„Uns wird immer wieder die Frage gestellt, wie es die Verantwortlichen erreichen können, bei den vorgesehenen Anwendern Begeisterung zu wecken und sie zur Nutzung zu motivieren“, berichtet Dr. Iris Bruns aus der Geschäftsführung von Consense. Der Softwareentwickler hat sich auf anwenderfreundliche Lösungen für Qualitätsmanagement- und Integrierte Managementsysteme spezialisiert. Die Experten aus Aachen haben eine Reihe von Tipps parat, wie Unternehmen vorgehen können, um ihr QM-System erfolgreich zu etablieren. Sie setzen dabei auf kreative Ideen, die ihr Vorbild häufig in der Social-Media-Welt haben.
Um bei den Nutzern von Anfang an eine positive Einstellung gegenüber dem QM-System zu erzeugen, sollten diese frühzeitig über Funktionsweise, Vorteile und Zielsetzung aufgeklärt werden. Wenn es dann an die Praxis geht, wollen die Mitarbeiter schnell spürbare Erleichterung in ihrer Arbeitsroutine erleben.
„Hier ist wichtig, dass die Bedienung der Software einfach erlernt werden kann, insgesamt anwenderfreundlich gestaltet ist und personalisierte Inhalte bietet, um das Verantwortungsbewusstsein ihrer Nutzer zu fördern. Und sie sollte eine einfache und intuitive Navigation und Suche ermöglichen, um schnell zu den gewünschten Inhalten zu gelangen“, meint Bruns.
Den Qualitätsmanagern in Unternehmen kommt die Aufgabe zu, nach der Installation der Software ein wirklich gelebtes QM-System zu errichten. Interne zielgruppenspezifische Marketingmaßnahmen unterstützen dieses Ziel. Die Experten von Consense empfehlen, nach etablierten Marketing-Modellen wie Aida (Attention, Interest, Desire, Action) beziehungsweise Customer Journey vorzugehen, die – auf den QM-Kontext übertragen – eine Vorgehensweise nach den vier Schritten „Aufmerksamkeit, Interesse, Bedarf, Fürsprecher“ vorschlagen. Nützliche, interessante und auch unterhaltsame Inhalte lenken die Aufmerksamkeit auf das QM-System. Ist das Interesse einmal geweckt, sollten die Inhalte für das operative Geschäft eines jeden Anwenders so aufbereitet sein beziehungsweise zur Verfügung stehen, dass dieser einen Mehrwert im Arbeitsalltag erkennt. Die Nutzung führt zu positiven Erfahrungen mit dem Managementsystem. Dadurch werden Anwender zu Fürsprechern, die bei Kollegen für das Managementsystem werben.
Internes Wiki bietet wertvolle Hintergrundinfos
Maximale Aktualität der hinterlegten Informationen sowie eine einfache Suche, die schnell zu den gewünschten Inhalten führt, sind für die Akzeptanz eines Qualitätsmanagementsystems oder Integrierten Managementsystems Pflicht. Darüber hinaus gibt es viele Ideen für Inhalte, die über den klassischen Content hinaus zur Nutzung anregen.
So bietet ein firmeninternes Wiki den Mitarbeitern einerseits wertvolle Hintergrundinformationen und Best Practices zu relevanten Themen und regt andererseits zur Mitarbeit an. Auch die Bereitstellung aktueller Informationen wie Unternehmens-News, Kantinenpläne oder die Installation eines Schwarzen Bretts motiviert die Mitarbeiter dazu, das System ganz selbstverständlich zu nutzen.
Selbst Themen, die auf den ersten Blick nichts mit dem QM-System zu tun haben, lassen sich einbinden. „Unsere Kunden haben gute Erfahrungen gemacht mit Tippspielen zu aktuellen Sportereignissen wie die Fußball-WM, die über das System verbreitet wurden. Hier kann man ein unternehmensinternes Ranking oder die Bildung von Abteilungsmannschaften nutzen, um das Miteinander zu stärken und gleichzeitig spielerisch für die Nutzung des Systems zu werben. Das lässt sich noch weiterdenken. Möglich wären Aktionen zur Gesundheitsförderung wie zum Beispiel ein unternehmensweiter Gehwettbewerb“, meint Bruns.
Technische Maßnahmen fördern
die Motivation
Aufmerksamkeitsstarke Inhalte lassen sich durch technische Maßnahmen unterstützen. Wer wissen will, ob seine Nutzer wirklich zu den gewünschten Inhalten gelangen, muss wissen, ob sie bei der Suche im QM-System erfolgreich sind.
Dafür lassen sich mit der Consense-Software Rankings der „Tops und Flops“ erstellen: Das System listet die häufigsten erfolgreichen und auch erfolglosen Suchbegriffe auf. Mit diesem Wissen lassen sich gegebenenfalls Anpassungen im System vornehmen. Anwender können sich außerdem ihr individuelles Dashboard zusammenstellen. So haben Führungskräfte zum Beispiel ihre wichtigsten Kennzahlen auf ihrer Startseite auf einen Blick vorliegen.
Wer über ein unternehmensinternes Wiki verfügt, kann seinen Mitarbeitern Themen-Abos durch die automatische Zustellung von Artikeln zu bevorzugten Inhalten ermöglichen. Viele Unternehmen setzen auch auf typische Social-Media-Technologien, um die Nutzung des QM-Systems zu fördern.
„Hier gibt es zahlreiche Ideen, zum Beispiel die Eröffnung von Diskussionsforen oder Chats zu firmenspezifischen Themen, die Einrichtung von Bewertungs- oder Anmerkungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter oder die Installation von virtuellen Arbeitsräumen“, meint die Geschäftsführerin von Consense.
Die Erfahrung beim Software-Anbieter belegt, dass die beschriebenen Ideen ein internes QM-Marketing wirkungsvoll unterstützen: Positive Erfahrungen mit dem Managementsystem machen Anwender zu Fürsprechern und motivieren zur gesteigerten Nutzung. Teilhabe und echte Mehrwerte halten das Managementsystem lebendig und steigern die Akzeptanz der Nutzer.
„Laut Feedback unserer Kunden hat die Umsetzung der vorgeschlagenen Maßnahmen bei vielen Anwendern zum Erfolg geführt“, so Bruns. „Das widerspricht dem gängigen Vorurteil, dass ein QM-System trocken und langweilig ist.“ ■
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