Digitale Plattform ersetzt Excel-Tabellen

Machen wir keinen Hehl daraus: Die Betriebsmittelprüfung ist ein Klotz am Bein für viele Unternehmen. Große Verantwortung, viele Prozessschritte, kein unmittelbarer Gegenwert. Aber dennoch handelt es sich um wichtige und relevante Aufgaben. Jeder Unternehmer ist verantwortlich für den Arbeits- und Gesundheitsschutz seiner Mitarbeiter. In diesem Zusammenhang ist er verpflichtet, eingesetzte Betriebsmittel in regelmäßigen Abständen zu überprüfen beziehungsweise überprüfen zu lassen. Es gilt: Die Haftung liegt beim Unternehmen; sie ist nicht übertragbar.

Der Status quo der Betriebsmittelprüfung sieht so aus: Der Gesetzgeber, aber auch die Berufsgenossenschaften oder Versicherungen, fordern in diversen Gesetzen und Sicherheitsverordnungen wie der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) die Prüfung von Betriebsmitteln. Und diese regelmäßigen Prüfungen müssen dokumentiert und archiviert werden. Es muss nachgewiesen werden, wer, wann, wo, wie und was geprüft wurde.

Und wie findet das in der Praxis statt? Die Regel ist, dass Informationen zu einzelnen Betriebsmitteln oft über Karteikarten verwaltet werden. Die etwas fortschrittlicheren Unternehmen arbeiten mit Excel. In diesem Fall wird in der Regel für jedes Betriebsmittel eine eigene Excel-Tabelle angelegt, die dann oft nur lokal abgespeichert wird.

Bei einem oder wenigen Betriebsmitteln ist das auch kein Problem. Wird aber bedacht, dass bereits mittelständische Unternehmen schnell 30 bis 50 000 prüfungsrelevante Betriebsmittel einsetzen, werden die Probleme schnell sichtbar: hoher zeitlicher Aufwand bei gleichzeitig niedriger Qualität, mit großen Problemen, der Nachweispflicht nachzukommen. Pflege und automatische Verwaltung relevanter Produktdaten und Dokumente ist so kaum möglich. Die Arbeit der Prüfer wird erschwert und Unternehmen können die an sie gestellten Anforderungen nicht erfüllen.

Warum ist das so? Weil das Thema in vielen Unternehmen unter dem Radar fliegt. Es sind Aufgaben, die gemacht werden müssen, die jedoch keiner gerne macht. Weil es als Aufwand gesehen wird. Das muss aber nicht sein. Wäre es nicht ein Fortschritt für das Qualitätsmanagement, wenn eine eindeutige Kennzeichnung der Produkte zu einer automatischen Pflege und Verwaltung führen würde? Wenn Prozesssicherheit, also insbesondere das Vermeiden von Prüf- und Dokumentationsfehlern, die Erfüllung gesetzlicher Richtlinien sicherstellt und gleichzeitig Prozess- und Inspektionskosten reduziert? Wenn alle Informationen zu den einzelnen Betriebsmitteln jederzeit vorliegen, in allen relevanten Systemen verfügbar sind. Ist das eine Utopie?

Seit einiger Zeit ist das keine Utopie mehr. Es ist zunehmend gelebte Realität und praxiserprobtes Beispiel für die Digitalisierung der Gesellschaft. Ausgehend von den Anforderungen der Kunden hat das Familienunternehmen RUD Ketten Rieger & Dietz, ein in über 120 Ländern agierender Hersteller von Ketten, Anschlag- und Zurrmitteln, eine digitale Lösung für den gesamten Betriebsmittelprüfprozess entwickelt. Damit werden alle Schritte digital abgebildet, die einer Prüfung vor- und nachgelagert sind. Technische Grundlage hierfür ist unter anderem die Business-Plattform Intrexx von United Planet.

Die Lösung ist so erfolgreich, dass RUD mittlerweile ein eigenes Unternehmen mit dem Namen Syfit für die Prüf-, Verwaltungs- und Dokumentationssoftware AYE-D-Net ausgegründet hat. Ziel ist es, der Standard für den Informationsaustausch von Betriebsmitteln zu werden. „Uns ging es nicht darum, ein digitales Produkt zu konzipieren und an den Markt zu bringen. Es ging uns darum, die Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen“, sagt Zoltan Demeter, Geschäftsführer von Syfit. Diesem Credo folgend hat das Unternehmen gemeinsam mit Partnern wie der Deutschen Telekom, United Planet und natürlich RUD eine RFID-gestützte Prüf- und Verwaltungsapplikation entwickelt. Diese ist für alle Unternehmen geeignet, die ihre prüfpflichtigen Betriebsmittel digitalisiert prüfen und verwalten möchten. Nach Schätzungen haben alleine in Deutschland über 32 000 Unternehmen einen akuten Bedarf an solchen Lösungen.

Der Mehrwert der Prüfsoftware AYE-D-Net liegt vor allem in der Zeit- und damit Kostenreduzierung sowie der gesteigerten Qualität der Prozesse. Und darin, dass Betriebsmittel jeglicher Art, von jedwedem Hersteller auf individuelle Art integriert werden. „Wir schaffen es, die Identifikation von Betriebsmitteln von durchschnittlich über 10 Minuten auf wenige Sekunden zu reduzieren“, betont Demeter. Kurz und mittelfristig sollen zusätzliche Servicefunktionen wie Predictive Maintenance, Lokalisierung, unterschiedliche Sensorik oder Prozessunterstützung hinzukommen. Dass die Daten in anderen Systemen, wie beispielsweise SAP-Lösungen, bereitgestellt werden, ist selbstredend.

Um den Anforderungen der Kunden jetzt und in Zukunft gerecht zu werden, sind offene und flexible Systeme notwendig. Es wird eine zentrale Business-Plattform benötigt, die sowohl die Daten bereitstellen und verwalten kann als auch Prozesse revisionssicher abbildet. Außerdem muss sie flexibel erweiterbar sein. Die Experten um Demeter haben sich daher für die Lösung Intrexx von United Planet entschieden. Die Software ermöglicht erweiterbare selbstorganisierte Arbeitsabläufe sowie vernetzten Datenaustausch und Produktionsablauf. Daten der einzelnen Betriebsmittel werden in andere Applikationen, in Prozesse – exemplarisch der Produktionssteuerung – oder sogar direkt in die Kommunikation zwischen Menschen und Maschinen integriert. Die Flexibilität schafft Effizienz beim Management aller Betriebsmittel und eine höhere Qualität. ■

Axel Oppermann

IT-Marktanalyst

im Auftrag von United Planet

Mehr über die Hintergründe dazu, warum RUD die Lösung entwickelt hat, erfahren Sie in diesem Video: :http://hier.pro/VQ7EC. Einfacher geht‘s über das Scannen des QR-Codes.