es anderen MS-Verantwortlichen, sich auf ihre Disziplin zu konzentrieren – dies gegebenenfalls auch im Wechsel mit einer Tätigkeit in einer fachlich passenden Abteilung, was Personalkosten spart.


Frank Graichen

Leiter des Bereichs Auditorenmanagement & Kompetenz

Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen (DQS)

www.dqs.de


Remote Audits im Fokus

Mit der Covid-19-Pandemie haben sich Remote Audits zu einem unverzichtbaren Instrument entwickelt, um etwa Audits von Qualitätsmanagementsystemen ohne Vor-Ort-Präsenz des Auditors möglich zu machen. Die DQS Gruppe veranstaltet daher am 04., 05. und 06. Mai 2021 die virtuelle Konferenz remAUDIT. Im Mittelpunkt der Veranstaltung steht ein umfangreiches Vortragsprogramm zu den Audits aus der Ferne.

www.dqs-remaudit.com

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