Die gewissenhafte Lenkung der Dokumente und Daten stellt im Rahmen eines wirksamen Managementsystems eine wesentliche Voraussetzung für ein funktionierendes Managementsystem dar. Die DIN EN ISO 9000er Normenreihe, die QS-9000, die DIN EN ISO 14001 sowie die EU-Verordnung 1836/93 fordern daher die Erstellung von Dokumenten, die das Managementsystem des Unternehmens beschreiben (z.B. Management-Handbuch, Verfahrensan-weisungen, Umwelterklärung, usw.) und die Lenkung dieser Doku-mente sowie aller weiteren relevanten Dokumente.
Dipl.-Informatiker Ingo Vasen, Hermann Kleinhuis GmbH & Co. KG, Lüdenscheid
Der klassische Aufbau einer Management-Dokumentation läßt sich über die weithin bekannte Dokumenten-Pyramide (Abb. 1) darstellen. Hiernach existiert ein Managementhandbuch, das auf die jeweils gültigen Verfahrensanweisungen und/oder Prozeßbeschreibungen verweist. Die Verfahrensanweisungen können wiederum auf Arbeits- und Prüfanweisungen verweisen. Alle diese Dokumente müssen jederzeit auf dem aktuellen Stand gehalten werden und an den Arbeitsplätzen verfügbar sein, wo ein Fehlen dieser die Qualität der Arbeitsausführung nachteilig beeinflussen würde. Somit ergibt sich ein enormer Verwaltungs- und Pflegeaufwand der i.d.R. vom Managementbeauftragten des Unternehmens geleistet werden muß. Hat das Unternehmen zudem mehrere Standorte, wird diese Tätigkeit zusätzlich erschwert. Der Beauftragte der Leitung führt für jedes einzelne Dokument eine Verteiler- und -änderungsliste und hat das Dokument nach einer Änderung an alle laut Verteiler ausgewiesenen Stellen erneut auszugeben. Diese Vorgehensweise weist folgende Schwächen auf:
l Der notwendige Arbeitsaufwand ist im Zeitalter der Rationalisierung und des Lean-Managements nicht mehr zu vertreten.
l Die Durchlaufzeiten für die Durchführung von Änderungen und die Verteilung neuer Dokumentenversionen sind deutlich zu hoch.
l Die Schnittstelle zu den in das QM-System eingebundenen Standorten stellt eine extrem hohe Fehlerquelle dar.
Um diese Schwä-chen auszugleichen bzw. den möglichen Abweichungen entgegenzuwirken, bietet sich der Einsatz heutiger Kommunikationssysteme an. Im Zuge der Verfügbarkeit von preisgünstigen Arbeitsplatzrechnern und der Möglichkeit zur Vernetzung dieser Computer macht es daher durchaus Sinn, diese Aufgaben rechnergestützt zu organisieren. Die rasante Entwicklung der Kommunikationstechnologien verschafft den Unternehmen hierzu ganz neue Möglichkeiten der effizienten Informationsübermittlung.
Internet und Intranet
Das Internet, ein weltweit verfügbares Netzwerk bestehend aus mehreren Millionen von Einzelrechnern, hat die Technik der Kommunikation zwischen heterogenen Rechnernetzen stark vorangetrieben.
Es ist für die Konzeption des Rechnernetzes selbst ohne Bedeutung, welche Hardware für den Zugang zum Internet genutzt werden soll. Sie benötigen nur einen Rechner für den eine geeignete Zugangssoftware zum Internet, ein Internet-Browser und ein Modem oder eine ISDN-Karte verfügbar ist.
Im Gegensatz zu den bereits bekannten unternehmensinternen Rechnernetzen spielt der Hersteller des Rechners sowie das verwendete Betriebssystem nur eine untergeordnete Rolle. Daher können über das Internet Benutzer eines IBM-kompatiblen Rechners mit Anwendern eines Rechners der Firma Apple genauso kommunizieren wie mit einem Großrechner. Und das sogar über viele Tausende von Kilometern.
Die zur Verfügung stehende Kommunika-tionssoftware (Internet-Browser und Mail-Software) bietet sich natürlich ebenfalls für die unternehmensinterne Kommunikation an. Die Anwendung der Internettechnik innerhalb eines Unternehmens wird daher unter dem Oberbegriff Intranet geführt.
Dem Anwender innerhalb des Unternehmens bietet das Intranet eine Kommunikationslösung, die, bei zusätzlicher Anbindung an das Internet, über ein und dieselbe Benutzerschnittstelle eine Kommunikation über die Grenzen des Unternehmens hinaus bietet. So lassen sich z.B. sehr einfach Informationen zwischen mehreren Standorten eines Unternehmens oder auch mit Lieferanten austauschen. Des weiteren kann das Unternehmen bestimmte Informationsangebote gleichzeitig über das Internet weltweit verfügbar machen (z.B. Produktkataloge) bzw. eine Kommunikationsschnittstelle zum Kunden aufbauen. Der Kunde könnte direkt über das Internet Bestellungen aufgeben oder Mitteilungen, wie z.B. Reklamationen, an das Unternehmen weiterleiten.
Die grundsätzliche Struktur einer Intranet-Lösung im Unternehmen läßt sich, wie in Abb. 2 dargestellt, skizzieren:
Das Herzstück des Intranets stellt der sogenannte Intranet-Server dar. Der Intranet-Server ist ein zentraler Rechner, der die gemeinsam zu nutzenden Informationen speichert und über eine spezielle Server-Software die Kommunikation mit den restlichen Arbeitsplätzen innerhalb des Rechnernetzes ermöglicht.
Die Arbeitsplätze sind mit der Kommunikationssoftware – dem Browser – so eingerichtet, daß sie auf das Informationsangebot des Servers zugreifen können. Des weiteren können beim Server nahezu beliebig viele Benutzer angemeldet werden, die daraufhin eine persönliche E-Mail-Adresse zugeteilt bekommen.
Über diese E-Mail-Adresse kann jeder Anwender gezielt einen oder mehrere andere Anwender über deren E-Mail-Adresse adressieren und nahezu beliebige Informationen (Text-, Bild- und sonstige Dateien) austauschen.
Dokumentenlenkung
Durch die Anwendung der Intranet-Technik kann das Unternehmen z.B. die Management-Dokumentation durch den Managementbeauftragten auf dem Server bereitstellen. Die Anwender haben die Möglichkeit über ihren Arbeitsplatz die Dokumente jederzeit abzurufen. Falls Sie einen Internet-Zugang haben, schauen Sie sich eine solche interaktive Dokumentation unter der Adresse http://www.cgq.de an.
Nach Änderungen eines Dokumentes ist jeweils nur die überarbeitete Dokumentendatei durch die neue Version auf dem Server auszutauschen. Die geänderte Version eines Dokuments sollte i.d.R. ohne nennenswerte Zeitverzögerung direkt nach Änderungsanforderung verfügbar sein. Die Änderungsanforderungen können darüberhinaus direkt an den Managementbeauftragten bzw. den für die Änderung zuständigen Mitarbeiter per E-Mail geschickt werden. Diese effiziente Vorgehensweise zur Dokumentenlenkung läßt sich nach Anbindung des firmeninternen Intranets an das Internet ohne großen Aufwand auf die Ablauforganisation zur Dokumentenlenkung zwischen mehreren Stand-orten übertragen. Für bestimmte Informa-tionen bietet sich zudem die Möglichkeit spezielle Formulare einzurichten, wobei die durch den Anwender eingetragenen Infor-mationen an eine bestimmte Stelle im Unternehmen, z.B. den zuständigen Sachbearbeiter, zwecks Bearbeitung weitergeleitet werden können.
Das Unternehmen kann z.B. dem Kunden ein Formular zur Bestellung innerhalb des Internets präsentieren. Die vom Kunden abgeschickten Bestelldaten werden dann automatisch an die Vertriebsabteilung gesandt.
Die Kommunikation über das Internet ist bisher jedoch nicht abhörsicher, so daß sensible Unternehmensdaten möglichst nicht über diesen Weg verschickt werden sollten. Bereits heute bieten Hilfsprogramme die Möglichkeit zur Verschlüsselung der Informationen durch den Sender und Entschlüsselung durch den Empfänger.
Eine Entschlüsselung von abgehörten Informationen durch Dritte ist nahezu ausgeschlossen. Die Technik der Verwendung dieser Technik ist noch sehr neu und daher augenblicklich noch in der Entwicklung. Funktionsfähige und insbesondere einfach zu bedienende Verschlüsselungs- und Entschlüsselungsmechanismen sind somit nur in Einzelfällen verfügbar.
Weitere Informationen A QE 304
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