In der betrieblichen Praxis und unter Nutzung moderner Unternehmenskommunikation wird der Wunsch zur direkten Verfügbarkeit von Dokumenten über das Intranet immer größer. In diesem Zusammenhang wird häufig der Begriff Dokumenten-Management-System (DMS) benutzt. Ein DMS umfasst im weitesten Sinne die Hard- und Software sowie die Methodik, mit der die Dokumente eines Unternehmens aufgenommen, verwaltet, bearbeitet und archiviert werden.
Das wohl einfachste und bekannteste DMS ist das Dateisystem eines Betriebssystems in Verbindung mit einem Dateiverwaltungsprogramm. In den meisten Unternehmen ist das Microsoft-Windows und dessen Datei-Explorer.
Ein großer Nachteil der Dokumentenverwaltung über das Dateisystem ist die Beschränkung der Indexierung eines Dokuments auf die Attribute Dateiname, Dateityp, Ablage-Pfad und Änderungsdatum. In der Praxis bedeutet das oft, dass der Anwender ein Dokument lange suchen muss oder gar nicht erst findet, wenn er nicht weiß wo es abgelegt ist oder welchen Dateinamen es hat. Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass im Dateisystem keine Revisionsverwaltung von Dokumenten möglich ist, d. h. diese manuell durchgeführt und gesondert dokumentiert werden muss.
Datenbankgestützte DMS-Anwendungen beseitigen diese Einschränkungen und bedeuten damit grundsätzlich eine Senkung der Arbeitskosten bei der Dokumentpflege und Dokumentsuche. DMS-Software-Hersteller sprechen hier von Zeiteinsparungen bis zu 90%. Zudem wird die Fehleranfälligkeit bei der Dokumentpflege durch die Automatisierung vieler Arbeitsschritte gesenkt.
Dem hohen Einsparpotenzial durch eine DMS-Anwendung stehen aber die relativ hohen Investitionskosten (für Softwarelizenzen, Schulung, Installationsaufwand etc.) gegenüber. Daher rechnet sich der Einsatz einer DMS-Software für viele kleine und mittlere Unternehmen nicht. Investitionen im 5-stelligen Eurobereich lohnen sich nur für Betriebe, die mit mindestens 5.000–10.000 EU jährlich für Arbeitszeitkosten (für die Dokumentenablage und Dokumentensuche) kalkulieren.
Hinzu kommt, dass die oft komplexen DMS-Anwendungen bei den Mitarbeitern eine gewisse Schulungs- und Einarbeitungszeit erfordern. Die Bereitschaft und Fähigkeit ist aber bei vielen Mitarbeitern begrenzt.
Eben für solche Unternehmen bietet die Fa. Datenmanagement Software die DMS-Software „File Status and Revision Manager“ (FSARM) an. Neben den für eine DMS-Anwendung günstigen Kosten liegen die Stärken von FSARM vor allem in der einfachen Bedienung und dem geringen Installationsaufwand.
Alle Funktionen einer zeitgemäßen, effizienten Dokumentenverwaltung sind integriert, unter anderen:
- Automatische, geregelte Dateiablage/Datei-Archivierung
- Verwaltung erweiterter Dokumentenattribute
- Einfacher Dokumentenzugriff über das Firmen-Intranet
- Benutzerverwaltung sowie Benutzerrechteverwaltung
- Flexible Such- und Berichtsfunktionen
- Selektive Dokumentenauswahl und Weitergabe an Dritte auf CD, Laptop oder Internet inkl. HTML-Menü zum strukturierten und über Suchfunktionen gestützten Dokumentenaufruf.
Auf die für kleine und mittelständische Unternehmen in der Regel überflüssigen Funktionen, wie z. B. Groupware oder Workflow) wurde verzichtet, was der Bedienerfreundlichkeit zu Gute kommt.
Das Einfügen eines neuen Dokuments oder einer neuen Dokument-Revision mit FSARM reduziert sich im wesentlichen auf drei Arbeitsschritte:
- Auswahl der einzufügenden Datei.
- Eingabe bzw. Vervollständigung der Dokumentenattribute (Bezeichnung, Dokumenttyp, etc.)
- Freigabe des Dokuments für die Übernahme in das HTML-Menü.
Folgende Arbeitsschritte entfallen, da sie von der Software automatisch ausgeführt werden:
- Systematische Dateiablage in den Intranet-Bereich und das Archiv.
- Revisions-Verwaltung (Dokument-Historie)
- Optional: PDF-Konvertierung von Word-Dokumenten (z. B. mit dem Adobe PDF-Distiller)
- Erstellung von Dokumentationsübersichten/ Inhaltsverzeichnissen (Dokumentenmatrix)
- Erstellung eines HTML-Menüs mit Suchfunktion für den Dokumentenzugriff über das Firmen-Intranet
Das automatisch erstellte HTML-Menü ist sicher das interessanteste Feature von FSARM. Es ermöglicht den einfachen Zugriff und eine schnelle Suche nach Dokumenten über einen normalen Browser, wie er auf den meisten PC’s bereits installiert ist.
Das Öffnen eines Dokuments erfolgt mit einem Mausklick direkt aus dem Menü heraus. Die Suchfunktion des HTML-Menüs erlaubt die Suche über die wichtigsten Dokumentenattribute. Zusätzlich besteht die Möglichkeit in der Datenbank für ein Dokument potenzielle Suchbegriffe (Keywords) vorzugeben.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass das DMS nicht auf bestimmte Dateiformate zugeschnitten ist, sondern alle Formate abgelegt werden können. Dies macht den Einsatz in allen Unternehmensbereichen interessant, wie z.B. dem Qualitätsmanagement, der Archivierung von technischen Dokumentationen, dem Umweltmanagement und des Arbeitsschutzes, kurzum allen Belangen eines modernen integrierten Managementsystems.
Eine kostenlose Basisversion zur Verwaltung von bis zu 200 Dokumenten kann unter Info@DA-SO.de angefordert werden.
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