Geschäftsführer von Consense im Interview

„Wir wollen alle Mitarbeitergruppen erreichen“

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Iris Bruns und Stephan Killich leiten die Geschäfte des Software-Anbieters Consense. Im Interview erläutern sie die Überschneidungen zwischen Datenschutz und Qualitätsmanagement, die Bedeutung eines lebendigen Managementsystems und die Vorbehalte der Nutzer gegenüber der Cloud.

Welches Thema steht zurzeit ganz oben auf der Liste bei Consense? Welchen Trend sehen Sie zurzeit im Qualitätsmanagement?

Dr. Stephan Killich: Ein Thema, mit dem wir uns eigentlich schon immer beschäftigen, ist, lebendige Managementsysteme aufzubauen. Und wir merken, dass dieser Trend im vergangenen Jahr erneut stärker geworden ist. Wir verfassen regelmäßig Whitepaper zu verschiedenen Themen, die wir im Internet zum Download anbieten. Und solche, bei denen es um die Frage geht, wie sich ein akzeptiertes und lebendiges Managementsystem etablieren lässt, stoßen auf sehr großes Interesse.

Was ist denn ein lebendiges Managementsystem?

Dr. Iris Bruns: Für uns ist es sehr wichtig, alle Mitarbeitergruppen in einem Unternehmen zu erreichen. Das heißt: Qualitätsmanagement nicht nur für die Qualitätsmanager oder die Führungskräfte und Abteilungsleiter, sondern für alle Mitarbeiter von A bis Z. Alle Prozesse sollen so abgebildet werden, wie sie tatsächlich ablaufen. Und jeder Mitarbeiter – egal, ob er irgendwo in der Produktion arbeitet oder im Büro – soll die Möglichkeit haben, sich aktiv daran zu beteiligen und sein Feedback zu geben. Auf diese Weise lässt sich dieses System zeitnah an die Realität anpassen. Das erhöht natürlich auch die Akzeptanz des Managementsystems, weil der Mitarbeiter sich wiederfindet.

Hat dies auch etwas damit zu tun, dass sich der Anwenderkreis solcher Managementsysteme in den vergangenen Jahren erweitert hat?

Bruns: Der Ansatz, solche Managementsysteme dezentral zu pflegen, hat an Bedeutung gewonnen. Somit ist auch das Interesse in den Abteilungen und Teams größer geworden, Zugang zu den Systemen zu haben. Das geht auch mit dem Thema Systemharmonisierung einher. Unternehmen kaufen andere Firmen und müssen dann deren Systeme integrieren. Dabei stellt sich die Frage: Wie transportiert man das an die Mitarbeiter? Das ist eine Herausforderung.

Wie unterstützt Consense diese Systemharmonisierung?

Bruns: Die Herausforderung bei der Systemharmonisierung ist, dass dies ein sukzessiver Prozess ist und nicht mit einem Knopfdruck alle Inhalte an die übergeordnete Einheit angepasst werden können. Zumindest nicht, wenn das Ziel ein akzeptiertes und lebendiges Managementsystem ist. Wir unterstützen diesen Prozess durch zahlreiche Aspekte, sowohl auf der Ebene des Beratungsprojektes als auch durch technische Maßnahmen. So ist es beispielsweise möglich, mehrere Datenbanken parallel zu betreiben, in der nur einzelne Vorgaben und Prozesse einheitlich sein müssen.

Daneben beschäftigt sich Consense zurzeit aber besonders mit dem Thema DSGVO.

Killich: Wir sehen den Zusammenhang zwischen zwei Themen: Auf der einen Seite gibt es ein akzeptiertes lebendiges Managementsystem und auf der anderen Seite ein Datenschutzmanagementsystem. Wenn diese nicht zusammengebracht werden, dann arbeitet man mit zwei konkurrierenden Systemen beziehungsweise Software-Lösungen. Dabei wird dann das Datenschutzmanagementsystem wahrscheinlich einen großen Part einnehmen, weil es mit hohen Sanktionen verbunden ist und im Topmanagement sehr präsent ist. Was beim Qualitätsmanagement momentan eher weniger der Fall ist. Wenn man beides miteinander verbindet, dann profitieren beide Systeme von einer wesentlich höheren Akzeptanz der Inhalte und Vorgehensweisen. Außerdem ist dann der Aufbau eines Datenschutzmanagementsystems viel einfacher und schneller umzusetzen.

Bruns: Es gibt viele Parallelen zwischen einem klassischen QM-System und den Forderungen der neuen Datenschutzgrundverordnung. Viele Bestandskunden, die ein QM-System nutzen, erkennen nun, dass vieles bereits vorbereitet ist, was jetzt in der neuen DSGVO gefordert wird.

Warum ist es ein Vorteil, Datenschutz in das Qualitätsmanagement einzubinden? Wo gibt es Überschneidungen zwischen den beiden Bereichen?

Killich: Es gibt viele Gemeinsamkeiten. So kann beispielsweise schon die Bestandsaufnahme beim Aufbau eines Datenschutzmanagementsystems auf das QM-System zurückgreifen. Ich weiß dort bereits, welche Prozesse und welche Verantwortlichkeiten vorhanden sind. Und wenn es ein gut gepflegtes System ist, lässt sich sogar sehen, welche Daten dort verarbeitet werden. Dies lässt sich dann alles für die initiale Erfassung nutzen. Ein anderes Beispiel ist die Abbildung und Umsetzung von Betroffenenrechten. Das ist nichts anderes als ein klassischer Standardvorgabeprozess in einem Qualitätsmanagementsystem, in dem definiert wird, wie beispielsweise in einem Auskunftsbegehren zu verfahren ist. Und ein weiteres Beispiel ist die Datenschutzfolgenabschätzung. Hier lassen sich die bestehenden Werkzeuge aus dem Risikomanagement nutzen.

Consense bietet ein Modul für sein Managementsystem, das speziell für die DSGVO entwickelt wurde. Welche Funktionen werden damit abgedeckt?

Killich: Die Software unterstützt den Nutzer bereits bei der Bestandsaufnahme. Es ist ja wichtig zu wissen, wo personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dann geht es weiter mit den klassischen Inhalten, die ein Datenschutzmanagementsystem haben muss. Diese werden vorstrukturiert. Auch dafür gibt die Software Hilfestellung. Zum Beispiel durch die Erstellung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten. Unsere Software unterstützt den Anwender auch bei einem Datenschutzvorfall. Bei einer Datenpanne muss eine Meldung an die zuständige Behörde innerhalb von 72 Stunden erfolgen. Die Entscheidung, ob es sich um eine meldepflichtige Panne handelt, muss also sehr zügig erfolgen. Das lässt sich natürlich nur dann umsetzen, wenn ein solcher Prozess elektronisch unterstützt wird. Dies sind nur einige Beispiele. Wir nutzen an vielen Stellen die etablierten Verfahren des Qualitätsmanagements für das Datenschutzmanagementsystem. So kann sich der Anwender auf die Inhalte konzentrieren und wird bei dem strukturellen Aufbau des Systems unterstützt.

Neben dem Datenschutz treibt die Digitalisierung die Unternehmen derzeit besonders um. Welche Rolle spielt das Thema im Zusammenhang mit dem Qualitätsmanagement?

Killich: Digitalisierung bedeutet: Es gibt neue Abläufe sowie eine starke Vernetzung von automatisierten Abläufen und von menschlichen Eingriffen, die vielleicht aber nur noch sehr punktuell stattfinden. Man braucht ein Steuerungsinstrument, um das alles zu managen – auch den Wandel. Viele unserer Kunden sagen: „Dann brauche ich so etwas wie ein akzeptiertes, lebendiges Managementsystem.“ Zudem wächst im Zuge der Digitalisierung auch die Menge der Daten. Daher haben wir unser Kennzahlenmanagement umgestellt, um in Zukunft noch flexibler zu sein und sich die Daten aus noch mehr unterschiedlichen Quellen zu holen. Das betrifft sogar die Informationen, die noch gar nicht in elektronischer Form vorliegen. Unsere Software fragt dann nach einem definierten Zeitplan bei der jeweiligen Person nach den entsprechenden Daten. Deswegen haben wir so einen großen Wert daraufgelegt, die Aufbauorganisation eines Unternehmens zu verstehen. Denn dann lassen sich damit die Zuständigkeiten im Qualitätsmanagement definieren.

Bruns: Die Komplexität der Systeme in den Unternehmen hat natürlich auch sehr stark zugenommen. Es gibt eine Vielzahl von Fremdsystemen. Performance ist dabei ein ganz wichtiger Aspekt. Auch das sind Themen, denen man sich mit technischen Lösungen nähern muss.

Wenn es um die Harmonisierung der Systeme geht, könnten die Unternehmen sich aber auch sagen: „Dann machen wir alles mit SAP.“ Deren Software ist ohnehin in den meisten Firmen im Einsatz. Und SAP bietet auch ein Modul für das Qualitätsmanagement.

Bruns: Wir sind ja jetzt schon einige Jahre am Markt und unsere Software bringt eine umfassende „QM-Intelligenz“ mit. Wir bieten unglaublich viele Unterstützungsmechanismen, Berichte, Abläufe, die das QM optimal unterstützen. Und dies hat mittlerweile einen Umfang im Kontext des Qualitätsmanagements erreicht, der sehr schwer in anderen Tools abzubilden ist.

Wenn man über Software spricht, kommt man unweigerlich auch zum Thema Cloud. Wie steht Consense dazu?

Killich: Den Trend zur Cloud nehmen wir natürlich wahr. Und natürlich haben wir auch Kunden, die unsere Softwarelösungen aus der Cloud beziehen. Aber bis dato ist die Anzahl der Kunden, die das System in der eigenen IT-Landschaft betreiben, die große Mehrheit. Das hängt unter anderem damit zusammen, dass bei einem lebendigen Managementsystem auch immer sensible Daten abgebildet werden, die zum Beispiel Betriebsgeheimnisse enthalten. Daher sind viele Unternehmen beim Thema Cloud sehr vorsichtig.

Qualitätsmanagement-Software eignet sich eher weniger für die Cloud?

Killich: Zumindest ist dies noch in der Breite der aktuelle Stand. Man kann nicht sagen, dass sich Qualitätsmanagement-Software nicht für die Cloud eignet oder dass die Cloud unsicher ist. Nur die Vorbehalte in diesem Bereich sind aktuell immer noch groß.

Heißt das, Consense hat hinsichtlich der Cloud keine weiterführenden Pläne?

Killich: Doch – wir werden unseren Cloud-Auftritt weiter ausbauen. Wir haben im vergangenen Jahr beispielsweise Consense Compact am Markt etabliert. Das ist eine Lösung für kleine Unternehmen, die ins Qualitätsmanagement einsteigen wollen. Somit bieten wir jetzt eine softwaretechnische Unterstützung für Kleinstunternehmen bis hin zu global agierenden Konzernen an und können für unsere Kunden immer das optimale Lösungspaket bereitstellen.

Sprechen wir kurz noch über die Zukunft. Welche Rolle könnte Künstliche Intelligenz aus Ihrer Sicht im Qualitätsmanagement spielen?

Killich: Wir haben bereits ein intelligentes Vorschlagswesen in unsere Suche integriert – quasi eine Vorab-Analyse innerhalb der Software. Daneben gibt es bei uns viele unterschiedliche Innovationsprojekte, in denen wir uns zum Beispiel damit beschäftigen, wie sich ein Alexa-System an ein Qualitätsmanagementsystem anbinden lässt. Das befindet sich aber alles noch im Forschungsstadium. Richtig spannend wird es, wenn die künstliche Intelligenz in der Lage sein wird, die Inhalte des Managementsystems wirklich zu verstehen und Schwachstellen selbständig zu identifizieren. In Ansätzen gibt es das ja schon, allerdings ist das Potenzial hier noch weiterhin sehr groß. Oder wenn der digitale Assistent bei der Ausübung des Arbeitsprozesses einen Fehler erkennt oder automatisch die richtigen Vorgabedokumente zur Verfügung stellt. Doch so weit ist die Entwicklung aktuell noch nicht. ■


Der Autor

Markus Strehlitz

Redaktion

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