Die Zeit drängt

Die Tage der alten Normversionen für das Qualitätsmanagement sind gezählt: Mitte September müssen Unternehmen auf die 2015er Version der ISO 9001 beziehungsweise ISO 14001 umgestellt haben. Am 15. September 2018 verlieren ISO 9001:2008 Zertifikate ihre Gültigkeit. Eine Nichteinhaltung dieser Frist kann erhebliche Auswirkungen auf das Geschäft und die Reputation haben, mahnt das International Accreditation Forum (IAF)

Mehr noch: Mit den Zertifikaten nach ISO 9001:2008 werden auch jene Zertifikate ungültig, deren Regelwerke auf der Qualitätsnorm basieren und inzwischen eine eigene Revision durchlaufen haben. Dazu gehören beispielsweise die Automotive-Norm ISO/TS 16949, die in ihrer überarbeiteten Fassung nun IATF 16949:2016 heißt, oder auch die Normenreihe für Unternehmen aus der Luft- und Raumfahrtbranche, EN 9100:2016ff. Dazu kommt als wichtiges, weit verbreitetes Regelwerk die internationale Umweltnorm ISO 14001, die zeitgleich mit ISO 9001 im Zuge der großen Revision im September 2015 überarbeitet wurde.

Unternehmen müssen somit nun endgültig Tempo an den Tag legen, um noch einen nahtlosen Übergang zur neuen Normversion hinzubekommen. „Es ist noch nicht zu spät, einen Umstellungsplan zu entwickeln. Es jedoch noch länger auf die lange Bank zu schieben, birgt erhebliche Risiken. Eine Zertifizierung nach ISO 9001 bzw. ISO 14001 ist für das Geschäft vieler Unternehmen kritisch, jede Unterbrechung kann das Ergebnis negativ beeinflussen“, sagt Steve Williams, System and Governance Manager bei Lloyd´s Register.

Erschwerend kommt dabei hinzu, dass die IAF kürzlich mit einem Communiqué eine Anpassung der Fristen beschlossen hat: Demnach müssen bereits ab dem 15. März 2018 alle Audits nach der jeweils neuen Normversion erfolgen. Dies stellt eine wesentliche Veränderung der ursprünglichen Übergangsregeln dar.

Dies heißt laut Lloyd‘s Register, dass vor allem für Unternehmen, die ein Betreuungs- beziehungsweise Rezertifizierungsaudit nach „alter“ Normversion ab dem 15. März geplant haben, dass sie ihre Planungen anpassen müssen. Der bisherige Termin müsse um ein Umstellungsaudit ergänzt werden. Dieser zusätzliche Aufwand betrage mindestens einen halben Tag. Wer das Umstellungsaudit noch nicht geplant habe, dem empfehlen die Experten dessen schnellstmögliche Planung.

Kein Handlungsbedarf besteht indes bei Unternehmen, die bereits erfolgreich auf die neue Norm umgestellt haben, und die Umstellungsaudit bis zum 15. September 2018 geplant haben.

Gewarnt wird
vor einem Zertifizierungsstau

Die Umstellung kann nun keine Firma mehr auf die lange Bank schieben. Denn laut DGQ brauchen sie für die Umsetzung der neuen Normanforderungen rund sechs Monate benötigt. Bereits jetzt warnen Zertifizierungsgesellschaften vor einem Zertifizierungsstau aufgrund begrenzter Third-Party-Audit-Ressourcen. Zudem, so warnt DGQ-Partnerin Susanne Krüger, versäumt man „Chancen, sein Qualitätsmanagementsystem zu entstauben und für die Shareholder und Stakeholder attraktiv zu machen: ökonomisch, marktorientiert, nachhaltig und anwenderfreundlich.“

Doch was müssen Unternehmen nun konkret tun und wie viel Zeit sollten sie einplanen? Ein bis zwei Monate dauert es nach Einschätzung von Krüger, unter Beteiligung aller Stakeholder den Kontext der Organisation anhand der Mission und der strategischen Ausrichtung zu bestimmen. „ Nehmen Sie eine Umfeldanalyse mit der Obersten Leitung vor und fragen Sie sich, welche internen und externen Themen relevant sind“, empfiehlt sie. Außerdem sollten relevante interessierte Parteien und deren reale Erfordernisse und Erwartungen ermittelt werden, zum Beispiel in dem deren Rückmeldungen genutzt werden. Es gilt, den Anwendungsbereich festzulegen: Was soll im Scope der Organisation liegen?

Dann geht es darum, die Prozesse zu bearbeiten. Dies dauert laut Krüger zwei bis drei Monaten. „Die Prozess-eigner sollten hierbei den Prozess modellieren beziehungsweise im Workshop erarbeiten, um eine hohe Identifikation zu ermöglichen“, so ihr Ratschlag.

Im nächsten Schritt geht es um den Abgleich des bestehenden Managementsystems um fehlende QM-Systemelemente. „Aktualisieren Sie die Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse, insbesondere die des Beauftragten der obersten Leitung (BOL) und der obersten Leitung (OL)“, so Krüger. Dafür nutze man am besten einen Workshop mit der obersten Leitung, dem Controlling und der Organisationsentwicklung. Diese gesamte Überarbeitung dauert rund sechs Monate.

Auf den neuen, risikobasierten Ansatz sollten Unternehmen einen besonderen Fokus legen. Drei Monate Durchlaufzeit seien daher realistisch. Kürzer, nämlich nur zwei Wochen benötige man für den wissensbasierten Ansatz und die Anpassung des Kommunikationssystems.

Für die Dokumentation aller Informationen – Überführen bisheriger Prozesse in Anweisungen, Überführen der Inhalte des QM-Handbuchs in eine neue Managementsystemdokumentation, Festlegen eines Ablagesystems für neue Dokumentationsanforderungen und Überprüfung und Entschlacken von Vorgabedokumentationen – müssen hingegen ungefähr sechs Monate eingeplant werden.

Ein bis zwei Monate dauert der Aufbau eines Auswahl- und Beurteilungssystems für externe Anbieter und extern bereitgestellte Prozesse und Dienstleistungen laut Krüger.

Überarbeitung des Bewertungssystems dauert ein halbes Jahr

Rund sechs Monate rät sie hingegen einzuplanen für die Bewertung, das heißt für Überprüfung, Ergänzung und Etablierung des Bewertungssystems. Dies gelinge am besten durch einen Workshop mit dem Führungskreis.

Krüger stellt klar: „Die Bearbeitung der genannten Themen kann und muss – mit Blick auf die verbleibende Zeit – zum Teil parallel erfolgen.“ Der Aufwand sei unter Beteiligung der relevanten Parteien sicherlich hoch – für ein gelebtes ganzheitliches Managementsystem aber ihres Erachtens unverzichtbar. „Ein abgekürzter Weg durch einen ‚Ghostwriter‘ spart zwar Zeit, schafft jedoch keine Wertschöpfung und Identifikation für die Organisation. Fragen Sie sich daher genau, ob Sie das wollen.“ ■