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Intuitive Software erleichtert Klinikalltag

Qualitäts- und Dokumentenmanagement im Gesundheitswesen
Intuitive Software erleichtert Klinikalltag

Der Gesundheitsdienstleister Premiqamed sorgt mit dem Integrierten Managementsystem Consense IMS Enterprise für ein transparentes Qualitätsmanagement mit intelligentem Dokumentenmanagement. Die Software erleichtert den Beschäftigten den Aufwand bei der Dokumentationsarbeit – und schafft mehr Zeit für die Betreuung der Patienten.

Die Premiqamed Group ist ein österreichischer Betreiber privater Gesundheitsunternehmen und stolz auf die hohe Servicequalität für Patienten und Belegärzte. Die Zufriedenheit der Patienten lag 2019 bei 96 Prozent. Damit das so bleibt, hat sich die Gruppe eine kontinuierliche Qualitätssteigerung für Patienten, Belegärzte, Mitarbeiter und alle weiteren Interessengruppen auf ihre Fahnen geschrieben.

Die Gruppe betreibt ihr Qualitätsmanagement nach dem EFQM-Modell (European Foundation for Quality Management) für Business Excellence – einem europäischen Qualitätskonzept mit höchster Kundenorientierung. Es unterstützt eine ganzheitliche Unternehmenssicht, bewertet Ergebnisverbesserungen auf allen Ebenen und erlaubt europaweite Benchmarks.

Die Ansprüche sind hoch. „Mehr als 500 Belegärzte kommen mit ihren Privatpatienten regelmäßig in die Kliniken unserer Gruppe und führen verschiedenste Eingriffe durch“, sagt Werner Fischl, Geschäftsführer Premiqamed Privatkliniken und Leitung Bereich Medizin & Qualität der Premiqamed Group. „Diese Fachärzte sind selbstständige Partner und damit unsere internen Kunden. Aus den unterschiedlichen Standards ergibt sich ein riesiges Volumen an Informationen, die unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tagtäglich berücksichtigen müssen.“

Kombination aus Standardisierung und Individualität

Um diese Informationsfülle effizient zu handhaben, den Beschäftigten bestmögliche Unterstützung zu bieten und mit der zuverlässigen Erfüllung aller Vorgaben jederzeit erstklassige Qualität zu bieten, plante Premiqamed die Einführung einer modernen QM-Software mit integriertem Dokumentenmanagement. Zu den wichtigsten Kriterien auf der Anforderungsliste des Gesundheitsdienstleisters zählten eine anwenderfreundliche Bedienung und auch die möglichst einfache Abbildung der verzweigten Organisationsstruktur. Denn die Premiqamed Group ist eine gewachsene Gruppe aus vielfältigen Betrieben mit zum Teil betriebsbedingten Unterschieden in den Abläufen.

Daher lautete der Wunsch: Möglichst viel Standardisierung sollte einen einfachen Aufbau und eine effiziente Betreuung des Systems ermöglichen. Gleichzeitig sollte das System die Abbildung der individuellen Besonderheiten der einzelnen Betriebe erlauben.

Die Gruppe entschied sich für das Integrierte Managementsystem IMS Enterprise des Aachener Softwareentwicklers Consense. Das Unternehmen hat sich auf Softwarelösungen für Qualitätsmanagement und Integrierte Managementsysteme spezialisiert, die sich für Unternehmen jeder Größenordnung eignen. Die Enterprise-Version ist auf Organisationen mit mehreren Standorten und komplexeren Strukturen zugeschnitten.

Ein Hands-On-Workshop des Softwarehauses, der Interessenten die Möglichkeit bietet, die Software kennenzulernen, gab den Ausschlag, erzählen Teresa Mang und Sabine Marx – verantwortlich für Servicequalität bei der Premiqamed Group und mit dem Aufbau des neuen Systems betraut. „Wir konnten die Software gründlich testen und haben festgestellt, wie leicht und verlässlich Informationen zu finden sind“, berichtet Mang. Das sei wichtig, wenn es im Krankenhausalltag hektisch werde.

Marx fügt hinzu: „Vor allem die anwenderfreundliche Suchfunktion war ausschlaggebendes Kriterium für unsere Entscheidung.“ Auch die Modulbauweise des Systems überzeugte: Die Basisversion der Consense-Software lässt sich durch verschiedene Module ganz nach Bedarf erweitern – zum Beispiel durch Maßnahmen-, Audit-, Datenschutz- oder Schulungsmanagement.

Sorgfältige Vorbereitung –
reibungslose Umsetzung

Die Umsetzung des Einführungsprojekts startete mit der Erstellung von Flussdiagrammen zur Abbildung der im Unternehmen ablaufenden Prozesse in Consense IMS Enterprise. Funktionen und Arbeitsbereiche wurden den zuständigen Mitarbeitern zugeteilt, Verantwortlichkeiten eindeutig festgelegt. Ein kleines Team pflegte rund 4.500 Dokumente in das System ein, ordnete diese den entsprechenden Prozessen zu und verknüpfte die Prozessschritte mit den verantwortlichen Mitarbeitern. „Der arbeitsintensivste Teil bestand darin, die Dokumente zu definieren, sämtliche bis dato genutzten Speicherorte ausfindig zu machen sowie Zuständigkeiten und Aktualitäten abzuklären. Es lohnt sich aber, dabei sehr sorgfältig vorzugehen. Das Einspielen in Consense IMS ging dann recht schnell“, meint Mang.

Die Nutzung der Enterprise-Version der IMS-Software ermöglichte Premiqamed den transparenten Aufbau der verzweigten Unternehmensstrukturen. Das Consense-Team stand mit Know-how und langjähriger Erfahrung zur Seite. „Unsere Ansprechpartner haben uns empfohlen, uns nicht in Einzelheiten zu verlieren“, so Mang. „Sie haben uns dabei geholfen, die komplexen Organisationsstrukturen so simpel wie möglich zu halten und im System realitätsgetreu abzubilden.“ Dies ist der Grundstein für die intelligenten Funktionen von Consense IMS wie die automatische Informationsverteilung. Um das System mit möglichst wenig Aufwand aktuell zu halten, wird unter anderem über einen Export aus dem Personalverrechnungsprogramm der Mitarbeiterstamm täglich automatisch aktualisiert.

Einheitlicher Aufbau mit
individuellem Freiraum

„Das Schöne an dem neuen System ist, dass wir nun einen einheitlichen Aufbau haben, der aber genug Freiraum für die einzelnen Betriebe lässt“, erklärt die Servicequalität-Beauftragte. „Konkret heißt das, dass wir übergeordnete Prozesse mit einheitlichen Abläufen erstellt haben, die sich für die einzelnen Standorte ergänzen und spezifizieren lassen.“ Denn jeder Betrieb sei ein wenig anders in Ausprägung und Prozessschritten. „Zudem haben wir eine einheitliche Dokumentenlandschaft für alle erarbeitet – zum Beispiel in Bezug auf Bezeichnung, Aussehen, Prüfung, Freigabe und Berechtigungen. Die Inhalte sind hingegen individuell und auf die einzelnen Organisationseinheiten der verschiedenen Betriebe zugeschnitten.“

Ein Testlauf in der Zentrale der Premiqamed Group mit etwa 40 Mitarbeitern diente der Optimierung des Systems, bevor es für alle Betriebe der Gruppe freigeschaltet wurde. „Unsere Abteilung hat sich die folgenden zwei Tage komplett für Fragen der Mitarbeiter freigehalten. Aber es passierte fast nichts“, freut sich Mang. „Wir haben genau zwei Anrufe erhalten, in denen es um Kleinigkeiten ging. Alles lief erstaunlich gut.“

Parallel fand der Aufbau in den verschiedenen Kliniken gemeinsam mit den lokalen Qualitätsmanagern statt. Zeitgleich starteten auch die Mitarbeiterschulungen, die von Teresa Mang und Sabine Marx durchgeführt wurden. Man könne am Anfang viel gewinnen, wenn man sich persönlich um Schulung und Support kümmert, so Mang. „Durch den persönlichen Kontakt haben wir das Vertrauen der Mitarbeiter gewonnen, weil wir ihnen gleich den Mehrwert des neuen Systems nahebringen konnten“, ergänzt Marx. Im September 2019 wurde Consense IMS dann für den Live-Betrieb parallel in allen Kliniken für sämtliche rund 2.000 Mitarbeiter freigeschaltet.

Alle Änderungen sind
transparent nachvollziehbar

Nun wird das neue Dokumentenmanagementsystem im Arbeitsalltag von angestellten Ärzten, Therapeuten, der Haustechnik, dem Hol- und Bring-Dienst und vielen mehr genutzt – aber besonders stark von den Pflegekräften. Detailliert vergebene Rollen und Rechte regeln die Zugriffsberechtigungen der Beschäftigten auf die im System enthaltenen Informationen. Jeder Anwender wird auf seiner personalisierten Startseite direkt über alle für ihn anstehenden Aufgaben, Änderungen und relevanten Informationen benachrichtigt und gelangt von hier aus schnell zu Vorgabedokumenten und weiteren benötigten Informationen.

Die Beschäftigten von Premiqamed finden im System sämtliche Formulare, Laufzettel, Richtlinien, Verfahren, Checklisten oder andere Informationen zu verschiedensten Themen von Patientensicherheit über Hygiene bis hin zu Brandschutz. Prof. Dr. Stefan Marlovits, Leiter der Abteilung Medizin & Qualität, erklärt: „Das Consense-System sorgt dafür, dass jeder Anwender auf die aktuelle Version der verschiedenen Unterlagen zugreift. Besonders wichtig ist aus meiner Sicht, dass wir nun die Dokumentenlenkung – zum Beispiel in Bezug auf Freigabeprozesse – digitalisiert und automatisiert haben. Alle Veränderungen sind in unserer Dokumentation transparent nachvollziehbar.“

Mang ergänzt: „Eine Besonderheit im Vergleich zu Industriebetrieben liegt darin, dass unsere Mitarbeiter aus der Pflege gern mit Menschen arbeiten und möglichst viel ihrer Zeit den Patienten widmen möchten, anstatt am Computer zu sitzen. Daher war es ganz besonders wichtig, ein QM-System zu finden, das sehr gut zu bedienen ist und in dem sich auf Anhieb alles schnell finden lässt.“

So ist vor allem für die Pflegekräfte – Hauptberufsgruppe der Angestellten von Premiqamed – die Suchfunktion in Consense IMS extrem hilfreich im Arbeitsalltag. Denn sie müssen sich auf die verschiedenen Belegärzte und deren unterschiedliche Anforderungen tagtäglich neu einstellen. Über den Namen des Arztes oder des Eingriffs gelangen sie jetzt direkt zu den erforderlichen, aktuellen Dokumenten. „So ist es nicht verwunderlich, dass wir mit dem neuen Managementsystem offene Türen eingerannt haben und sehr positive Rückmeldungen von den Mitarbeitern erhalten haben, die ihre benötigten Unterlagen nun auf Knopfdruck zusammenstellen“, sagt Mang.

Geschäftsführer Fischl meint abschließend: „IT-Projekte sind nicht immer einfach auszurollen. Eine große Herausforderung ist es, die Akzeptanz der zukünftigen Nutzer zu gewinnen.“ Hier sei die Einführung reibungslos und verlässlich verlaufen. „Wir wurden sogar von Mitarbeitern angesprochen, die möglichst schnell das neue System haben wollten. Die Umstellung auf das softwaregestützte Integrierte Managementsystem war ein echtes Erfolgsprojekt. Der beste Gradmesser für unsere Leistungen ist das Feedback unserer internen Kunden, also der Belegärzte, und unserer Patienten. Mit Unterstützung von Consense IMS Enterprise wollen wir deren Ansprüche auch in Zukunft zur höchsten Zufriedenheit erfüllen.“


Dr. Stephan Killich

Geschäftsführung

Consense

www.consense-gmbh.de


Über Premiqamed

Zur Premiqamed Group gehören fünf Privatklinken, zwei Zentren für ambulante Medizin, ein Klinikum für stationäre Rehabilitation sowie ein weiteres Unternehmen, in dem die Bereiche Facility Management, IT Informations- und Kommunikations-Management & Services, Medizintechnik und Baumanagement zusammengefasst sind. Insgesamt beschäftigt die Gruppe rund 2.000 Mitarbeiter, verfügt über 800 Betten und versorgt jährlich rund 47.000 stationäre Patienten. In der Premiqamed Holding mit Sitz in Wien sind zentrale Kompetenzbereiche wie Qualitätsmanagement, Controlling, Buchhaltung und Marketing gebündelt, die das Management der einzelnen Betriebe unterstützen.



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