In zunehmendem Maß erwarten Markt, Gesetzgeber und Geschäftspartner eine hohe Flexibilität der Unternehmen auf nicht immer prognostizierbare externe und interne Anforderungen. Daher ist die Leistungsfähigkeit einer Organisation heute in ganz besonderer Weise von der Wahrnehmung dieser Veränderungen mit einer „geplanten Anpassung“ im Rahmen moderner Managementsysteme abhängig.
Prozessmanagement, und damit geeignete Modelle zur Abbildung der betrieblichen Abläufe, werden vor diesem Hintergrund zu aktuellen Themen zeitgemäßer Unternehmensführung.
Das Management ist nicht teilbar
Dabei kann das Management einer Organisation nicht teilbar sein: alle Aspekte müssen in einem gemeinsamen, ganzheitlichen System für die gesamte Unternehmensführung zusammenfließen und in die betrieblichen Abläufe eingebunden werden. Dazu gehören heute neben den klassischen Managementsystemen für Qualität, Umweltschutz, Arbeitssicherheit weitere Aspekte, beispielsweise Risikomanagement, Rückverfolgbarkeit, Rechtssicherheit, somit Anforderungen, die mit der Globalisierung der Märkte und einer zunehmenden Flut von Rechtsvorschriften von den Unternehmen bewältigt werden müssen.
Der damit verbundene Aufwand ist nicht unerheblich. Unter diesem Gesichtspunkt ist die Entwicklung zu prozessorientierten integrierten Managementsystemen besonders zu begrüßen, deren Umsetzung durch die Novellierung der DIN EN ISO 9000-Reihe erleichtert wird: Alle Managementaspekte können künftig in eine gemeinsame Prozessbeschreibung eingebunden werden. Bessere Verständlichkeit für die betroffenen Mitarbeiter, Vermeidung von Widersprüchen und ein deutlich geringerer Dokumentationsaufwand können als Hauptargumente für ein Integriertes Management System (IMS) genannt werden. Aber auch ohne Zertifizierung nach einer Norm werden Unternehmensführung und Rechtssicherheit durch eine strukturierte Abbildung des betrieblichen Geschehens deutlich verbessert. Prozessbeherrschung ist in diesem Kontext das Hauptziel. Darüber hinaus hat die Praxis gezeigt, dass Veränderungen in Unternehmen innerhalb klarer und verständlicher Prozessdarstellungen leichter vermittelt und umgesetzt werden können. Die damit verbundene Transparenz und ein verbesserter Informationsfluss fördern zudem die Motivation der Mitarbeiter.
Software-Unterstützung für die Systemdokumentation
Deutlich unterstützt werden kann diese Entwicklung durch Software-Tools, mit denen Modellierungen und Änderungen der Prozesse und der Managementdokumentation schnell und zeitnah durchgeführt werden können. Die anTloop Technologie AG aus Freiburg bietet zu diesem Thema mit KERN-Process eine leichtverständliche und gut strukturierte Software zur Systemdokumentation, die ohne besonderen Schulungsbedarf von allen Mitarbeitern genutzt werden kann. Prozessbeschreibungen sind mit der übrigen Dokumentation direkt verknüpft: Aus einer übersichtlichen Prozessdarstellung kann für jede Aktivität auf einen Detaildialog mit Zusatzinformationen zugegriffen werden. Durch eine individuelle Auswahl können neben den klassischen Managementsystemen für Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit weitere Aspekte, beispielsweise Rückverfolgbarkeit, HACCP, Risiko, Wirtschaftlichkeit separat gepflegt werden. Die Software unterstützt die Erstellung eines zertifizierungsfähigen Handbuches, das als Bildschirmversion, im Intranet oder als Druckversion ausgegeben werden kann. Als weitere Module stehen eine Dokumentenverwaltung und, ab Januar 2003, eine Auditverwaltung zur Verfügung. Die Unterstützung durch eine Datenbank ermöglicht komfortable Suchfunktionen und die Erstellung von Berichten (Reports). Auswertungen, beispielsweise für den Wirtschaftsprüfer, den Auditor oder den Kunden, sind damit ebenso variabel zu erzeugen wie Stellenbeschreibungen für Mitarbeiter. KERN-Process kann aber auch zur klassischen Modellierung von Geschäftsprozes-
sen, deren Optimierung und zu Schulungszwecken eingesetzt werden und auf diese Weise einen wichtigen Beitrag zur Unternehmensorganisation leisten. Bereits in der Prozessübersicht sind Informationen zum Ablauf und zur Verantwortungsmatrix enthalten. Zugeordnete Dokumente können von hier aus geöffnet werden. Aktivitäten mit Risiken aus Sicht eines Managementsystems sind in der Spalte „Risiko“ gekennzeichnet.
Jede Aktivität verfügt für weitere Informationen über einen Detaildialog. Risiko-Bewertungen und die erforderlichen Maßnahmen der verschiedenen Managementaspekte werden dort separat gepflegt. Arbeitsanweisungen können in der Sicht Durchführung, weitere Informationen in den Sichten Prozessablauf, Beteiligte, Input und Output hinterlegt werden.
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