SYCAT-WORKflow wurde bei Schott Rohrglas GmbH eingeführt, damit Dokumente keine Umwege, sondern von der Erstellung bis hin zur Herausgabe einen vordefinierten Weg im Unternehmen zurücklegen. Dadurch erreicht ein Dokument nur noch diejenigen Mitarbeiter, die für die Bearbeitung dieses speziellen Dokuments zuständig sind.
Zur Vermeidung von zusätzlichem Arbeitsaufwand aufgrund von unzureichenden Klassifizierungen und Kennzeichnungen von Dokumentenarten und -bearbeitungsstatus, sorgt der Dokumentenlenkungsprozess dafür, dass nur mit einer bestimmten Dokumentenvorlage gearbeitet werden kann.
Nutzen des Workflowsystems
- Benachrichtigung der beteiligten Personen über anstehende Aufgaben
- Zur Verfügung stellen von Dokumentenvorlagen aus einem gesicherten Verzeichnis im Transfer
- Umkopieren der Dateien zwischen den verschiedenen Laufwerken
- Dateisicherung auf Ablageserver
- Auto-Nummerierung der Dokumente
- Automatische Revisionsüberwachung der Dokumente
- Dokumentation über Lenkungsinformationen
- Automatische Versionierung und Archivierung
- Integration bestehender IT-Applikationen
- Qualitätssicherung durch standardisierte und automatisierte Prozesse
Durch den Einsatz von SYCAT-WORKflow wird die Funktionsfähigkeit des Dokumentenlenkungsprozesses zu annähernd 100 Prozent sichergestellt.
DR. BINNER CIM-HOUSE, Hannover
QE 509
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