Das CSB-System gewährleistet umfassend und sicher die Archivierung von Dokumenten im Unternehmen. Um große Mengen von Informationen arbeitsteilig zu verarbeiten, zu verteilen und zu archivieren, kann auf Archivierungssysteme namhafter Dokumenten-Management-Anbieter zugegriffen werden. Sowohl Eingangs- als auch Ausgangsbelege können archiviert werden. Diese Belege werden in einem integrierten Archiv des CSB-Systems gespeichert und später an ein externes Archiv übergeben. Die Übergabe übernimmt ein separates Programm, das regelmäßig überprüft, ob zu archivierende Belege vorhanden sind. Ist dies der Fall, werden diese auf einem vorher definierten Verzeichnis abgelegt. Das externe Archiv importiert die Belege anschließend über das Cold-Verfahren (Computer Output on Laserdisc).
Die eingescannten Belege werden analog zu den Ausgangsbelegen auf einem vorher definierten Verzeichnis abgelegt und durch das externe Archiv über das Cold-Verfahren archiviert. Belege mit Barcode werden nur noch nachindiziert. Hier werden die Schlagwörter abgelegt und über Cold den bereits zentral gescannten Dokumenten zugewiesen.
Die systematische Archivierung und das elektronische Handling von Belegen und Dokumenten rentiert sich für jedes Unternehmen, so dass die Investitionskosten sich in kürzester Zeit amortisieren.
A QE 312
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