Die Pflege, Aktualisierung, Steuerung und Verwaltung der Systemdokumentation (QM- oder UM-Handbuch) erfordert in den Unternehmen einen erheblichen Aufwand. Viele Unternehmen suchen eine passende Software-Lösung für eine papierlosen Systemdokumentation, um ihren Aufwand zu reduzieren. Die wenigsten wissen, dass sich diese Lösung bereits auf ihren PC befindet. QUMsult entwickelte eine einfache Lösung, die es ermöglicht einen effizienten und schnellen Zugriff auf die Systemdokumentation an EDV-gestützten Arbeitsplätzen vorzunehmen. Es sind keine Investitionen im Softwarebereich mehr erforderlich. Voraussetzung ist die Anwendung von MS Office. Die Systemdokumentation wird durch Hyperlinks verbunden und durch ein Dokumentationslenkungs- und Verwaltungsprogramm gesteuert und verwaltet. Die gesamte Systemdokumentation befindet sich auf dem Server. Es brauchen keine Handbücher, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen bzw. Prozessbeschreibungen und Dokumente wie im bisherigen Umfang ausgedruckt und verteilt zu werden. Dadurch reduziert sich der Aufwand zur Lenkung und Verwaltung der Dokumente erheblich. Für Arbeitsplätze, die keinen Zugang zum EDV-Netz aufweisen, wird nach wie vor die entsprechende Dokumentation ausgedruckt und bei Anwendung auf ihre Gültigkeit hin überprüft. Die Verlinkung erfolgt nicht nur zwischen der Systemdokumentation untereinander, sondern kann mit anderen Anwenderprogrammen vorgenommen werden. Somit dient die Systemdokumentation nicht nur zur Systembeschreibung, sondern auch zur Informationserfassung, -bearbeitung und -weiterleitung. Diese Art der Systemdokumentation wird zum täglichen Werkzeug im Unternehmen und nicht nur zur bloßen Darlegung des Systems. Diese Lösung ist bereits in mehreren Unternehmen erfolgreich im Einsatz.
QE 534
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