Ob Produkt oder Dienstleistung – bei Lindner Kunststoffprodukte ist Qualität höchstes Gebot. Dazu zählt nicht nur ein gelebtes Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2015, sondern auch das Energie-, Hygiene- und Arbeitssicherheitsmanagement sowie der Gesundheitsschutz.
Die Befolgung der verschiedenen Normen und Gesetze ist mit einem hohen Organisations- und Dokumentationsaufwand verbunden. Die QM-Dokumentation wurde bis in jüngste Zeit über Word-Dokumente und eine interne Ordnerstruktur realisiert.
„Doch unser Verwaltungsaufwand stieg permanent und das System wurde zunehmend unübersichtlich“, erklärt Philipp Scheerbaum, Beauftragter Integrierte Managementsysteme/Regulatory Affairs Manager bei Lindner. Ein softwaregestütztes Managementsystem, das mehr Übersicht und Transparenz in die QM-Dokumentation bringt, sollte Abhilfe schaffen. Zum Anforderungskatalog zählten ein schnelles, einfaches Auffinden von Dokumenten, der gesicherte Zugriff auf die jeweils gültige Version, die einfache und schnelle Organisation von Kenntnisnahmen, Prüfungen und Freigaben von Dokumenten, eine vereinfachte Maßnahmenverfolgung sowie eine transparente Darstellung der Prozesskennzahlen.
Prozesse als Flowcharts
Die Wahl fiel auf das Integrierte Managementsystem IMS des Software-Anbieters Consense. Nach Installation der Software und einer zweitägigen Schulung durch den Consense-Projektberater wurde gemeinsam die Organisationsstruktur im System abgebildet. Anschließend wurden die vorhandenen Dokumente in die Managementlösung importiert und die Prozesse, die bisher in Word dokumentiert waren, als Flowcharts modelliert.
Mit moderner Abbildungssoftware, wie IMS sie bietet, lassen sich diese einfach und transparent darstellen und so gestalten, wie sie in der Realität ablaufen. Alle Schritte können dabei mit den jeweils zuständigen Mitarbeitern beziehungsweise Organisationseinheiten verknüpft werden. Die visuelle Aufbereitung in Form von Flussdiagrammen legt Schlüsselprozesse sowie deren Schnittstellen zu anderen Bereichen im Unternehmen offen.
Bei Lindner wurden hierzu von Anfang an die Prozess-Eigner mit einbezogen: Jeder einzelne war für die Flowchart-Darstellung seines eigenen Prozesses verantwortlich, unterstützt von Kollegen aus dem Qualitätsmanagement. „Das trug erheblich zur Akzeptanz für das neue System bei“, berichtet Scheerbaum.
Mit der Einführung der Lösung hat sich bei Lindner das komplette Qualitätsmanagement verändert. „Zuvor war die QM-Dokumentation ein eher starres, unflexibles Konstrukt, das mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden war“, wie der Managementbeauftragte beschreibt. Sie wurde über verschiedene Ordner organisiert. Die Prozesse mussten durch elektronische Unterschriften freigegeben werden. Die Änderungen waren unübersichtlich und optisch unschön als Kommentare in den Word-Dokumenten enthalten.
Die Software ermöglicht nun eine differenzierte Nutzung mit schneller, gezielter Informationsverteilung. Das Managementsystem stellt individuell für jeden Mitarbeiter die für ihn notwendigen Informationen zusammen. „Sehr hilfreich finde ich, dass jeder Mitarbeiter nur die Prozesse, anstehenden Aufgaben oder Termine auf seiner Übersichtsseite sieht, die er auch in seiner täglichen Arbeit benötigt“, meint Scheerbaum. Jeder Nutzer erhält so seine Prozesse und Dokumente in der jeweils aktuellen und gültigen Version, wird automatisch über Änderungen informiert und bestätigt die Kenntnisnahme über das System.
„Ein schönes Beispiel der Vereinfachung ist die Prozessfreigabe: Jeder Prozesseigner wird nun durch einen vorgegebenen Workflow automatisch zur Prüfung und Freigabe der entsprechenden Prozesse und Dokumente aufgefordert“ so Scheerbaum. „Dabei lassen sich Änderungen übersichtlich anzeigen. Prüfungen und Freigaben können mit Bemerkungen versehen werden.“
Die aktuelle Revision wird automatisch angezeigt
Eine weitere Arbeitserleichterung bietet das softwaregestützte System durch die Suchfunktion, die das Auffinden von Dokumenten erleichtert. Jeder Mitarbeiter kann eine eigene Favoritenliste erstellen oder die integrierte Suche nutzen, um zu den gewünschten Unterlagen zu gelangen – wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen. So muss für das Bedrucken der Artikel der Ablaufplan für das Anfahren der Maschinen aufgerufen werden.
„Ein wesentlicher Vorteil gegenüber der zuvor genutzten Ordnerstruktur ist, dass uns jetzt automatisch die jeweils aktuell gültige Revision angezeigt wird. Damit lassen sich Fehler vermeiden. Gleichzeitig erfüllen wir damit eine wichtige Forderung der QM-Norm“, erklärt Scheerbaum. Über Berichte kann sich der Managementbeauftragte unter anderem Statistiken zu den am häufigsten verwendeten Suchbegriffen erstellen lassen. Das hilft ihm, festzustellen, wo möglicherweise mehr Informationsbedarf besteht.
Der modulare Aufbau von Consense IMS ermöglicht den Verantwortlichen bei Lindner, das System ganz nach eigenen Bedürfnissen und Wünschen auszubauen und durch verschiedene Module zu ergänzen. Bereits im Einsatz ist unter anderen das Maßnahmenmanagement. Während vor der Einführung des Moduls alle Maßnahmen mühsam durch eine Person verwaltet und verfolgt werden mussten, erfasst das Modul nun zentral alle im Unternehmen anfallenden Maßnahmen und steuert den festgelegten Workflow, der die Ausführung regelt.
Die Aufgaben werden den jeweils für die Durchführung vorgesehenen Mitarbeitern zugeordnet, die automatisch informiert werden. „Niemand muss mehr mit viel Aufwand alle Maßnahmen durchsuchen“, erklärt Scheerbaum. „Jeder sieht nur die ihm zugeteilten Maßnahmen. Der aktuelle Status ist jederzeit abrufbar. Hilfreich ist auch die Möglichkeit der Eskalation. Wird die Maßnahme nicht fristgerecht umgesetzt, erhalten die betreffenden Mitarbeiter automatisch eine Erinnerung und Vorgesetzte werden informiert.“
Management-Reviews zeigen Chancen und Risiken
Bei Lindner wird das Consense-Maßnahmenmanagement für alle erdenklichen Aufgaben genutzt. So enthalten zum Beispiel die Management-Reviews auch Chancen und Risiken, die oft mit konkreten Maßnahmen verbunden sind.
Früher wurde die Durchführung über Outlook-Kalender organisiert, was aus Sicht der Verantwortlichen wenig transparent war. Heute werden auch diese Aufgaben im Maßnahmenmanagement erfasst und deren Umsetzung und Wirksamkeit kontrolliert.
Generell seien die Ziele, die mit der Einführung des Managementsystems verbunden waren, erreicht worden, so Scheerbaum. „Das elektronische System sollte Fehlerquellen der bisherigen Ordnerstruktur beseitigen und eine einfachere und schnellere Auffindbarkeit von Dokumenten bieten. Bereits nach kurzer Zeit war uns klar, dass diese Erwartungen erfüllt und teilweise sogar übertroffen werden.“ ■
Das Unternehmen
Lindner Kunststoffprodukte – das sind zum Beispiel Kunststoffflaschen mit Sprühköpfen für Putzmittel oder mit Feinzerstäuberpumpen für Kosmetika. Das Unternehmen steht für Verpackungen, die im Extrusionsblasform- und im Spritzgießverfahren hergestellt werden. Es gliedert sich in die Lindner Sprühsysteme GmbH aus Augsburg, die für Vertrieb und Verwaltung zuständig ist, sowie die LiKu GmbH & Co. KG aus Frankenblick, in der die Produktion stattfindet.
Dort entstehen Kunststoffflaschen in vielen Standardformen, Größen und Farben und darüber hinaus auch Verpackungslösungen, die speziell auf die individuellen Bedürfnisse von Kunden zugeschnitten sind. Neben Bedruckung und Konfektionierung bietet das Unternehmen weitere Dienstleistungen an – von Tests zu Lebensmittelkonformität, Migration, Kindersicherheit und Dichtigkeit bis hin zu Prüfungen nach Gefahrgutrecht.
