Noch vor Jahresfrist, als die Revision der ISO 9001 bereits ein Jahr abgeschlossen war, hatten nur vergleichsweise wenige Firmen den Schritt vollzogen und ihre Qualitätsmanagementsysteme auf die neue Version umgestellt. Inzwischen hat ISO 9001:2015 zugelegt: Kunden der DQS beispielsweise sind bis dato zu rund 60 % umgestiegen. Dennoch bleibt auch hier ein gutes Drittel, das diesen Schritt noch vor sich hat.
Genau genommen stehen dafür nur noch acht Monate Zeit zur Verfügung. Die DQS (Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen) empfiehlt wegen des notwendigen Puffers von 90 Tagen für eventuelle Korrekturmaßnahmen das Zertifizierungsaudit zur Umstellung auf die neue Norm bis spätestens Juni 2018. Nur so kann eine zertifikatslose Zeit zuverlässig vermieden werden.
Wird sich nun also ein regelrechter Zertifizierungstau bilden, der in problematische Zeitverzögerungen mit all ihren ungünstigen Folgen münden könnte? Es kann davon ausgegangen werden, dass es für Unternehmen, die weniger gut aufgestellt sind, eventuell eng wird, sofern sie die Übergangsfrist komplett ausreizen.
Zumal mit den Zertifikaten nach ISO 9001:2008 auch jene Zertifikate ungültig werden, deren Regelwerke auf der Qualitätsnorm basieren und inzwischen eine eigene Revision durchlaufen haben. Dazu gehört zum Beispiel die Automotive-Norm ISO/TS 16949, die in ihrer überarbeiteten Fassung nun IATF 16949:2016 heißt. Dazu kommt als wichtiges, weit verbreitetes Regelwerk die internationale Umweltnorm ISO 14001, die zeitgleich mit ISO 9001 im Zuge der großen Revision im September 2015 überarbeitet wurde. Es kommt also einiges zusammen im September 2018.
Sorgfältiger Blick auf die Anforderungen
Doch diese durchaus nicht alltägliche Situation lässt sich meistern. Dabei sollte noch einmal ein sorgfältiger Blick auf bestimmte Normanforderungen geworfen werden, die ein Teil der bereits auf die neue Norm umgestiegenen Unternehmen als anspruchsvoll empfunden haben.
Zwei neue Kapitel, deren Anforderungen inhaltlich wie logisch eng miteinander verknüpft sind, und die Unternehmen bisweilen Schwierigkeiten bereiten, behandeln die interessierten Parteien eines Unternehmens (Kap. 4.2) und die Betrachtung von Risiken und Chancen (Kap. 6.1).
Nach wie vor ist die systematische Ermittlung der relevanten interessierten Parteien zusammen mit ihren Erwartungen und Bedürfnissen ein Thema, das nicht jedes Unternehmen verinnerlicht hat. Bestimmte interessierte Parteien werden teilweise gar nicht als solche wahrgenommen, auch werden die Wechselwirkungen mit ihnen nicht immer erkannt.
Dabei lassen sich die interessierten Parteien mit zwei einfachen Fragen eingrenzen: „Wer ist von den angebotenen Leistungen und Produkten eines Unternehmens betroffen?“ Und: „Wer nimmt Einfluss darauf?“
Entgegen einer häufig gehörten Meinung gibt es keine direkte Anforderung nach einer Dokumentation der interessierten Parteien und ihrer Bedürfnisse. Da jedoch Daten zu diesem Thema in der Managementbewertung eine wichtige Rolle spielen, dürften Unternehmen in der Praxis um eine angemessene Dokumentation nicht herumkommen. Werden jedenfalls wesentliche Teile der interessierten Parteien nicht ermittelt, wirkt sich das zwangsläufig auch auf die Betrachtung der mit diesen eng verbundenen Risiken und Chancen aus.
Das Thema Risiko ist nicht neu
Wie überhaupt der risikobasierte Ansatz in manchem Managementsystem oft noch nicht in ausreichendem Maß etabliert ist. Dabei ist das Thema Risiko nicht gänzlich neu in ISO 9001, nur war es bislang eingebettet in den Anforderungen zu Vorbeugungsmaßnahmen, die in der Revision entfallen sind und durch das Betrachten von Risiken und Chancen ersetzt wurden. Die neue Norm fordert zwar keinen eigenen Prozess dafür, wohl aber die Betrachtung und Bewertung von Risiken sowie die Fähigkeit, wirklich praktikable Maßnahmen auch umzusetzen.
Was die Ermittlung von Chancen anbelangt: Hier glaubt man in Unternehmen bisweilen nach wie vor, dass diese Anforderung nichts anderes beschreibt als eine ureigenste unternehmerische Aufgabe, die selbstverständlich seit jeher wahrgenommen werde – und zwar jenseits von ISO 9001:2015.
Die Anforderung der neuen Norm geht jedoch deutlich über diese Basisaufgabe eines Unternehmens hinaus, Geschäftsmodelle und alles, was dazu gehört, zu entwickeln. Eine Fehlinterpretation dieser Anforderung kann leicht dazu führen, dass eine systematische Bestimmung möglicher Chancen in Sachen Kundengewinnung, Markteinführung neuer Produkte oder Verbesserung der Produktivität unterbleibt.
Eine weitere Neuerung, die oftmals zu Unverständnis führt, steckt in Kapitel 7.1.6. Dort wird gefordert, das Wissen eines Unternehmens, das es zur Durchführung seiner Prozesse braucht, zu bestimmen, aufrechtzuerhalten und sicherzustellen. Dabei geht es um die Fähigkeit, Konformität von Produkten und Dienstleistungen zu erreichen. Doch wie gelingt es Unternehmen wirklich, die Ressource Wissen systematisch in ihr Managementsystem zu integrieren? Hier schlummert mancherorts noch reichlich Verbesserungspotenzial.
Die Rechenschaftspflicht der Führung
Fast überraschend gut – wenn auch nicht durchgängig – verläuft die Umsetzung der Anforderungen an die oberste Leitung (Kap. 5.1). Das mag vor allem daran liegen, dass in den bereits nach ISO 9001:2015 zertifizierten Firmen das Top-Management vielfach seit jeher fest in das Managementsystem eingebunden war und als Triebfeder kaum Probleme hat, die ihnen von der Norm zugewiesene Rechenschaftspflicht auszufüllen.
In einigen Unternehmen erkannte die oberste Leitung aber erst durch die Beschäftigung mit den neuen Anforderungen die Chancen, die sich für die Organisation ergeben. Letztendlich muss jeder Führungskraft klar sein, dass es bei der Rechenschaftspflicht nicht um eine reine Formalie geht.
Die Revision ist zwar eine anspruchsvolle Weiterentwicklung ihrer Vorgängerversion. Wenn man jedoch Unternehmen befragt, die den Schritt der Umstellung bereits gegangen sind, hört man allenthalben: kein Kinderspiel, aber auch kein Hexenwerk. ■
Die Autorin
Webhinweis
Veränderungen in der Normenwelt treiben die Unternehmen um. Am QE-Stand auf der Control erklärte DQS-Expertin Birgit Schweiger, worauf sich die Firmen einstellen müssen: http://hier.pro/hqLil
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