Damit sich Weiterbildung lohnt

Interdisziplinäres Know-how wird auch im Qualitätsmanagement immer wichtiger. Qualitätsbeauftragte benötigen handfestes Wissen und Expertise beim Umgang mit innovativen Methoden und digitalen Anwendungen. Industrie 4.0, Big Data und künstliche Intelligenz sind nur einige der Herausforderungen, denen sich moderne Manager stellen müssen und die in den Fokus der Managementsysteme rücken.

Für die Zusammenarbeit mit in- und externen Parteien sind aber auch sogenannte weiche Fähigkeiten (Soft Skills) wie etwa Führungskompetenzen gefragt. Qualitätsbeauftragte, die eine zentral organisierende und vermittelnde Rolle einnehmen, müssen sicherstellen, dass die Beiträge aller Mitarbeitenden in den Prozessen adäquat abgebildet werden. Ein wichtiger Teil ihrer Tätigkeit sind Moderations- und Interview-Aufgaben. Sie müssen oft Konflikte zwischen den Parteien auflösen und die Arbeitsergebnisse dem höchsten Management präsentieren. Kurz, neben den stets aktuellen, fachlichen Kompetenzen müssen Qualitätsmanager ausgebildete Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten besitzen.

Eine Studie der Deutschen Gesellschaft für Qualität (DGQ) zeigt allerdings, dass eine entsprechende Weiterqualifizierung der Stelleninhaber im Qualitätswesen heute noch oft vernachlässigt wird. Gleichzeitig sind Unternehmen bemüht, die besten Quellen für das notwendige Wissen zu finden und einen möglichst hohen Return on Education (RoE) zu erreichen. Ein Widerspruch? Nein, eine Chance!

Das Interesse und die Bereitschaft, immer wieder Neues zu lernen, sind bei den Menschen groß – getrieben durch natürliche Neugierde. Jedoch darf eine Organisation den Aufbau und Erhalt existenziellen Wissens nicht dem Zufall und individuellem Engagement von Einzelnen überlassen. Nicht zuletzt darum wird in der revidierten Norm ISO 9001:2015 explizit ein bedachter Umgang mit dem Wissen in der Organisation und den Kompetenzen ihrer Mitglieder gefordert. Das von den Bedarfen der Organisation getriebene und unterstützte lebenslange Lernen muss für Mitarbeitende auf allen Ebenen selbstverständlich sein und als integraler Bestandteil des Tagesgeschäfts geplant werden.

Ganz im Sinn der Norm ISO 9001:2015 setzen sich immer mehr Organisationen damit auseinander, welches Wissen für die Organisation beziehungsweise für einzelne Bereiche erfolgskritisch ist. Dies ist ein kontinuierlicher Überwachungsprozess, da diese Bedarfe sich mit den schnellen Entwicklungen im Umfeld und strategischen Entscheidungen der Leitung regelmäßig ändern. So kann in definierten Abständen eine Wissensbilanz „Made in Germany“ erstellt werden, die das relevante Wissen der Organisation würdigt und Maßnahmen zur notwendigen Weiterentwicklung aufzeigt.

Diese Maßnahmen beziehen sich häufig auf den Ausbau notwendiger Kompetenzen von Mitarbeitenden. Wenn die weitere Zertifizierung nach ISO 9001:2015 ein Organisationsziel ist, so müssen die Mitarbeitenden des Qualitätsbereichs zunächst fachlich für die Anwendung der Norm fit gemacht werden. Dies gilt besonders für die Fragen des nachhaltigen Wissensmanagements. Ein weiteres Beispiel: Wird der internationale Ausbau des Geschäfts betrieben, so ist im Allgemeinen die sprachliche Weiterbildung auch im Qualitätsbereich notwendig.

Im Wissensmanagement ist das Thema Return on Education (RoE) von großer Bedeutung. Damit gemeint ist das Verhältnis zwischen dem Gewinn an Wissen und den Investitionen in Aus- oder Weiterbildungen. In diesem Sinne sollte für die Weiterbildungsmaßnahmen in der Organisation ein PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act) gelebt werden. Je präziser die Bedarfe aus den eigentlichen Geschäftszielen abgeleitet werden, desto klarer ist der versprochene Gewinn. Eventuell liegen unmittelbare Kennzahlen vor, die überwacht werden können, zum Beispiel die Ausschussrate am Bandende.

Im Einklang mit der Norm ISO 9001:2015 müssen also die Wissensmanagement- und Kompetenzbildungsziele aus den Geschäftszielen abgeleitet sowie die entsprechend notwendigen Maßnahmen identifiziert und initiiert werden. Anschließend muss eine Erfolgskontrolle sicherstellen, dass die gewählten Maßnahmen die gewünschten Ergebnisse zeigen.

Beispielsweise wird für die Weiterbildung von Qualitätssicherern hinterfragt, inwieweit die gewählte Veranstaltung auf die exakten Bedarfe des jeweiligen Mitarbeiters zugeschnitten war: Wurden die Fallbeispiele aus dem Tagesgeschäft der Qualitätssicherung entlehnt? Dienten Information und praktische Übungen dazu, die fachliche Aufgabe im Produktionsumfeld zu erledigen? Wurden dabei gleichzeitig notwendige Soft Skills geübt? Dazu sammelt man Rückmeldungen sowohl der weitergebildeten Personen als auch derjenigen, mit denen sie regelmäßig zusammen arbeiten.

Formal beziffern und in Excel-Tabellen berechnen lässt sich ein RoE allerdings nur im Ausnahmefall. Auch die Kennzahl „Ausschussrate“ gibt im Allgemeinen über die Qualität des gesamten Produktionsprozesses Aufschluss. Lediglich in Fällen, in denen spezialisiertes Wissen für ein ausgewiesenes Qualitätsmerkmal entscheidend ist, lässt sich leicht ein Zusammenhang zur Wirksamkeit von Weiterbildungsmaßnahmen herstellen.

Ein Faktor des RoE sind natürlich die Kosten für die Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen. Im Zuge der Digitalisierung nutzt auch Weiterbildung zunehmend digitale Medien und Kanäle. Im Kontext von Qualitätsmanagement und -sicherung werden vergleichsweise wenige kostenlose Online-Kurse (Massive Open Online Courses) angeboten, die traditionelle Formen der Wissensvermittlung wie Videopräsentationen, Texte und Übungen mit digitalen Foren zur Kommunikation verbinden. Andere Formen zur digitalen Weiterbildung wie E-Learning-Angebote, Webinare, Web-Based Trainings und Online-Kurse sind aber bei den meisten kommerziellen Anbietern von Weiterbildung im Qualitätsbereich im Programm. Damit können zeitliche und finanzielle Aufwendungen für die Teilnahme an einer Präsenzveranstaltung deutlich reduziert werden.

Aber die digital gestützte Weiterbildung ist nicht für alle Themenfelder geeignet. Geht es darum, persönliche Kompetenzen wie Soft Skills zu entwickeln, dann ist eine Präsenzweiterbildung mit entsprechenden praktischen Übungen sinnvoll. Der Trend führt zu einer stärkeren Integration von digitalen Inhalten und Präsenztreffen, was den Teilnehmern in den digitalen Phasen eine hohe zeitliche Autonomie, den Organisationen geringere finanzielle Aufwände für Reisen verspricht und gleichzeitig für den Anbieter kostengünstiger zu realisieren ist. ■

Ute John

DGQ-Expertin und Vizepräsidentin

Gesellschaft für Wissensmanagement