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Risiko durch Remote-Termine

Virtual Site Visits
Risiko durch Remote-Termine

Virtuelle Standortbesuche stellen mittlerweile eine bevorzugte Alternative zum Vor-Ort-Termin dar. Doch dabei ergeben sich vor allem aus Daten- und Geheimnisschutzperspektive einige Herausforderungen. Gründliche Vorbereitung und genaue Analyse der Risiken sind unerlässlich.

Audits, Kundenbesuche und Co. sind für die Qualitätsmanagementbereiche Standardübungen und nur mäßig beliebt – nicht zuletzt, weil sie in der Regel erheblichen Zusatzaufwand neben dem operativen Tagesgeschäft bedeuten. Virtuelle Standortbesuche (auch „Virtual Site Visits“ genannt) stellen daher für viele Unternehmen eine begrüßenswerte Alternative zu Vor-Ort-Terminen dar. Im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung ist jedoch auch diese Entwicklung mit einer Vielzahl von Herausforderungen, insbesondere aus datenschutzrechtlicher Sicht, verbunden.

Virtuelle Führungen durch Produktionsstätten bedeuten in den allermeisten Fällen auch eine Verarbeitung personenbezogener Daten, sodass der Anwendungsbereich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eröffnet ist. Während der virtuellen Führung können insbesondere Mitarbeiterdaten verarbeitet werden, wenn Mitarbeiter – möglicherweise auch nur im Hintergrund – während ihrer Arbeit gefilmt werden. Auch wenn die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten nicht im Fokus des virtuellen Standortbesuchs steht, ist aus datenschutzrechtlicher Sicht eine Rechtsgrundlage erforderlich.

Eine Herausforderung ist hierbei, dass das Bundesdatenschutzgesetz eine Verarbeitung von Mitarbeiterdaten nur dann erlaubt, wenn es sich um eine Verarbeitung handelt, die für die Durchführung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich ist (§ 26 Abs. 1 BDSG). In der Regel wird man mit einer Einwilligung arbeiten müssen, diese ist in ihrer Rechtmäßigkeit aber stark einzelfallabhängig und sollte in jedem Fall vorab einer ausführlichen rechtlichen Bewertung unterzogen werden.

Da virtuelle Standortbesuche häufig internationalen Bezug haben, können sich zudem im Kontext der Schrems-II-Entscheidung des EuGH Fragen zur Zulässigkeit von Drittlandsübermittlungen stellen. Insbesondere die Übermittlung in die USA unterliegt besonderen Herausforderungen, weshalb Sofortmaßnahmen dringend zu empfehlen sind. Drittlandsübermittlungen können schon bei der Nutzung eines amerikanischen Videokonferenzanbieters relevant werden, wenn die Software für die virtuelle Führung genutzt wird.

So attraktiv eine virtuelle Standortbesichtigung für die Beteiligten sein kann, müssen Unternehmen im Vorhinein auch besonders auf den Schutz von Unternehmensinformationen nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG) achten. Eine Verletzung von Geschäftsgeheimnissen kann zum Beispiel bereits vorliegen, wenn im Hintergrund Whiteboards mit internen Informationen oder Produkte anderer Geschäftspartner erkennbar sind.

Eine virtuelle Führung bedarf also einer genauen Vorbereitung und einer ausgiebigen Analyse der Gegebenheiten der gefilmten Standorte sowie – bei Bedarf – einer Anpassung der erforderlichen Geheimhaltungsmaßnahmen. Weitere Verpflichtungen können sich auch aus Geheimhaltungsvereinbarungen mit anderen Geschäftspartnern ergeben.

Virtual Site Visits sind für Unternehmen insbesondere während der Corona-Pandemie eine gute Möglichkeit, schnell und unkompliziert Standortbesichtigungen durchzuführen. Ob sich der Trend in den kommenden Jahren fortsetzt, bleibt angesichts der nicht zu unterschätzenden rechtlichen Anforderungen – ähnlich wie beim Homeoffice – abzuwarten. Unternehmen, die virtuelle Standortführungen anbieten, sollten in jedem Fall eine ausführliche Analyse möglicher rechtlicher Risiken und der tatsächlichen Gegebenheiten durchführen, um im Bereich des Datenschutzes und des Schutzes von Geschäftsgeheimnissen auf der sicheren Seite zu sein.


Bild: Reusch Rechtsanwälte

Alles was Recht ist

Daniel Wuhrmann

von Reusch Rechtsanwälte
liefert regelmäßige Beiträge zu rechtlichen Themen.

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