Fit for success

Im Rahmen eines Beratungsprojektes ging die Münchner Fit For Success GmbH bereits im Jahr 1998 auf die Suche nach einem vielseitigen Instrument für Unternehmensgestaltung. Denn die vorhandene Software erfüllte die internen und externen Anforderungen nur noch begrenzt.

Die neue Lösung sollte insbesondere bei der Zertifizierung nach DIN ISO 9001/9002 und 14001 oder VDA 6.1. sowie im Geschäftsprozess-Management einsetzbar sein.

AENEIS, eine integrierte Softwarelösung für die Modellierung und Analyse von Geschäftsprozessen sowie Organisations- und IT-Strukturen, ging als Sieger aus dem Auswahlprozess hervor. Ausschlaggebend waren die Benutzerfreundlichkeit, die Vielseitigkeit und die Möglichkeit, unternehmensspezifische Aspekte abzubilden.

Im Qualitäts- und Umweltmanagement ermöglicht die toolgestützte Prozessbeschreibung die effiziente Erstellung aufwändiger Handbücher, die in vielen Unternehmen noch die Umsetzung der ISO-Normelemente veranschaulichen. Sobald Unternehmensabläufe und Organisationsinformationen in einem Datenbank gestützten System erfasst sind, dienen sie als Basis für die Qualitätsmanagement-Dokumentation, die sich auf Knopfdruck ins Intranet oder Internet stellen lässt. So werden Prozesse, Normen und Verfahrensanweisungen sowie deren Abhängigkeiten transparent gemacht und dem gesamten Unternehmen zeitnah zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus wollte Fit For Success das eigene Prozessmanagement und das der Kunden verbessern. Gesucht wurde ein leicht zu bedienendes Instrument, das sich für die Darstellung, Modellierung und Optimierung von Geschäftsprozessen eignet. Eine nachhaltige Verbesserung im Unternehmen setzt die aktive Beteiligung der Mitarbeiter voraus. Mit Hilfe des neuen Tools sollte es möglich sein, Arbeitsabläufe gemeinsam mit den Mitarbeitern zu beschreiben und sie auf Verbesserungspotenziale zu analysieren. Diese Tätigkeitsprofile sollten sich im Gesamtzusammenhang, also mit Schnittstellen und Verantwortlichkeiten, übersichtlich und konsistent darstellen lassen.

Das Tätigkeitsfeld der Schweizer Rohner AG, Pratteln, umfasst die Herstellung von registrierten chemischen Zwischenprodukten, Feinchemikalien und Wirkstoffen für die pharmazeutische Industrie. Die Produktion erfolgt teilweise in einer modernen GMP Mehrzweckanlage. Für das Chemieunternehmen erstellte Fit For Success ein komplettes Prozessmodell für die Arbeitsplatzrisikoanalyse. Eine Überprüfung durch die Schweizerische Unfallversicherungsanstalt (Suva) erforderte es, jeden Arbeitsplatz auf vorhandene Risiken hin zu überprüfen. Mit der neuen Software konnten alle Prozesse, Funktionen und beteiligte Mitarbeiter sowie vorhandene Gefahren und Verbesserungspotenziale ohne großen Aufwand in einem einheitlichen Unternehmensmodell abgebildet werden. Stellenbeschreibungen lassen sich jetzt direkt aus dem System abrufen.

Da AENEIS gleichzeitig als Tool für Prozess- und Organisationsmanagement dient, müssen Änderungen nur einmal vorgenommen werden. „Der Synergieeffekt, der durch den Einsatz der Software entsteht, überzeugt viele unserer Kunden davon, sich AENEIS selbst zuzulegen. Weil sich das Tool so leicht bedienen lässt, übernehmen große Unternehmen nach Ende des Projekts oft selbst die Eingabe und Pflege der Inhalte. Von AENEIS profitieren aber nicht nur unsere Klienten. Auch unsere eigenen Beratungsprojekte gewinnen an Effizienz und Professionalität. Denn dank der im System abgebildeten transparenten Struktur haben wir immer einen optimalen Überblick“, so Gabriela Zimmermann, Geschäftsführerin bei der Fit For Success GmbH. In einem nächsten Schritt wird das Qualitätsmanagementsystem an die neue Norm angepasst. Die bereits erfassten Informationen kann Rohner dort einfach einbinden und auf diese Weise Aufwand und Kosten sparen. Prozesse und Aktivitäten lassen sich beispielsweise mit verschiedenen Normsystemen problemlos und intelligent verknüpfen.

Ein weiteres Einsatzgebiet für das Modellierungswerkzeug ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Die Hauptauf-gabe des Trainers besteht darin, die Mitarbeiter in der Beschreibung ihrer eigenen Arbeitsabläufe zu unterstützen und sie zu befähigen, Störfaktoren zu erkennen und zu beheben. Zimmermann erläutert: „Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Einbindung der Mitarbeiter in den Verbesserungsprozess einen erheblichen Motivationsfaktor darstellt. Jeder Mitarbeiter sollte seine Tätigkeit deshalb selbst beschreiben. AENEIS unterstützt uns bzw. unsere Kunden dabei, diese Beschreibungen zu vereinheitli-chen und dem Unternehmen ein strukturiertes und übersichtliches Prozessmodell zur Verfügung zu stellen.“

Zu diesem Zweck kam AENEIS im Logistik-Bereich der Alcan BDW GmbH & Co. KG, einem Anbieter für Aluminiumdruckgussteile, zum Einsatz. In einem Workshop wurden zunächst die Prozesshierarchien, die den Rahmen für weitere Prozesskategorien bilden sollten, definiert und von Fit For Success in die Software eingegeben. Danach erstellten die Mitarbeiter auf Basis dieser Formatvorlagen ein Funktionsprofil, das neben einer Ablauf- und Schnittstellenbeschreibung auch mögliche Störfaktoren, beispielsweise Kommunikationsprobleme, enthielt. Diese Themen werden in den KVP-Projekten abgearbeitet und wieder aus dem System gelöscht.

Mit Hilfe des Modellierungstools werden die einzelnen Funktionsprofile zusammengefügt und in einer Prozesssicht dargestellt. Dafür bieten sich u.a. Vorgangskettendiagramme oder Aktivitäten basierte Netzpläne an. Jeder Tätigkeit lassen sich beispielsweise die benötigten Dokumente, Formulare, Daten und natürlich die Ausführenden, beispielsweise Organisationseinheiten, zuordnen. Diese Strukturdaten werden in eigenen Diagrammen, zum Beispiel in Organigrammen, beschrieben, so dass auch sie analysiert und visualisiert werden können. Die Grafiken werden in Berichte und Analysen eingebaut und je nach Adressat in unterschiedlichen Ansichten aufbereitet.

Fit For Success verfügt über ein integriertes, bedienerfreundliches und vielfältiges Instrument. In seiner Marktstudie „Business Process Management Tools“ (2001) bezeichnet das Fraunhofer Institut für Arbeits-wirtschaft und Organisation (IAO) AENEIS als „Allrounder unter den Modellierungswerkzeugen“. Über eine benutzerfreundliche Windows-Oberfläche lassen sich die Prozesse ohne technisches Spezialwissen bequem und unkompliziert modellieren. Die Masken können bei Bedarf um Unternehmensspezifika erweitert werden. Für funktionale Erweiterungen und Makros steht die vollständig integrierte Entwicklungsumgebung Visual Basic for Application (Microsoft) zur Verfügung. Das Customizing kann ohne externen Support vom Anwender durchgeführt werden. Eine Schnittstelle zu SAP R/3 erlaubt es, die bereits vorhandene Hierarchie der Organisation und die kompletten Referenz-Prozessmodelle direkt zu übernehmen.

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